Levéltári Híradó, 10. (1960)

Levéltári Híradó, 10. (1960) 3–4. szám - FIGYELŐ - Jenei Károly–Sárközi Zoltán–Lengyel Alfréd: Vállalati irattározási és iratkezelési problémák az NDK-ban / 206–216. o.

A szocialista gazdasági rend megalapozása, a régi üzemek termelési kapacitásának nagymérvű megnövekedése és ezzel kapcsolatban a munkamódszerek állandó racionalizálása az NDKban is kapcsolatos volt Jobb gazdasági és igazgatási formák kutatásával és kiválasztásával. Ez a törekvés a népgazdaság területén természetszerűleg átcsoportosításokat és egyes üzem-ek szervezetének megváltoztatását hozta magával. Az átszervezések időszaka -• amint arról Jörgen Haalck az Archivmitteilungen 4957. évi 4. füzetében (428-434. old.) beszámolt - nem hagyta érintetlenül a vállalati iratkezelést sem. Az uj szervezeti formák kutatása és nagy jelentőségű műszaki kérdések megoldása mellett az iratkezelés fontossága kezdetben háttérbe szorult. Ebben az időszakban az irattári munkát egyes üzemekben sok fogyatékosság jellemezte. Az egyes ügyiratok összetartozó részeinek egyesítésével és befűzésével például nem törődtek. Az iratrendezőkben az iratok nem vdítak időrendben elhelyezve. Sok irat rejtőzködött az íróasztalok fiókjaiban. Az iratok zárt elhelyezéséről nem gondoskodtak. A vállalati vezetők és ügyintézők csak lassan ismerték fel azt. hogy a rossz iratkezelésből súlyos következmények származhatnak.A laza iratkezelés megnehezítette a gazdasági ügyintézők munkáját, akadályozta az ügyek .előzményeinek a megismerését és feldolgozását, bonyolulttá tette a belső ellenőrzést. Az iratok elkallódása vagy rossz helyre rakása nem egy esetben hátráltatta az ügyek elintézését A késedelmes elintézés pedig befolyásolta a termelő munkát, határidő-sértéseket eredményezett, melyek súlyos kötbérek fizetését vonták maguk után. A fogyatékos iratkezelés így végső sorban kihatással volt az üzemek önköltségi és nyereségi terveinek az alakulására. , A vállalati iratkezelés megjavításának a munkája 4950-ben indult meg az üzemi levéltárak felállításával. Az iratkezelési lazaságok felszámolása ezzel az üzemi levéltárosok feladata lett-Munkájuk nem volt könnyű, mert sok közönnyel és az irattár osi munka lebecsülésével kellett lépten-nyomon találkozniuk. A tervszerű irattári munka biztosítására, irattári tervek készítésére és eUogadtatásár'ü irányuló törekvéseik azonban - amint arról egy másik beszámolóból, Lauckner cikkéből (Archivmitteilungen 4958. 4. Tüzet 447-449. old.) értesülhetünk - végül mégis eredményre vezettek. Lauckner közlése szerint a barnaszénbányák főigazgatósága a bornai kerületi ielügyelőség barnaszénbányái igazgatásában néhány éve a tizedes rendszerre felépített irattári tervet vezetett bel Az irattári tervet a jogutód bornai barnaszénbányászati tröszt is átvette és az a gyakorlatban, Jól bevált, ami nágyrőszben ann annak köszönhető, hogy a tröszt levéltárosa az üzemek iratnyilvántartását és irattározását rendszeresen ellenőrizte. Az 4950. április 27-i és az 4954. február 26-i rendelet az üzemi levéltárosok ellenőrzési jogát biztosította és ezzel megteremtette az, előfeltételét annak, hogy a népgazdasági üzemekben az iratanyagot már a regisztraturákban helyesen kezeljék és irattározzák. Lauckner szerint egyes üzemek vezetői s ügyintézői azonban még most is idegenkednek a rendszeres és áttekinthető iratkezeléstől. Az irattári munka lebecsülése különösen akkor figyelhető meg legjobban, ha az üzemi levéltáros és az üzem osztályvezetői által együttesen kidolgozott irattári tervet a vezetésnek az egész üzemre kötelezővé kell tennie. Mindezen okok miatt nem helyes, ha az üzemi levéltáros az irattári terv kidolgozását az üzem valamelyik osztályának vagy munkacsoportjának^ engedi át. Nem vitás egyébként sem. hogy az iratok ismerete alapján az üzemi levéltáros a legalkalmasabb egy egységes és helyes módszer szerint tagolódó irattári terv elkészítésére. Az NDK népgazdasági üzemeinek iratkezelése csaknem kivétel nélkül decentralizált, ezért az üzemi, levéltárosnak az irattári terv készítése alkalmával különösen ügyelni kell arra, hogy <az iratok tárgyának meghatározása az egyes osztályok feladatkörének megfelelő legyen. Az üzemi levéltárosok általános tapasztalata, hogy valamennyi' iparágra egyformán használható irattári tervet nem lehet kidolgozni, mivel az egyes üzemek feladatköre és ebből eredő szervezete egy iparágon beiül is gyakran más és más, ami az iratok tárgyának a meghatározására kihatással van. £zért csak egy-egy iparágra érvényes keretterv kidolgozására törekszenek. Az NDK-ban az üzemi levéltárosok munkáját most már felettes" szervek is támogatják. Az állami tervbizottság szénosztálya például elrendelte, hogy a barnaszén- és kőszénbányászati trösztök számára egységes irattári tervet dolgdzzahak ki. Az üzemi levéltárosok a kerettervet elkészítették és . 207