Levéltári Híradó, 9. (1959)

Levéltári Híradó, 9. (1959) 3–4. szám - FIGYELŐ - Az iratkezelés jelenlegi helyzete Csehszlovákiában / 241–245. o.

bíróság, megyei biróság) más és más Jegyzékeket vezetnek, melyeket betűvel Jelölnek, pl. a C betű a népblróságon az állampolgársági, a megyei bíróságon a Co a lellebbezett állampolgársági ügyek jegyzéke sib. A bíróságok egyébként naplókönyvet is vezetnek, melyben feltüntetik az irat Jelzetét, a biró nevét, az eljárás óráját, fajtáját, a tárgyalás eredmény ét és a határozat kiadásának keltét. Jelentős szerepe van a bíróságok on a kartoték vagy könyv formájában vezetett névmutatóknak is. amelyet az Iktatóval egy időben töltenek ki, s ha újra előíordul a kérdéses név, akkor a kartoték-lapot kiegészítik. A tanácsoknak a 250/d954. sz. belügyminisztériumi utasítás értelmében, öt évenként ujra.veÁdett könyv formájában tárgymutatót is kell veseínlök. Ezt tárgyi szempontból ugy kell vezetni* iogy a* irattári jelzetekre mutasson. Az irattári Jelietek Jegyzékét a könyvhöz csatolni kell. A tárgyi csoportokat a szervek más- más szempontok szerint részletezhetik (betűrendben stb„), mutató célja, hogy meg állapitható legyen, nem adtak-e az ügyben már be előzőleg iratokat Az eíőiratokat azonban az előadónak is figyelemmel kell kísérnie. Az elintézés sürgősségét az illető szerv vezetője dönti el ^még ma», «igen sürgős* (két nap alatt), *sürgős* (egy hét alatt intézendő ei) szignókkal. A távbeszélőn, vagy személyes tárgyalás során lebonyolított ügyek elintézését az iratokon fel keli jegyezni. Az elintézést fogalmazvány formájában intézik el a beérkezett iraton, A fogalmazványon ieljegyzik az előadó utasítását, hogy hány példányban kell a tisztázatot készíteni, milyen mellékleíekkei kell ellátni. A fogalmazványt az előadó és a jóváhagyó tisztviselő aláírja. Az elintézés különleges módja a jegyzőkönyv, mely feltünteti a tárgyalás helyét, idejét, tárgyát, a jelenlévő személyeket és valamennyi fontos körülményi. A tisztázatot a leiró készíti és a fogalmazvánnyal összehasonlítja. A fontosabb kiadmányokat aláírásra visszaküldik, a kevésbé jelentőseken az irodavezető igazolja a másolat helyességét A sokszorosított kiadmányokról külön előjegyzést vezetnek. A szükséges feljegyzések megléteié után a kiadmányt kézbesitökönyvvel adják át az expedíciónak. Az expedíció ,a kiadmányokat borítékolja (több azonos címzettnek szólót egy boritokba) ós jegyzékkel kézbesiti vagy postázza (ajánlottakat a postai kézbesitökönyvvel). A fontos iratokat íóriwevényeket vagy az iratok mellé helyezik el, vagy külön előjegyzést vezetnek róluk. Aiz iratkezelés fontos szakasza az irattárban való elhelyezés. Erről részben már az előadó gondoskodik akkor, mikor az egyes részeket és azok összefüggését összehasonlója, gondoskodik arról, hogy az írat helyes irattári számot kapjon és feljegyzi a lapszámot. Az irodavezető az irat elhelyezése előtt megvizsgálja, hogy valamennyi irodai teendőt valóban végrehajtoítak-e rajta (elküldték-e a tisztázatot stb,) és az iktató könyvben feljegyzi az irat elhelyezését az irattárban. Az iratokat az irattári jelzetek szerint helyezik el. A tanácsoknál ezt egységesen hajtják végre, osztályok szerint A kerületi tanácsoknál az egyes osztályoknak kézi irattára van, ahonnan egy év után viszik át az iratokat a központi irattárba. A járási és községi tanácsoknak csak egy irattáruk van, de az iratok szükség szerint ott is hosszabb ideig maradnak az osztályokon, A tartós megőrzésre átadott iratokat a vezető hivatalnoknak kell ellenőriznie abból a szempontból, hogy belőlük a személyes érdekű mellékleteket az ügyfélnek visszaadták-e, stb. A megfelelő ilctatókönyvben vagy jegyzékben az irattárba való helyezés tényét feljegyzik, s az irat borítékján pedig feltüntetik az irattárbaheiyezés évét Az iratoktól elkülönítve őrzik az iktatókönyveket, jegyzékeket és más segédkönyveket A minisztériumokban az irattári szám összetett számjegy, s az iratokat főcsoportok, esetleg alcsoportok szerint helyezik el. A legalacsonyabb csoporton belül az iratokat a borítékon feltüntetett sorszám szerint helyezik el. Ha az irattárban elhelyezett iratokról jegyzéket vezetnek, akkor az iratok csatolását és visszaérkezését a jegyzékben feltüntetik. Ha az iratok nem kerülnek többé vissza, akkor ezt mind az irattári jegyzékben, mind az iktatókönyvben feljegyzik.