Levéltári Szemle, 13. (1963)

Levéltári Szemle, 13. (1963) 4. szám - LEVÉLTÁRTÖRTÉNETI ADATTÁR - Kiss Dezső: Ügyintézés a Földművelésügyi Minisztériumban, 1889–1944 / 158–220. o.

- 185 eljutott* A centralisztikus ügyiratkezelést az Írásbeliség túltengése bürokratikussá tette s annak kóros kinövései, a sok nyilvántartás, kísérőjegyzék, be- és kivezetés - bénitólag hatott az egész ügyintézésre. Különösen akkor vált terhessé a központi iktatás és kezelés, amikor a minisztérium egyes főosztályai más-más épületbe költöztek. Az iratoknak naponta történő többszöri utaztatása a központból a főosztályig, a főosztálytól az ügyosztályig és az előadókig, rendkívül költséges volt, ezért az ügyintézés "javítása, gyorsítása és egyszerűsítése érdekében" a miniszter hozzájárult ahhoz, 76 / hogy a minisztérium adminisztrációja "decentralizáltassék". ' 1899 január 1-vel megszüntették a Nádor utca 6, számú épületbe költözött I. /Erdészeti/ Főosztály iratainak központi iktatását. Ettől kezdve az Iktatóhivatal által adott iktatószám kontingensen belül az I. Főosztály osztályirodája külön iktatta az erdészeti iratokat,''' majd e főosztály adminisztrációjának további csökkentése érdekében 19ol január 1-vel a területi erdészeti hivatalok hatáskörébe sorolták a következő kisebb jelentőségű ügyek intézését: a/> Altisztek és szolgák személyi ügyei. b/ Szabadságolási ügyek, a főnökök szabadságának kivételével* e/ Utiazáffilák érvényesítése, a főnöki utiszámlák kivételével. d/ Kisebb javítási, leltárpótlási stb. kiadások engedélyezése, a megállapított évi költségvetés keretei között. 78/ Az ügyintézés decentralizációjának programját a miniszter 19oo december 1-én, a főosztályfőnökökkel és a Számvevőség Igazgatójával ér70/ tekezleten vitatta meg. ' ' Az értekezleten hozott határozatnak megfelelően, folytatták a minisztériumi ügyintézés további decentralizálását és 19ol január 1-vel, az I. Főosztály példájára, a III. /Állategészségügyi/ Főosztály ügyköréhez tartozó iratok központi iktatását is megszüntették. 8o/ A többi főosztály ügyköréhez tartozó Iratokat 19o4 január l-ig továbbra is központilag, az ügykörtől függetlenül, érkezési sorrendben, "vegyesen" iktatták. 1904 január 1-vel az iratok központi /vegyes/ Iktatását végleg megszüntették. Ettől kezdve a Központi Iktatóhivatal e főosztályok ügyköréhez tartozó iratokat főosztályok szerint -, az előre kiosztott számkereteknek megfelelően - külön iktatókönyvekbea iktatta. Bár az osztályok szerinti "külön iktatás" az ügyintézés gyorsítását volt hivatva szolgálni, a gyakorlatban nem vált be, sőt annak ellenkezőjét eredményezte. Az iktatást végző dijnokoknak az osztályok szerinti iktatás ujabb terhet jelentett, mivel ezután az ügybeosztást állandóan szem előtt kellett tartani. Egy-egy irat iktatása tehát sokkal több időt vett 181/ génybe, mint korábban, ' ezért az iratkezelés egész szervezetét decentralizálták. 1905 január 1-vel megszűnt a Központi Iktatóhivatal, a Központi Kiadóhivatal és helyettük felállították a Központi Postabontó- és Ezpedició-t, valamint a Központi Irattárat. Ezzel egyidőben a főosztályok mellett működő nyilvántartóirodák helyett nagyobb létszámú osztályirodákat, kezelőirodákat szerveztek. Az ügyirat-kezelésnek ez az uj szervezete a gyakorlat82/ ban jónak bizonyult és kisebb-nagyobb változtatásokkal 1949-ig fennmaradt, •' sőt alapját képezi a mai iratkezelésnek is.