Levéltári Szemle, 13. (1963)

Levéltári Szemle, 13. (1963) 4. szám - LEVÉLTÁRTÖRTÉNETI ADATTÁR - Kiss Dezső: Ügyintézés a Földművelésügyi Minisztériumban, 1889–1944 / 158–220. o.

- 164 tálban a beérkezés sorrendjében történt. Kivételt képeztek a táviratok, a "Sürgős", "Ma" vagy "M" jelzéssel jelölt iratok, amelyeket soronkivül iktattak, A "Hivatalból" felvett iratokat iktatás előtt az illetékes osztályvezetőnek be kellett mutatni láttamozás végett. 11/

' Az iktatási eljárásnak négy fő mozzanata volt: Az iratot érkezési bélyegzővel látták el, előadóivbe helyezték, jellemző adatait bevezették az iktatókönyvbe, majd a mutatókönyvekbe. Az érkezési bélyegzőlenyomatot általában az irat hátlapjának jobb felső sarkában helyezték el. Hátiratos iratnál pedig a hátirat szövege után* Gondosan figyeltek arra, hogy a lenyomat ne kerüljön a szövegre, nehogy az irás olvashatatlanná váljék, A bélyegző-lenyomat rovatai: 1,/ A hivatal neve 2,/ Iktatószám 3./ Az iktatás Időpontja 4,/ Az iktatmány mellékleteinek száma Abban az esetben, ha az irat mellékleteket nem tartalmazott, a negyedik rovatot vízszintes vonallal áthúzták. A bélyegzőlenyomat rovatainak kitöltése után az iktatmányt és mellékleteit előadóivbe helyezték. Az elnöki iratok előadóive fehér alapon halvány vörös, az általános iratok előadóive fehér alapon fekete nyomású volt. Az előadóiv rovatai: 1./ A hivatal neve 2,/ Év és iktatószám /azonos az érkezési bélyegző-lenyomaton lévő iktatószámmal/ 3,/ Az érdemi ügyintézést végző osztály neve és száma 4,/ Az osztályvezető neve és hivatali rangja 5,/ Az iktatás dátuma, illetve a "beadvány beérkezésé"-nek időpontja 6,/ Az iktatmáay /"beadvány"/ iktatószáma a beküldő hatóságnál /Ha az iratot "hivatalból" vették fel, akkor ezt a rovatot üresen hagyták/ 7,/ Az Iktatmány kelte 8,/ Az előirat száma 9,/ Az utóirat száma lo./ A "kapcsolatos" irat száma 11./ Egyúttal elintézett irat /iratok/ száma 12./ Az elintézés sürgősségére vonatkozó jelzések 13,/ Az iktatmány tárgya 14,/ Az elintézés, bemutatás stb, határideje 15,/ Felülvizsgálatra vonatkozó jelzés /Kinek kell bemutatni felülvizsgálat előtt?/ 16./ Kiadmányozás /letisztázás előtti/ utáni feljegyzés, /Kinek kell bemutatni?/ 17,/ Az iratnak a Kiadóhivatalba való megérkezésének időpontja 18./ A kiadmánytervezet fogalmazványát M

másoló" tisztviselő neve és a tisztázás Időpontja 19,/ A kiadmánytervezet fogalmazványának a tisztázattal való egyeztetésére vonatkozó feljegyzés, annak megjelölésével, hogy ki "olvasta" és ki "hallgatta" a szöveget