Levéltári Szemle, 13. (1963)
Levéltári Szemle, 13. (1963) 4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Pérotin, Yves: A "Records Management" és az amerikai levéltárak / 1–36. o.
se alatt működő tulajdonképpeni Szövetségi Levéltár, a Federal register /hivatalos lap/ osztálya, melyet egy egyBzerü igazgató vezet és a Records managernenj^ osztálya, melynek élén egy másik assietant archlvlst áll. Ez utóbbi osztály maga is három divlslonra. alosztályra tagolódik /mindegyik ólén egy-egy igazgató áll/t a Divislon of Program Development, « Division of Agenov Surveys és végül a Divislon of Records Cer.fr ers . A szövetségi Igazgatásnak a records management vonatkozáeában kifejtett tevékenységét e három alosztály munkájának vázlatos leírása utján fogjuk elemezni, megemlítve a teljesség ked/éért, hogy a G.S.A.-nak az állam tiz körzetében külső szervei is vannak /35/, A "program development" alosztály Ennek az osztálynak a feladata: kézikönyveket szerkeszteni és szakembereket képezni ki a pjperwork minden területe számára; széleskörű megbeszéléseket szervesni a paperwork elméletének kidolgozása érdekében; a többi szövetségi szervekkel együtt hozzájárulni az irodafelszerelós és a hivatali helyiségek kihasználásának szabványosításához és irányítani a fentemiitett feladatokkal megbízott vidéki szervek tevékenységét, A tetszetős kiállítású ós világos szövegezésű kézikönyveket ugy szerkesztik meg, hogy azokat mind a vezeiők, mind az egyszerű beosztású végrehaj tóközegek egyrránt olvashassák és alkalmazhassák, A néhány táblázattal és sok minden tulzástcl mentes Jegyzettel kiegészített kézikönyvek a í records . management-re vonatkozó leghelyesebbnek bizonyult amerikai elveket mutatják bet azokat az alapelveket, amelyeket a levéltárosok, a közigazgatási szakemberek, a törvényhozók, az üzletemberek és a szervezési szakértők generációi dolgoztak ki. Valóságos kincsesbányák ezek a kézikönyvek. Átlapozva egylket-máslkat, az idegen olvasót elsőizben talán meglepi az, hogy sok humoros illusztrációt is talál bennük; de később be kell "'átnia, hogy ezek az illusztrációk néha sokkal meggyőzőbbek, mint a szóbeli fejtegetések. Ezeken a kézikönyveken kivül az osztály valóságos propagandalratokat, amolyan comios '-féle füzeteket is ad ki, melyek a records management szükségességét bizonyítják, vagy a G,S,A. tevékenységét ismertetik, k szakemberképzés érdekében, ugyanez az osztály szemináriumokat és munkamegbeszéléseket / workshopa/ 2 ' szervez, általában az U,S,Civil Service Commisslon International training programsJa /36/ keretében. Szék a megbeszélések különböző alakot ölthetnek, A szükség néha ugy hozza magával, hogy a N.A,R.S,-szakértői - akik lehetőleg kerülik az ilyen helyzeteket - csak rövid bevezetőt mondhatnak. Ilyen esetekben leginkább arra szorítkoznak, hogy néhány gyakorlati tanácsot adjanak, igy például: "ne soroljon fölösleges iratokat a dossziéba", vagy "ne Írjon fölöslege 3 levelet" stb. Más, kedvezőbb esetekben, az idejében kijelölt és ad hoc bemutató anyaggal rendelkező szakértőnek megvan a lehetősége arra, hogy előadásába a hallgatókat le bevonja, sőt gyakorlati próbákat is vesztethet velük. A workshopsok rövid időtartamúak, a szemináriumok pedig hosszabb ideig tartanak. 1/ comics « vicclap, újságokban folytatólagosan megjelenő tréfás, kalandos rajzsorozat 2/ workshops » munkamegbeszélés
