Levéltári Szemle, 12. (1962)

Levéltári Szemle, 12. (1962) 1. szám - IRATTÁRI MUNKA - Vágó László: Az ügyiratkezelésről / 94–101. o.

- 100 4 körevet deformálják, lapozáa közben kiesnek stb, A tárgyév befejezése után az U ratj^ysékeket m iktatókönyvtől külön, a megfelelő irat mellett tárolják az U tattárban, bár m iratjegyzék nem az ügyirat, hanem az iktatókönyv része, annak kiegészítője, , * Alapos megfontolás után a* iratjegyzék nélküli, a/lgzámos rendszer látszik a jelenleg iegeifogadfeatébb megoldásnak, < Elfogadható a tanácsi szakemberek azon érvelése, hogy a j§l§nl@gi káá§r* állomány már teljesen begyakorolta az alszámos rendszert, melynek praktikusságát a levéltári szakemberek egy része is elismeri. Fenntartása mellett szól SSJ a kö* rülmény is, hogy a folyóssámos rendszer jelentősen megnövelné az azonos adatok uj* ra bejegyzését /ugyanazon ügyhöz minden uj érkezésnél/. Emellett a kezelőknek a tárgymutatózásl feladatai is lényegesen megnövekednének, Az iratjegyzék nélküli alszámos rendszernél egy szám négy alszámmal p§8» delkezik, ez az alszám-mennyiség az ügyek túlnyomó többségénél elegendő* is az tí« gyek végeleges befejezéséhez. Ha egy ügyben mégis ötödik irat érkezik be, az természetesen az előszám feltüntetésével » már uj számot kap, ad b/ A következő - lényegében legfontosabb - kérdés, heg? a ^Of^afeály minden tekintetben kötelező* normákat irjon elő, vagy tegye lehetővé némely vp--» natkozásban a megjelölt módszerek közül történő választási* A minden vonatkozásban egységes normák kialakítása melliit szól az, hogy az azonos munkaforma megkönnyiti a felügyeleti vizsgálatokat, ás a levéltári mtm* ka szempontjából is előnyös. Viszont az egyes kérdések merev szabályozása I konkrét munka során okozhat komoly problémákat. Pl. annak az elrendelése, bogy a já- \ rási, járási jogú városi, városi kerületi tanács végrehajtó bizottság szakigazgatási apparátusa részére mindenütt feltétlenül központi iktatás legyes, nem lenne , helyes, mert például ott, ahol az apparátust több épületben helyezték el,nem lenne általában célravezető. Az sem volna helyes, hogy az emiitett körtílffiónyi kivé- ! télként szabályozzák, mert a központi iktatás mellőzését más körülmények /pl,egykét nagyobb ügyiratforgalmú, létszámú szakigazgatási szerv/ is indokolhatják, de az is lehetséges, hogy az apparátus több épületben történt elhelyezése ellenére is bevezetnetőnek tartják a központi iktatást. Véleményünk szerint a tisztán kezeidül normákat tartalmazó szabályoknak egységeseknek és kötelezőeknek kell lenniök, mig a szervezeti szabályok meghatáro* zott módozatai közül az érdekelt szerv - az illetékes felsőbb szakigazgatási szerv hozzájárulásával - maga válassza meg, melyiket kivánja alkalmazni, ad c/ Az utoljára emlitott - szerintünk lényeges - kérdés a tervezett jogszabály szervi hatályát érinti. Kétségtelen, hogy a községi végrehajtó biiottsági apparátus szervezeti felépítését, tevékenységét tekintve egyszerűbb, mint 8 szintben felette álló szerveké. Bár azokat a munkamozzanatokat, amelyeket a községi tanács végrehajtó bizottságának iratkezelője köteles elvégezni, agonoe szabályok ezerint kell ellátni minden szervnél, mégis a szabályok egy része /pl, a ezámkeret alkalmazása, idegenszámmutató, átfutó ügyiratok kezelése/ teljesen felesleges a községekben, vagy az alapelveiben azonos szabály /pl* az előadói Munkakönyvek yezetőse/ egyszerűbb módon valósul meg, Mindezeket figyelembe véve,joggal vetődik fel a kérdés, hogy a kizáró rendelkezisek sürü alkalmazása helyett nem lenne-e odsierübb községi szintre egy alapelveiben azonos, leegyszerűsített, külön jogszabályt kiadni. i Unúl. a HrUmM feltótlenül abból kell kiindulni, hogy egy szabályzatnak, mely aprólékos munkamozzanatok elvégzésének mikéntjét rögziti, könnyen átte9 4Z, hogy as ügyirat kezelési száma az elő- Vagy az utói .a, már részletkérdés, *