Levéltári Híradó, 10. (1960)

Levéltári Híradó, 10. (1960) 2. szám - AZ IRATTÁRI MUNKA - Hadnagy Albert–Taba György: Iratok és irattárak sorsa Tolna megyében / 65–71. o.

Az alszámos iktatás azonnali mulatozást követelne meg, hogy feledésbe ne merüljön, e kívánalom teljesítése azonban aligha tétélezhető fel, Ellenkező esetben a mulatozáshoz az iktatókönyvet minden alkalomnál át kellene vizsgálni annak megállapítása céljából, hogy azonos tárgyban kik tettek be jelentést, vagy iktattattak iratot Ez az utólagos ténykedés azonban szintén alig tételezhető let Gyakran előfordul, hogy a tárgyrovatban az iktató az iktattatónak a névét, aki a beküldő rovatában csak •féleként szerepel, nem is jegyzi be, hanem a tárgyrovaíot csak ismétlés Jellel látja eL Ez esetben a névről való mutatózás feltétlenül elmarad, pedig ez igen nagy hiba. mert lehetetlenné teszi a névről való kutatást, ami pedig igen sok esetben egyenesen döntő kérdés. Sok idő multával ugyanis az ügyirat tárgya feledésbe mehet, de a személyek neve nem. ezek azonban nem lesznek találhatók a mutatókban, így válik lehetetlenné pl. egyesek életrajzának a megírása, vagy valamely szerv működésének ismertetése- mert az Iktatókönyv ben a kutatott személy csak *fél»-ként van bejegyezve, illetve a szerv a tárgyrovatban nem azon a cimen szerepel, ami után kutatni kell. Az iktatókönyvnek az ügyforgalomról is tájékoztatást kellene nyújtania, de megteheti-e alszámozás mellett, ami alaposan lecsökkenti, egyenesen eltünteti az iktatott iratok számát? Még több kisebb-nagyobb hiányosságra lehetne rámutatni Levéltárunk az ügyiratkezelésnek ezt a módját annak idején kifogásolta és javasolta, hogy a megyei tanács térjen vissza a minden irat külön iktatási kötelezettségének elvéhez. A megyei tanács javaslatunkat nem találta megvalósíthatónak, A jelenleg i körülmények közt, amikor a régi irattárak a legtöbb helyen más célokra lettek igénybevéve, a személyi ellátottság pedig a sok személyi változás és az érdekelt dolgozók sokirányú igénybevétele miatt kielégítőnek egyáltalán nem mondható. Irattári fegyelemről szó sem lehet és a bekezdésben emiitett szempontok megválaszolására nincsen lehetőség, illetve azok túlnyomó nagy részére az itt elmondottakon kívül csak nemmel lehet felelni A csoportszámos rendszer egyes hibái, ha nem is azonos módon, de öröklődtek. Kétségtelen azonban, hogy az uj ügyiratkezelési szabályzat helyes alkalmazása esetén az iratok megőrzése és kutatása az elábbi rendszerhez képest sokkal eredményesebben valósitható meg és a bekötött állapotban lévő iktató- és mutatókönyvek sem fognak olyan könnyen elkallódni, mint a csoportszámos iktatás kötetlen kartonjai amelyeknek nyilvántartás hiányában még,a számát sem lehetett megállapítani Az uj iratkezelési rendszer alkalmazása során kezdeti nehézségek sok helyen mutatkoztak és e téren még ma is sok helyen vannak hiányosságok. Levéltárunk az elmúlt 2 esztendőben az ellen őrzések során igyekezett felderíteni mindenütt azokat a visszásságokat és hiányokat, amelyek a jó ügyintézést s ezzel együtt a Jó iratkezelést és irattározást az uj iratkezelési rendszer bevezetése el lenére is gátolták és gátolják. Sok esetben tapasztaltuk ugyanis, hogy egyes tanácsi szerveknél elma radtak az iktatással és mutatózással, olykor 6-8 napi késedelemben is voltak az ellenőrzés idején. Egy esetben előfordult az is, hogy az egyik tanácsi szervnél 2 éven át nem iktattak egyetlen ügyiratot sem egészen az 4952,. év februárjáig, amikoris - felfedezvén e súlyos mulasztást - közlésünk alapján a járási tanács intézkedett e súlyos szabálytalanság megszüntetése érdekében. E szabálytalan ügyke zelésnek természetesen meg is lett a következménye : e községnek az ebből az időből származó iratanyaga majdnem teljesen és végleg elveszett, mégpedig iktatatlanul, Helyenként az iktatókönyveket év végén nem záradékolják és ezzel lehetőséget teremtenek akaratlanul is utóiktatások számára. Egy he lyen észleltük, hogy a korábban foganatosított iktatást felülragasztással megsemnisitették és helyette uj ügyiratot iktattak be„ másik helyen pedig az azonnali intézkedést igénylő rendelkezés még a negyedik napon sem volt iktatva, nemhogy elintézve. Természetesen minden egyes ilyen esetben intézkedtünk az illetékes felettes tanácsi szerv utján a hiányok és visszásságok pótlása és megszüntetése érdekében. Hasonló jelenségek mutatkoztak a névmutatózás terén is. Az e téren észlelt hiányok inkább a szakér telem hiányára mintsem mulasztásokra vezethetők vissza, bár előfordult, hogy az iktatott ügyeket egész éven keresztül nem mutatózták. Leggyakoribb hiányosságok abból a helytelen gyakorlatból keletkeztek, hogy az ügyeket nem a tárgyuk szerint mutatózták, hanem a kifejezésekhez tartozó névelők szerint s ennek következtében legtöbb ügyirat az a. vagy az névelő kezdetével az A betűbe került El lehet képzelni, hogy micsoda nehézségekkel Jár ilyen iratok kutatása akkor, ha majd egyszer a levél tár őrizetébe kerülnek. Sok helyen a keresztelutatózásnak még a hirét sem hallották, mert ennek fon tosságára senki sem figyelmeztette az érdekelteket Mi azonban felhívtuk figyelmüket hogy a több cimszó alatt való mutatózásnak milyen fontos szer.epe van az iratok megtalálásában, vagy gyorsan történő kikeresésében, mégpedig mind a jelenben, mind a jövőben, Tanácsainkat és segiteniakarásun kat a legtöbb helyen általában szívesen veszik és meg is fogadják és ennek tulajdonitható az a k«d69