Levéltári Szemle, 13. (1963)

Levéltári Szemle, 13. (1963) 1–2. szám - IRATTÁRI MUNKA - Bilkei Gorzó Nándor: Az Autóközlekedési Tudományos Kutató Intézet (ATUKI) irattározási és kezelési rendtartása / 207–211. o.

- 209 rattári fond /iratenyW rendbentartásán, az állandó szerelési, leszerelési, iratkeresési igények kielégítésén át, minden lehető kisebb-nagyobb szükségletre is. A rendtartás az igazgatói utasitáesal együtt 38 gépen irt, sokszorosított oldalra terjed. Ennek a minden szakkérdésre kiterjedő rendelkezésnek leglényegesebb intézkedései a következők: 1./ Minden beérkező és kimenő iratot uj szám alatt iktatni kell. Az iratokon fel kell tüntetni az alapszámot és az összefüggést a könyveken át kell vezetni, 2./ Csak egyetlen,központi irattár /iktató/ működik. Ott minden irat keresztül fut. Ez nem merevség, mert a négy ügykörben -könyvelés, beruházás, műszaki munkaszámok és a beszerzések- külön kezelési rendszer van, amelyek a központban vezetett számsorral és iktatóval állandó összefüggésben állnak. 3./ Minden beérkező vagy kimenő irat az igazgató, vagy helyettese kezébe kerül intézkedésre, ill. aláírásra. Az irattár az igazgatóval a titkáron keresztül állandó kapcsolatban van. 4./ Az irattáros csak irattári ügyekkel foglalkozhat. 5./ Az irattárosnak és munkatársainak az Igazgatóság telefonnal, mosdóval, Írógéppel és minden szükséges bútorzattal, üveges szekrényekkel ellátott világos, jól fűthető helyiséget s ezen kivül külön elzárható, vasállványos irattári raktárát biztosított és rendezett be. Mindezt közvetlenül az igazgatói, tudoraányos titkári és ig. titkári szobákkal összefüggő, könnyen elérhető egységben. 6./ Az ügymenethez csaknem teljesen a Közlekedés- és Postaügyi Minisztérium dokumentációs osztálya által kiadott szabványkönyveket és nyomtatott blonkettákat használjuk. Néhány esetben /nagy alakú előadói ivek erősebb papiron, karton-iratjegyzékek, házilag sokszorosifctt számla- és raunkamegbizásokkal kapcsolatos ügyirathelyettesitő lapok/ használunk egyéni, saját blankettákat is. 7./ A folyamatos munka pontosan betartott időrendi keretben történik. Az ettől eltérő, lényegesebb késést fel kell jegyezni egy füzetbe, vagy a kézbeeitő könyvekbe. Időrendi beosztás: 8.30 órakor a kézbeeitő a postáról elhozza az iratokat. 9.00 órakor az igazgató átnézi a postát. 9-11 óráig az ig. titkár átadja az irattárnak a kibontott, szignált postát és az irattáros beiktatja azokat. Természetesen a napközben érkezőket, vala-.nint a Htből /hivatalból/ indulókat soronkivül. Az igazgató a ma, sürgős, határidős iratokat piros jelzéssel látja el. 11 órakor iratok szerelése, alapszámozása, szükség szerint. 12 órakor az irattár osztálykézbesitő könyvekbe bevezeti az ügyiratok számát és mellékeli az iratokat. Az osztály-adminisztrátorok ezután az iratokat az irattárostól átveszik. Ugyanakkor az adminisztráto-