Levéltári Szemle, 12. (1962)
Levéltári Szemle, 12. (1962) 1. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Jenei Károly: A Pest és Nógrád Megyei Levéltár kísérlete numerikus rendszerű fond tárgyi átrendezésére / 17–18. o.
- 17 Jenéi Károly: A PEST ÉS NÓGR ÁD ME GYEI LEVÉLTÁR KÍSÉRLETE NUMERIKUS RENDSZERŰ FOND TÁRGYI ÁTRENDEZÉSÉRE Figyelemre méltó kezdeményezésről számol be s ennek során szerzett tapasztalatait ismerteti Lakatos Ernő "Járási főjegyzői iratok tárgyi átrendezésének néhány problémája" c. cikkében. A Pest és Nógrád megyei levéltár - mint a cikkből értesülünk - 1961. évi tervében kot községi és két járási fond tárgyi átrendezését irányozta elő. Mivel az egyik járási fondnak, a gödöllői járási főjegyzői hivatal iratanyagának tárgyi átrendezési munkálatai befejeződtek, a levéltár vezetője ezeknek eredményét rögzitő repertóriumot megvitatás céljából a "levéltári nyilvánosságnak" bemutatja. Ami a tárgyi átrendezés technikai kivitelezését illeti, el kell ismernünk, hogy a Pest ós Nógrád megyei levéltár igen részletes és mélyreható feltáró munkát végzett. A repertórium arról tanúskodik, hogy a kútfők, tételek és altételek kiképzése az iratanyag, a járási főjegyzői hivatal szervezetének, működésének és funkcióinak alapos ismerete alapján történt. Minden tekintetben egyet kell érteni azzal is, hogy a levéltár a tárgyi átrendezés alapjául a funkcionális elvet választotta s ennek következtében a kútfők és legtöbb esetben a tótelek is egy-egy járási főjegyzői hatáskört fejeznek ki. Követhető mintául szolgálhat különben a tárgyi átrendezés végrehajtásának menete is. A levéltár a kútfőket tételekre, a tételeket altételekre bontotta fel. Az átrendezést négy fázisban bonyolította le. Először kútfőkre osztotta szót az iratanyagot s ezzel párhuzamosan a könnyen selejtezhető, "üres", tartalomnélküli aktákat eltávolította. A második fázisban a kútfőket tételekre bontotta. A harmadik fokozatban a tételeket aliételekre "finomitotta", az általános és egyedi iratokat egymástól elválasztotta, a funkciókat "témává alakitotta át". Végül a negyedik fázisban az altételeket alapszámok, vagy földrajzi és betűrend szerint rendezte. Az alapszámos irattári rendszerben kialakult ügyiratokat, mivel más megoldás elképzelhetetlen lett volna, a levéltár a tárgyi átrendezés után is természetesen együtt tartotta. A tárgyi átrendezés az uj jelzetek megállapításával /a kútfők római, a tételek arabszámot, az altételek az abc kis betűit kapták jelzetként/, az iratokra való feljegyzésével és a repertóriumnak nevezett uj segédlet elkészítésével vált teljessé. Lakatos Ernő idézett cikkében maga is hangsúlyozza az átrendezési munka kisérleti jellegét, mely éppen ezért természetesen nem mentes a kisebb-nagyobb hibáktól. Mindjárt magának a fondnak a kiválasztása is vitatható. A gödöllői járási főjegyzői hivatal iratanyagához, az 1949. év kivé telével 1 ', has "inalható segédkönyvek álltak a levéltár rendelkezésére, melyek segitségével a tudományos kutatás és ügyvitel érdekeit biztosítani lehetett. Gyakorlati tapasztalataim alapján állithatom azt,is, hogy a járási főjegyzői hivatal iratanyaga nem tartozik a gyakran kutatott fondok sorába. Még iparügyekben is elsősorban az ipartestületi iratokat, valamint a kereskedelmi és iparkamarák iratanyagát keresik az ügyfelek. Ami viszont a tudományos kutatás tárgyát képezheti, az jelentések, összesitett Az 1949. évi segédkönyvek feltehetően a járási tanács irattárában maradtak vissza az iratanyag begyűjtésekor.
