Levéltári Szemle, 12. (1962)

Levéltári Szemle, 12. (1962) 1. szám - FIGYELŐ - Bakács István: Állami szervek legújabbkori iratainak rendezési problémái a Német Demokratikus Köztársaságban / 113–116. o.

- 115 ujabb nehézségek adódnak: egy hosszú időn keresztül működött szervnél nehéz megállapítani, hogy a többféle irattári terv közül melyik felel meg legjobban a szerv felépítésének. Általában a szerv legdifferenciáltabb szerkezeti felépítését tükröző rendszert veszik alapul, amely többnyire a legutolsó irattári terv, amikónt ez Drezdában történt, ahol a belügyminisztérium anyagával együtt a levéltár alkalmazottakat is átvett, akik az iratanyagot a minisztérium legutolsó struktúrájának megfelelően átrendezték. Mint jellemző tényt kell megemliteni, hogy az átrendezés következtében az átvételi jegyzékben felsorolt állagok száma a háromszorosára emelkedett. De ebből a tényből következik - amint ezt a szerzők ismételten hangsúlyozzák - hogy az irattári rendet meguknak a szerveknek kell kialakitaniok s e tekintetben az u.n. Verwaltungsarchivoknak Aözponti irattáraknak/ ugy kell rendezniök az iratokat, hogy a rendszer mind a mindennapi gyakorlati szükségleteknek, mind a levéltári szempontoknak megfeleljen. Ha jó irattári terv volt, akkor ez repertóriumként felhasználható. Schmidt megállapítása szerint a regisztratura-elv mereven nem alkalmazható; az átrendezésnek azonban nem a racionális-deduktiv, hanem a gyakoristi-induktiv elvek alapján kell történnie. A reglsztraturából általában csak a nagyobb tárgyi csoportok tartandók meg, ezeken belül a levéltárosra hárul a gyakorlati szempontoknak megfelelő alcsoportok kialakítása. Itt alapelv, hogy egyik alcsoport sem lehet több 50 iratkötetnél, kivéve, ha az alcsoporton belül betűrend van. A Miscellanea, Varia stb. cimek kiküszöbölendők s inkább kisebb csoportok alakitandók ki, mintsem általános cimeket adjunk.Ha azonban az állag /minisztérium/ különböző iratsorozataiban /osztályaiban/ az irattározás rendszere más és más volt, e különböző irattározási rendszerek fenntartandók. Heuss megállapítása szerint, ha a provenientia-elv érvényesítése áttekinthetetlenné tenné az anyagot, akkor a pertinentia elvét is lehet érvényesíteni, így Weimarban a pénz-, bel- és gazdaságíigyi minisztérium,az igazságszolgáltatás ós a népművelési minisztérium alkalmazottainak irataiból három, a pertinentia elvén felépülő iratsorozatot alakítottak. Heuss ezenfelül javasolja, hogy a számadásokat, földkönyveket, adónyilvántartásokat, hagyatéki leltárakat a községek bttürendjében - egy-egy sorozatként - rendezzék. A tanulmányok rámutatnak arra, hogy a levéltári rendezéseknek - ipp t bevezetésünkben már emiitett szempontok miatt - a felesleges munkák kiküszöbolésével a gyors hozzáférhetőséget kell biztositaniok. A levéltári anyagnak ideiglenes - Irónnal történő - jelzetelésével és cédulakatalógus felfektetésével hamarabb lehet hozzáférhetővé tenni az anyagot, mintha előbb rendeznék. Az 1945 utáni anyagnál - irattári terv nem lévén - az előadói ügykörök szerint csoportosított anyagról konspektus-szerü áttekintő jegyzéket kell készíteni, amelynek alapján a kutató csupán 2-5 méternyi anyag áttekintésére kényszerül, s mentesül az egész állag többszáz folyóméternyi anyaga áttekintésének szükségessége alól. A selejtezés azonban csak a rendezés után történhet. Minden rendezésnél - még az előbb emiitett ideiglenes felállításnál Is elengedhetetlen az iratképző szerv történetének tüzetes elemzése. Ennek során meg kell állapitani a szerv keletkezésének és megszűnésének időpontját, a szerv feladat- és hatáskörét, azokat a szerveket, amelyektől a szóbanforgó szerv átvette ezeket ill. esetleges megszűnésekor átadta /előd- és utódszerveket/, a szerveknek helyét az államigazgatás hierarchiájában, s végül a nagyobb szerveknél a tagolódást is. A rendezésnek elengedhetetlen része a cimádás, vagyis az irategységek és sorozatok tárgyi meghatározása, amely a segédletkészítés alapja. Minthogy az élő régisztraturában az egyes iratkötetek már kapták cimet /habár épp a legujabbkori