Levéltári Szemle, 11. (1961)

Levéltári Szemle, 11. (1961) 2. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Győrffy Sándor: A "gyelo", az "opisz" és a "putyevogyityelj": a szovjet levéltári terminológia néhány kérdése / 12–19. o.

- 13 hány "legkisebb őrzési egység" van?! Melyik referens tudná megmondani, hogy a gondjaira bizott fondban hány "ügyirat" van?! Egészen más helyzetképet nyerünk azonban, ha megkíséreljük pontosabban meghatározni, körülírni a "gyelo" fogalmát és azután vetjük össze a szovjet levéltárak gyakorlatát a magyarokéval. A "gyelo" kialakítása (az eddigi, forditás ezt "ügyirat-alkotás" nak nevezi) általában már az irattárakban kezdődik. Az egyes szovjet hivatalok irattárai az év végén az elintézett aktákat rendszerezik, csoportosítják. Az iratokból "gyelo"-kat alakitanak. A mi irattári-levéltári gyakorlatunkban szerintem leginkább a "tétel" fogalma és nem az "ügyirat" fogalma felel meg nagyjában-egészében a "gyelo" terminusának. Az irattárak részben folyamatosan, részben az év végén az elintézett aktákat csoportosítják. A "gyelo" kialakítása a szovjet irattárakban a következő ismérvek alapján történik: 1. / nominális, jelleg szerinti (pl. jegyzőkönyvek, szerződések, stb, ); 2. / tárgyi-problematikái (pl. állat-tenyésztés, növényvédelem, stb. ); 3./ ügyfél, levelező szerinti; 4. / földrajzi, területi; 5. / kronológiai; 6. / szerzői ismérv szerinti. Elengedhetetlen követelmény, hogy a "gyelo"-ba csoportosított akták nagyjából azonos értékű, következésképpen azonos őrzési idejű iratokat foglaljanak össze. így a "gyelo" egész anyaga 2-5-10-20 év után vagy a selejtezés sorsára jut, vagy levéltárba kerül. A levéltári megőrzésre szánt "gyelo"-k iratanyagát még az irattárban össze kell fűzni és be kell kötni, le kell számozni. A levéltárba bekerülő "gyelo"-ka

t felülvizsgálják, szükség esetén átrendezik. Szabály szerint egy-egy őrzési egységként szereplő "gyelo" nem lehet több 200-250 lapnál. A leszámozott aktt-füzeteket a