Levéltári Szemle, 12. (1962)

Levéltári Szemle, 12. (1962) 3–4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Szinkovich Márta: Járási központi irattárak felállítása Baranya megyében / 28–45. o.

-33 el. Mohácson a járási irattár kicsi és ha nem is ennyire rossz állapotban lévő,de ugyancsak az iratanyag elhelyezése szempontjából alkalmatlan, nagy polcközökkel rendelkező régimódi, szedett-vetett állványokkal telerakott helyiség volt. Mohácson tehát uj helyiséget is kellett biztositani és azt teljesen újonnan beállványozni. Mégis, a későbbiek folyamán ez készült el leggyorsabban, és megelőzve a másik két járást, 1962 májusára szépen kimeszelve,130 fm összmennyiségü faállványzattal felszerelve készen állt a községi tanácsok iratanyagának befogadására. A sellyei járási irattárnál azonban nemcsak az állványzat felállitása okozott problémát. Itt maga az iratanyag is rendezetlen állapotban volt és azt természetesen meg kellett, kivánnunk, hogy a járás az újonnan felállított állványzatra saját anyagát is rendezett állapotban helyezze vissza. A sellyei járás igazgatási osztálya becsületesen állta vállalt kötelezettségét és a tavasz folyamán rendeztette iratait. Itt a beállványozás munkálatai elhúzódtak egy kicsit, mivel eleinte vasállványok elkészíttetését szerették volna elérni.Mikor azonban ez nem sikerült, itt is faállványzatot készítettek, amelynek felállitása augusztus végén megtörtént. A pécsváradi járás kezdetben legelői járt az irattározás ügyében. Itt még 1961 őszén 7000 Ft-os költséggel rendeztették a járás iratanyagát és azt állványokra is helyezték. A későbbiekben itt is inkább szervezési hibákból kifolyóan elhúzódott az irattár beállványozásának munkálata. Azonban 1962 augusztus végére ez is elkészült. Az első három járási központi irattár tehát létrejött :

és készen állt arra, hogy befogadja a községi tanácsok öt évnél régebbi iratanyagát. A selejtezés A községi tanácsok iratanyagának begyűjtése nem csekély feladatot ró a Járási igazgatási osztályokra. Ezért már kezdettől arra törekedtünk, hogy megfelelő segítséget nyújtsunk ehhez szakmai tanácsainkkal. Arra törekedtünk, hogy ezeknél az átmeneti levéltáraknak tekintendő központi irattáraknál ugyanaz az elv érvényesüljön, amely az állami levéltárakban is: ti. hogy csak rendezett és selejtezett ar. • nyagot vegyenek át. így merült fel a mi számunkra - szoros kapcsolatban a járási központi irattárak létrehozásával - a községi irattárak selejtezésének előkészítése ós lebonyolítása, mint második nagy munkafázis. A községi tanácsi iratok selejtezését a 45/1958. rendelet értelmében az 1/1960 K.E. sz. utasítás részletezi. A rendeletet követve, a végrehajtási utasítás 9.§-a akként intézkedik, hogy kétfelé választja a tanácsok működése során keletkezett iratokat: olyan iratokra, amelyeknél az őrzési idő az iratok keletkezésétől számított 10 évnél kevesebb nem lehet, és olyanokra, amelyek ennél rövidebb őrzési határidővel birnak. Az előbbiek felsorolását tartalmazza az I.sz. ügykörjegyzék. Ezekre a további rendelkezés az, hogy "a szervek az irattári Őrzés idejének lejártától számított 3 éven belül kötelesek az iratokat selejtezés alá vonni." Mig; a II.sz. ügykörjegyzékben felsorolt iratfajták "a feltüntetett Őrzési határidő le

r jártakor nyomban selejtezés alá vonhatók." A H.4.§. 3. pontja, amelyet már idéztünk, arról szól, hogy a községi tanácsok jegyzékbe felvett iratfajtáit /jegyzéken mindig az I.sz. ügykörjegyzék értendő. ld. Ut.lO.§./ a járási tanácsok veszik át. A járási tanácsok a községektől átvett iratanyagot a saját irattári anyagukkal együtt őrzik, majd selejtezik. így tehát a rendelet és végrehajtási utasítás egyértemüen intézkedik arról, hogy a járási központi irattárak csak az I.sz. ügykörjegyzékben előforduló iratfajtákat kötelesek átvenni. A baranyamegyei Tanács Vb. igazgatási osztálya és a járási igazgatási osztályok egyként amellett foglaltak állást, hogy élnek a rendelet adta lehetőséggel és a tanácsi iratok begyűjtése előtt végrehajtatják a II. sz. ügykör-