Levéltári Híradó, 10. (1960)
Levéltári Híradó, 10. (1960) 2. szám - FIGYELŐ - Kővágó László: Egységes közigazgatási ügyvitel Jugoszláviában / 173–175. o.
«Akta minden olyan irott Összeállítás, amellyel egy közigazgatási szerv valamely hivatalos tevékenységet megindít, kiegészít, változtat megszakít vagy befejez* melléklet az az irott összeállítás (dokumentum, táblázat, grafikon, rajz stbJ vagy ftzikai tárgy, amelyet az aktához csatolnak, az akta tartálmának kiegészítése, magyarázata vágy bizonyítása céljából*, tárgy az egy bizonyos kérdésre, feladatra stb. vonatkozó akták és mellékletek összessége, amelyek külön egységet alkotnak, , v dosszié az egyazon anyagra vagy ugyanarra a jogi, vagy fizikai személyre vonatkozó tárgyak összessége* laszcikulus több tárgy vagy dosszié összessége, amelyek az ügyintézés befejezése után rendezetten ugyanabba az őrzési egységbe kerülnek, iroda az a munkaegység (munkahely) a közigazgatási szerv keretében, ahol az irodai munkát végzik, igy: a posta vagy, irat átvételét, felbontását és szétosztását, az akták iktatását, vala mint archívumba helyezését* archívum az iroda alkotórésze, ahol az elintézett tárgyaltat, az iktatókönyveket és más nyilvántartási könyveket, valamint más dokumentációs anyagot őriznek az illetékes állami archívumnak való átadásukig vagy pedig megsemmisítésükig,* Amint az idézett definíciókból látható, ezek nem annyira levéltári, mint inkább ügyviteli jellegű meghatározások, Az utasítás az irattárakat archívumoknak, a levéltárakat pedig állami archívumoknak nevezi, Ennek, valamint a dosszié meghatározásának helyességét maga az utasítás egyik ismertetője;/ Dr, Vilfan - is vitatja* Az egységes ügyintézési rendeletnek a levéltárak szempontjából legjelentősebb intézkedése az irattári rendszerre vonatkozik* A rendelet általánosan kötelezővé teszi a decimális irattározási rendszer bevezetését, az eddig leginkább alkalmazott kronológiai numerikus rendszer helyett. Az ismerte tés szavaival: *a dosszié rendszert kombinálják a decimális osztályozási rendszerrel*. Az utasítás idézett íogalommeghatározásai között láthattuk, hogy a «dosszié az egyazon anyagra vagy ugyanarra a jogi vagy fizikai személyre vonatkozó tárgyak összessége*, -tehát a dosszié rendszer a tárgyiíag csoportosított irattári rendszernek egy formáját Jelenti* itt olyan formáját, amelyben az intézmény szervezeti felépítése szerinti csoportosítást, az iratok tárgya szerinti csoportosításával együtt alkal mázzák. Az utasítás értelmében az ilyen Jellegű tárgyi csoportosítást látják el decimális számrendszerjellel Az uj rendszer lényege tehát, hogy a közigazgatási iratok eddigi időrendi irattározása helyébe olyan uj rendszer lépett, amelyet a közigazgatási szerv szervezeti Telepítése és ügyiratainak tárgya határoz meg. A decimális számrendszerű irattári jelzet tehát két részből áll: megmutatja az ügyintéző belső hivatali egységet (pl. osztályt) és az ügycsoport számjelét, amelyhez az adott tárgy tartozik. A számjeleket minden év elején az adott közigazgatási szerv főnöke határozza meg* a rendelet nem irja elő azonos számjelek bevezetését a különböző közigazgatási ágazatokban A jeleket év közben megváltoztatni nem lehet, azonban szükség esetén ki lehet egészitent Az egyes munkaterületeket kétszámjegyű arab számokkal jelzik 04 4Ő1 99-ig.. A munkaterületen belül adódó ügycsoportokat ugy jelölik, hogy az alapszámhoz további két számot adnak„ így pL ha valamely közigazgatási szerv titkárságának a decimális jele 02, a titkárság személyzeti'ügyei a 0201 számot kapják, a szabadságok Ó202j, a fegyelmi ügyek 0203 Jelűek lesznek stb. A bizalmas és a szigorúan bizalmas iratokat a közönséges iratoktól elválasztva kezelik. Az uj ügyviteli rendelet az iratok külső alakját is egységesíti* A hivatalos irat kötelezően a kö vetkező fő részekből áll: fejrész, a címzett megnevezése és címe. az irat tartalmának rövid megjelölése, az irat szövege, bélyegző és a meghatalmazott hivatalos személy aláírása,, Részletesen elő474
