Levéltári Szemle, 11. (1961)

Levéltári Szemle, 11. (1961) 2. szám - FIGYELŐ - Bognár Iván: Levéltári terminológiai problémák Ausztriában / 237–251. o.

-247 -i T. R. Sehellenberg irányitása alatt 1954-ben működött szeminárium munkája is. Végeredményben a bevezetőnkben leirt nyilvántartási rendszert fogadták el általánosságban. Hossz<as előkészület és viták után 1957-ben létrejött az irattárosokra vonatkozó tervezet is, mely szerint minden tartomány kapott egy szakképzett irattárost. Az 1958. év folyamán márciustól júliusig irattáros szaktanfolyamot tartottak, felölelve az elmélet és gyakorlat különböző területeit. Legalaposabban az iratképzés, az osztályozási rendszer problémájával foglalkoztak itt. Figyelemmel voltak az irattári és levéltári munka összehangolására is. E célból "azonossági iveket" vettek fel az egyes tárgyi csoportokról. Ez az iv a következőket tartalmazta: az átadó szerv nevét, az állag cimét, a vonatkozó iktatók és mutatók hollétét, a tartalom rövid leirását, a rendezés módját, kutatási igényeket, az iratok történetét irattárba jutás előtt és után. Öt példányban készül el egy ilyen iv, melyből egyet a hivatal, másodikat a levéltári kirendeltség irodája kap, harmadik az állagnál marad használatban, a negyedik és ötödik a központi levéltári osztálynak jut. Ott az egyik iv a növedéknaplóba kerül, a másik a központi osztályozóba, ahol más, ugyanazon helyről származó ivekkel együtt alkotja az illető tartomány állandóan növekvő alapleltárát. A központilag kialakított alapleltári rendszer a következő célokat szolgálja: 1. / az alapvető tájékoztatás ellátását referencia és kutatás céljából; 2. / megadja az alapot az elhatározásra, milyen különleges ren^ dezések és leltári tervek kellenek, mikor egyes csoportok és alcsopor-* tok megkösselitőleg teljesek, 3. / lehetőséget nyújt a kirendeltségek közötti iratcserére, ha ez szükséges. Az iratok osztályozásánál tekintettel kell lenni arra, -mondja a szerző - hogy kétféle iratfajta van: az egyik egy már megtörtént intézkedésről tudósit, a másik fajta felvilágosításokat ad olyan intézkedések számára, melyek a jövőben fognak megtörténni. Igenífontos, hogy a két iratfajta ne keveredjék össze. Ezért már a dosszié cimét is alkal-