Levéltári Szemle, 12. (1962)

Levéltári Szemle, 12. (1962) 3–4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Szinkovich Márta: Járási központi irattárak felállítása Baranya megyében / 28–45. o.

első napokban felkeresték a selejtezőket, eîlmêrî&îêk maaájvkat é§ tanáe^tol látták el őket. Emellett azonban azt kérték, hogy mi is kisérjük figyelmml A selejtezéseket, ami azt jelentette, hogy néhány alkalommal minden járásba kimentünk egy-egy brigádhoz. Ezekről a kiszállásokról jegyzőkönyvet vettünk fel, abban rögzítettük a tapasztalatokat és azt egymás között meg is beszéltük. A tapasztalatok többsége pozitiv volt, azonban találkoztunk felületes, rosszul dolgozó brigáddal is. Ezekre külön felhívtuk az illető osztályvezető figyelmét. Különösen ott volt erre szükség, ahol ugy tapasztaltuk, hogy az ütemtervi utasitás ellenére nem halad folyamatosan a munka, vagy olyan uj probléma merült fel, amely általános érdekű. Ilyen volt pl. az, hogy az Útmutató készítésénél nem gondoltunk olyan esetre, amikor az iktatókartonok elvesztek, vagy iktatatlan iratok fordultak elő. Az utóbbi esetben természetesen nem lehetett mást tenni, mint kronológiába rendeztetni /egyébként ez csak 1950-es iratokra vonatkozóan fordult elő./ Az előbbire vonatkozóan viszont egységesen megállapodtunk abban, hogy ilyen esetben a visszatartott iratokról számjegyzéket készitenek, amely egy példányát a község a selejtezési jegyzőkönyvhöz csatolja, a másik példányát pedig az iktatókartonokkal együtt a járási-központi irattár veszi át. Ennek az utasitásnak a végrehajtását a selejtezés ellenőrzésekor ugyancsak ellenőriztük. Meg kell mondanom azt is: szerettük volna elérni, hogy a számjegyzék elkészitésén túlmenően, ezekről az iratokról mutatót is készitsenek a községnél, azonban ezt nem mindenütt sikerült keresztülvinni. A selejtezés ellenőr

zése •>.;': A selejtezés befejezését az egyes községi tanácsok egyidejűleg jelentették: járásuk igazgatási osztályának ós a levéltárnak. Ezen a módon is közvetlenül figyelemmel kisértük a selejtezések menetét. Ha figyelembe vesszük, hogy a három járásban összesen mintegy száz községben folyt selejtezés 1962 áprilisától 1962 júniusáig, akkor azt kell mondanunk, hogy egy-két esettől eltekintve, rendben és szervezetten folyt a munka. Talán három-négy olyan esetünk volt, ahol nem fejezték be időben. Ezek közül is csak egy olyan esettel találkoztunk, ahol nem volt indokolt a munka elhúzódása. A selejtezés ellenőrzését járásonként tartottuk meg. Az ellenőrzés nem csekély megterhelést jelentett a levéltár dolgozóinak. Először tapasztalatot kellett szereznünk arra vonatkozóan, hogy mennyi idő alatt lehet megnyugtató módon felülvizsgálni az iratválogatást. Gondolkoztunk azon is, hogy vajon hogyan megy gyorsabban a munka, ha legalább két levéltári kiküldött együttesen, vagy ha egy-egy külön végzi az ellenőrzést. Néhány kiszállás után azonban már kialakult a munka folyamata. /Az utóbbi problémával kapcsolatban: általában külön-külön végeztük munkánkat, azonban ehhez sem ragaszkodtunk mereven, hanem alkalmazkodtunk az adott körülményekhez./ Az ellenőrzés lefolytatására igénybe vettük a megyei tanács és a járási tanács gépkocsiját. Ezzel nemcsak jóval olcsóbbá tettük a kiszállási költségeket, hanem meggyorsítottuk az ellenőrzést oly módon, hogy ha valamelyik községben valamilyen oknál fogva nem tudtuk megnézni az iratanyagot, továbbmentünk a gépkocsival a következő községbe és igy alaposan ki tudtuk használni a rendelkezésünkre álló időt. Általában hetenként két-két munkatársunk tartott selejtezési ellenőrzést. A "norma" ugy alakult ki, hogy egy ember egy napon két községi tanácsnál tudta lezárni az iratválogatást. Találtunk azonban nagy iratanyaggal rendelkező irattárat is, vagy olyan esetünk is volt, hogy a selejtezés nem kellő gondossággal készült, s ilyen helyeken fokozott figyelemmel néztük át az iratanyagot. Ilyenkor előfordult, hogy a két levéltári kiküldött együtt dolgozott, ugyancsak az idő jobb kihasználása céljából. Általában tételesen végeztük az ellenőrzést. Lassan kialagr kultak azok a tipus-esetek is, amelyeknél különösen gyakran követtek el hibát az