Levéltári Híradó, 10. (1960)

Levéltári Híradó, 10. (1960) 3–4. szám - FIGYELŐ - Komoróczy György–Lengyel Alfréd: Legújabbkorin iratok rendszerezésének problémái Lengyelországban és a Német Demokratikus Köztársaságban / 162–167. o.

nyomó részében csak az általános alapirat-jelzetekkel van ellátva anélkül, hogy az iratok az egyes szakelőadók további jelzeteit, alszámozásait feltüntetnék. A referensek zöme csupán azzal törődött, hogy személy szerint kiismerjék magukat az akták tömegében és nem gondoltak arra, hogy eljárásukkal mennyire megnehezítik az anyag használhatóvá tételét célzó munkálatokat. A különböző kormányhatóságoknál azonban természetesen eltérő volt a helyzet A Belügyminisztérium volt Kommunális és Építésügyi Főosztálya után olyan központi irattár maradt vissza, mely korszerű irattervével és kimerítő címszó-Jegyzékével — külön rendezési munka nélkül is — módot nyújt az anyagban való kutatásokra. A levőitárosra ez esetben legfeljebb a selejtezés feladata hárul s annak gondja, hogy az állórendezők és a gyorsfűzők eltávolítása után bekőttesse az egymáshoz tartozó ügyiratokat. De a Belügyminisztérium számos egyéb osztályánál is akadnak igen jól használható irattervek, akárcsak a Miniszterelnökség vagy a Munkaügyi és Népjóléti Főosztály iratanyagának segédletei között. Mindezek az Aktenplan-ok a szükséges pótlások beiktatása után alapul szolgálhatnak arra, hogy a kevert állapotban begyűjtésre kerülő iratok eredeti regisztraturáját megfelelőképpen helyre lehessen állítani, nem is szólva a Tartományi Földreform Bizottság operatív munkáját körvonalazó irattervről, amelynek kiegészítésére külön állásbetöltési és ügykör-elosztási tervek is készültek. A felsorolt példák azt igazolják, hogy gondos és szakszerű iratkezelés esetén a legujabbkori iratokat összefogó hivatali (vállalati) irattárak is megfelelhetnek a velük szemben levéltári sikon támasztott követelményeknek. A begyűjtött iratanyagok fenti vizsgálgatása után mármost felveti a kérdést a szerző, hogy levéltári őrizet tlá kerülésüket követően mi volna a legsürgősebb teendő használhatóságuk mérvének fokozása, illetve megteremtése érdekében. A weimari Thüringiai Tartományi Főlevéltár esetében nagy gondot jelentett ez a probléma, miután a minisztérium októl ós egyéb hatóságoktól átvett összes anyag meg közelitette a 3700 ir átfolyom étert és az Erfurtból Veimarba lebonyolított gyors szállítások során az állagok nem egy alkalommal meglehetősen összekeveredtek. Az átadási Jegyzékek is csak részben adtak útbaigazítást, sőt jó néhány - hiányossága folytán - teljesen használhatatlan volt Előfordult hogy a felvett kisérö-listák az iratcsomóknak csak a legfelső iratkötegét (irategységét) tüntették fel. Az áttekinthetőség elemi követelményeinek biztosítása végett ezért gyors ütemű rendezési és jelzetelési ntínkálatok váltak szükségessé. Az elérendő célok figyelembevételével a feladatvégzések • három irányát követte a levéltár éspedig: 1. az állagok (fondok) elhatározása, végleges kiképzése, 2. belső tagozódásuk megállapítása és rögzítése, 3. az egybetartozó iratok egységeinek kialakítása és kezelése. Az egyes irattermelő szervek anyagának elhatárolása, a különböző állagok szétválasztása szempontjából természetesen a proveniencia elve szolgált legbiztosabb támpontként. Az anyagtagoltság, a tárgyi csoportok rekonstruálása tekintetében viszont a regisztratura-elv követése mutatkozott célra vezetőnek s csak ennek elégtelensége esetén került sor az igazgatási szervezeti elv alkalmazására. Valamennyi munkálat kapcsán azonban nélkülözhetetlen segítséget jelentett és jelent az egyes hivatalok, hatóságok, intézmények történetének, szervezeti felépítésének az ismerete, annál is inkább, mert éppen az 1945 és 1952 közötti időszakban igen sok átalakulás következett be ilyen vonatkozásokban. Sőt Ulrich Hess idevágó szaktanulmányai azt igazolják, hogy a felszabadulás utáni fejlődés hivataltörténeti összefüggéseit csak <tkkor bgják tisztán látni a levéltári szakemberek, ha egyrészt pontos képet nyernek a működő hivatalok, hatósági szervek létéről, ezek belső tagozódásáról és változásaik felől, másrészt olyan kimutatásokra tudnak szert tenni, amelyek feltüntetik, hogy az egyes ügyágazatok minisztériumi (esetleg alsóbb) szinten melyik főosztály (ügyosztály) feladatkörébe tartoznak, illetve tartoztak, A globális állapotváltozás határvonalaként a közigazgatási reform évének (l952 alapul vétele a legreálisabb, úgyhogy az akkori főosztályok (ügyosztályok) az iratanyagok levéltári rendesése és megőrzése szempontjából regisztraturákat létrehozó, külön iratterraelő szerveknek tekinthetők. Az emiitett kimutatások használhatóságát növeli, ha az ügykörök alfabetikus felsorolása táblázatos formában (az időrend szem előtt tartásával) nyer megoldást. Rudolf Diezel példaképpen az • Egészségügy* kapcsán szemlélteti a szóban forgó segédlet egyik tételének sematikus levezetését Eszerint ezeket a szakfeladatokat 1945-ben Thüringia Belügyi Tartományi Hivatala, majd Tartományi Egészségügyi Hivatala, 1946-ban az Általános Igazgatásügyi Minisztérium egészségügyi és áttelepülési főosztálya, 1947-ben a Belügyminisztérium, később a Munkaügyi és Népjóléti Minisztérium egészség165