Levéltári Szemle, 11. (1961)

Levéltári Szemle, 11. (1961) 2. szám - FIGYELŐ - Bélay Vilmos: Az iratanyag leltározásának tapasztalatai a Szovjetunió Központi Hadtörténeti Levéltárában / 223–225. o.

portra vonatkoztatva megállapítható, hogy még egy-egy leltár készítése közben is nem egyszer változott a módszer. Arra nincs is példa, hogy a leltár készitói az utókor számára kifejtették volna, hogy milyen szempontokat kivannak követni munkájuk során. Másik hiba, hogy gyakoriak a semmitmondó tárgykifejtések, mint "általános levelezés", vagy "a kiadvánnyal kapcsolatos iratok". Ritkaság számba megy, ha megmondják az irat faj táj át. Sok a régi leltárak között az elavult, vagyis már nem érvényes leltár. Ez alatt azt érti, hogy az iratanyagban bekövetkezett változások (csökkenések), nincsenek nyilvántartva bennük. A levéltárnak egyes fondjairól kartoték-szerű leltárai vannak. Ezeknek hibája, hogy nem követik pontosan ,a kronológiai rendet, előfordulnál olyan esetek, hogy egyazon iratról (konkrété több lapból álló térképről) több kartoték szól (vagyis több számon van nyilvántartva), végül, hogy idegen nyelven irt iratok cimét oroszra való leforditás nélkül az eredeti nyelven közlik, Altalánosságban fennálló hibának mondja szerző, hogy bár alkalmazzák az annotálás módszerét, nem fejtik ki alaposan az irat tárgyát és a leltári cim egyik-másik eleme néha elmarad. Főleg az első világháború korában működött "fondképzők" anyagáról készültek kartoték-rendszerű leltárak. Az 1928. évben kiadott utasitás értelmében az iratokat "fondképzők" szerint, azokon belül időrendben kell rendeeni. Az iratok mégis részben tárgyi rendben vannak rendezve, anélkül, hogy figyelemmel lettek volna a rendezők a szervezeti tagolódásra. Bonyolultabb tárgyú iratok tárgymeghatározása gyakran önkényes. Gyakori hiba, hogy nincsenek a tájékozódást megkönnyitő összefoglaló cimek, általában nem nevezi meg a leltár az irat küldőjét (szerzőjét) ós cimzettjét, gyakran fajtáját sem. Az eddigiekben emiitett leltáraknak tökéletlensége természetesen nehezitette az iratok felhasználhatóságát. Ezért már 1940-ben elhatározták, hogy kiküszöbölik a leltárak hibáit. A munka azonban csak a háború befejezése után fejeződött be, A kartoték-szerű leltárakat könyvalaku