Levéltári Híradó, 10. (1960)

Levéltári Híradó, 10. (1960) 2. szám - AZ IRATTÁRI MUNKA - Oltvai Ferenc: Iratkezelés a szegedi kerületi tanácsoknál / 79–82. o.

Annak ellenére, hogy a mj, városi tanács mindhárom kerületre nézve ugyanazt az iratkezelési szabályzatot adta ki, - a végrehajtásban némi eltérések mutatkoznak, Az ügyiratkezelést, amint azl a szabályzat kimondja, az igazgatási osztályon belül központilag végzik az alszámokra tagolódó sorszámos rendszerben. Az általános közigazgatási ügyek iktatását, ül, nyilvántartását tehát egy nyilvántartókönyvbe vezetik* következésképp központi iratlerakó helyet, irattá rat képeznek, Külön kezelik és tartják nyilván a szabálysértési, a gyámügyi és az anyakönyvi tárgyú iratokat A május 4 én bevezetett rendszer az első tiz nap alatt az iratok számát tekintve a következő képet mutatja az általános igazgatási ügyek irataiból; • • U' ! kerület 274 db II. kerület 483 * III. kerület 149 » Ezek a számok egyben az egyes kerületek lakosság számára Is következtetni engednek, Az első ke rület közel 39 000,, a II. kerület 29 000, a III. kerület 30 000 lélekszámú megközelítőleg, a tanácsok közlése szerint Az eddigi tapasztalatok alapján az évi nyilvántartási forgalom 42-48 000 darab között várható kerületenldnt, a lakosság lélekszáma szerinti eltérés arányában. Megjegyezzük, hogy mind a három ke rületben kevés gyakorlattal rendelkező személyzetet állítottak be a központi nyilvántartási munkára. Az I., kerületben a központi nyilvántartó vezeti az igazgatási, és az anyakönyvi ügyek nyilvántartását, a IL és a III. kerületben csak az un, általános igazgatási ügyeket tartja nyilván és a szabálysértést, a gyámügyeket és az anyakönyvi ügyeket az illető előadók iktatják. Véleményünk szerint ez is a helyes, A gyakorlatban az iratkezelő már nem tud megbirkózni az íratok viszonylagosan jelentős számával, Az iratok nyilvántartásán kivül különben a postázás is központilag történik, tehát az elintézési folya mat végeztével, az iratoknak az irattárba adásával egyidejűleg. A nyilvántartó veszi le az elkészített kiadmányokat és boritékozás után bejegyzi a postakönyvbe és az iratokat pedig kivezeti mind a munka könyvekből, mind a nyilvántartókönyvből, \ / A munkakönyvek előadónként vannak felfektetve, kerületenként 47 előadó működik. Az osztályoknak és a csoportoknak (kerületenkint tehát 2 osztály, 4 csoport és a titkárság összesen tehát 7 ügy intéző hely), HL a titkárságnak is vannak munkakönyveik. A munkakönyvekbe az I. és III, kerületeknél tárgyuk szerint is bevezeti a nyilvántartó az iratokat a IL kerületnél csak a nyilvántartási szánok szerint Megjelölik a munkakönyvben a kiadás és a visszaadás idejét is. A III. kerületnél az osztály ilL csoportvezető adja ki az előadónak az iratokat elintézésre munkakönyv alapján, ugyancsak a tár \ gyak bejegyzésével, A IL kerületnél az osztályok és csoportok munkakönyveibe csak az irat nyilván tartási számát jegyzik fel, Összegezve; az I. kerület nyilvántartóját feleslegesen terhelik meg.. A leg nagyobb iratforgalom mellett még az osztályok és csoportok munkakönyvein kivül az előadók részére is vezet munkakönyvet az iratok tárgyának feltüntetésével. Tehát tulajdonképpen két alkalommal tartja nyilván ugyanazt az iratot A nyilvántartást mindhárom kerületnél 4004, számmal kezdték. Ezt azzal indokolták, hogy a nyil vántartási rendszert évközben vezették be és később figyelmeztető lesz, hogy korábbról is keressenek iratokat Ez az elgondolás véleményünk szerint is helyes, mert 4-gyel kezdeni még indokolatlanabb lett volna. Valójában az uj nyilvántartási rendszer bevezetése a naptári év kezdetével lett volna helyes A kerületeknél bevezetett központi iktatás a 40 nap tapasztalatai alapján nem hátráltatta aZ ügy intézést Az iratokat a vezetők és az előadók még a nyilvántartás napján megkapták. Késlekedés csak akkor következik majd be, ha egy-két év múlva több irat képződik a központi helyen, Ekkor ugyanis a szerelés fogja késleltetni az iratíorgást Jelenleg még az osztályok, ilL csoportok szerelnek, mert az 4960, május 4, előtti iratok a kerületi tanácsok működésének kezdete óta náluk vannak A szabály zat ugy intézkedik,, hogy az 4960. év folyamán a szakigazgatási szerveknél iktatott és irattározott iratok az év végéig a szakigazgatási szerv irattárában maradnak. Az év végén a szakigazgatási szervek irattárait meg kell szüntetni és az iratokat az uj központi irattárban kell elhe lyezni, - 80