Levéltári Szemle, 13. (1963)

Levéltári Szemle, 13. (1963) 4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Pérotin, Yves: A "Records Management" és az amerikai levéltárak / 1–36. o.

- 27 hibájukról meggyőzzék, rendszeresen megküldik nekik egy évi kölcsönzési és tájékoztatási kérelmeik összesítését: ezekből aztán kiderül, hogy egyes nélkülözhetetleneknek feltüntetett iratok nem érnek semmit sem. A jelenlegi records center-ben, melyet alkalmunk volt meglátogatni, 37 kilométernyi irat van, de a raktárak 54 kilométer mennyiségű irat befogadására alkalmasak;;• levéltárral együtt szükségépUletben, egy régi nyomda masszív, de kevéssé kellemes kinézésű épületében van elhelyezve a Wall Street-en, az alsó Manhattan-ban. A raktárak berendezése /állványzata/ és az iratok tárolási eszközei hasonlók azokhoz, melyek a szövetségi centere-ékben láthatók. Jelenleg egy hatalmas igazgatási building felépítését tervezik, melynek egy elkülönített és külön felvonókkal rendelkező részét a levéltárnak éB a reoords center-nek szánják. Ennek az épületrésznek öt emelete lesz, ezek közül egyik a levéltár és a mikrofilm-részleg elhelyezésére szolgál majd; azt remélik, hogy később sikerül megszerezni két másik emeletet is. Minden emelet több mint 4ooo négyzetméter hasznos teret foglal magába, az egész tehát csaknem 2oo kilométer mennyiségű irat elhelyezésére lesz alkalmas. Az épület ezen részének felépítése és berendezése körülbelül 5 millió dollárba kerül majd, a munkálatoknak 1963-ban kell elkezdődniök. Akárcsak a federal records oentersek. a New York városi is ^sy "referenoe" tevékenységet fejt kit átlagosan napi 3oo-5oo kérelmet intéz el. A személyzet létszáma /a levéltáriakat is beleértve/ 22, ezek közül azonban felsőbb iskolai képesítése csak kettőnek van /a vezetőnek ér helyettesének/. Évi költségvetése 79.ooo dollár, szemben az összes városi szervek több mint 2 milliárd dollár összegű költségvetésével. Az volt a benyomásunk - vagy talán tévedtünk? -, hogy a records centers viszonylatában New York város politikája a szövetségi politikához képest kevésbé központosító jellegű. A város négy legnagyobb igazgatási ágazatának /köztük a szállítás és a közoktatás/ saját átmeneti raktára van, s ezeket saját személyzetük kezeli* ügy láttuk, hogy ezeket nem is szándékoznak beolvasztani, ezek működését ugyanis rendszeresen ellenőrzik és munkájukat kielégítőnek találják. Nem bolygatják ezeket azért sem, mert közelségük és saját kezelésben tartásuk folytán az érdekelt szervek ezt a rendszert kényelmesnek találják és mindent elkövetnek a jelenlegi helyzet fenntartása érdekében; másfelől ez a rendszer jelentős anyagi terhek alól mentesiti a Munícipal Archires and Records Center-t. 4* A magánszektor , ' ? Az Egyesült Államokban több olyan magánvállalat működik, melyek a records managementiel foglalkoznak, ilyen tárgyú szervezési tanácsokat adnak és ilyen jellegű szervezési tanulmányokat készítenek* Az összehasonlítás kedvéért ezekről is beszereztünk néhány adatot* Alkalmunk volt meglátogatni a legrégibb ilyen intézményt, melynek megvannak mindazok a részlegei, amelyekkel az ilyen jellegű szöveteégi szervek rendelkeznek, még saját' records centere-ei is vannak. Idéztük a fentiekben Isabelle Guérin-nek a Records Management Councllról Írott cikkét: ebben szó van Emmett Leahy-ról és az ő jelenlegi business archives -jának s;ervezetéről is; emiitettük másfelől Leahy-nak 1/ business archives m vállalati /gazdasági/ levéltár