Levéltári Híradó, 9. (1959)
Levéltári Híradó, 9. (1959) 3–4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Oltvai Ferenc: Szeged város tanácsi szerveinek iratkezelése / 131–134. o.
6* E gészségügyi osztály. ügymié zése mintaszerű. A szociális, a gazdasági statisztika, a bér és az "oktatási ügyek vannak csoportosan kigyűjtse. A mJ. városi tanácsnál ez az egye^ len osztály, amelyik 4950. és 1951. évi iratait selejtezte és a visszamaradó iratokat beszolgáltatta a levéltárba. Irattározásuk mintaszerű. Az elmúlt évek iratait gyakran használják, 7 M Ipari osztály."Ügyintézés megfelelő. Számos tárgyat gyűjt ki, ennek ellenére négsincs irattári terve, mert 3 kigyűjtést a feinferülő eseteknek megfelelően végezte, pl. Finommechanikai és fémfeldolgozó Vállalat egyesítésének ügyei stb. Az osztály őrzi az 1957 januárjában megszünl élelmiszeripari csop.ort iratait*. Irattári helyzete központi irattá^ létesítését indokolja* 8, Ke resked elmi osztály. Ügyintézés és iratkezelés megfelelő, KigyüJtik a huskeret, gázügyek, sör és bor-keret tárgyakban keletkezett iratokat Alnnak ellenére, hogy közel 3000 iratot tartanak nyilván évenként, az iratok tárgyszerinti kigyűjtését kevésbé szorgalmazzák, pedig arra lehetőség mutatkozik. PL egy-egy kereskedelmi vállalat összes iratainak egy szám alá no* zása és annak megfelelően egy helyen történő lerakása* 9, Terv osztály. A nyilvántartás és ügykezelés mintaszerű. Mivel az osztály szervekkel doígozik; azok iratait különHíülön egy kartonon tartja nyílván a beérkezés sorrendjében. Nyilvántartó könyve tehát a kartonok gyűjteménye. Az iratok szervenkint elkülönülten irattartókban vannak le* rakva* Egy-egy előadó foglalkozik a szervek csoportjaival, ennek megfelelően a szervek iratainak irattartói az előadónál vannak hosszabb ideig. A nyilvántartást vezető adminisztrátornál vannak a kartonok. A szerv iratait az előadó kiszállások alkalmával rendszerint magával viszi és azokat a helyszínen'használja. Az iratok a dossziékban be vannak fűzve, ugy* miként az a vállalati ügykezelésben meghonosodott Kilenc év iratanyaga az osztályon van. Korábbi évek iratait előiratként gyakran használják, ennek ellenére az osztályvezető két éven tul is iratanyagnak a központi irattárban való tartása szükségessége mellett nyilaik ózott 1959. évben 150 dossziéjuk van. Jövő'évben is ennyi lesz, a dossziék jeleit meg fogják tartant 61* sz, dossziéjukban az un. vegyes ügyel tehát a szervek dossziéiba be nem sorolható ügyeik iratait tartják. 10, Égitési és JKözlekedési Osztály. Évi iratforgalmuk megközelíti a 3000-*t Számos iárgyat kigyüjtenek. (Pl. egy-egy építkezés.) Gyakran használják régebbi irataikat Mind az ez évi, mind a korábbi évekből származó nyilvántartó könyvek el vannak rongyolódva. Az iratjegyzékek hasa* nálata általános. A'zok is rongyosak. Az osztály iratai 1952*vel bezárólag már a levéltárban varinak, A levéltár és az osztály kapcsolata rendkívül élénk. A jelenleg folyó építkezésekhez régebbi terveket szolgáltatja a levéltár, ' 11> Munkaűgy^ p 5 ztály # Ügyintézés megfeíolö. Jellemző, hogy a szervektől munkaerőigény bejelentésére érkező iratokat nem tartják nyilván, azok adatait kartonra felvezetik, majd az igény kielégítése után a karton letéphető szelvényén értesitik a szervet A beorkező irmokat en* nek megfelelően azonnal selejtezik.. Javaslatok a) A' jelenleg használatos folyószám szerinti nyilvántartási iratkezelési rendszer náiráuyait azzal lehet csak csökkenteni, hogy az osztályoknak működési területüknek megfelelően t&rékedfli kell a tárgyszerinti kigyűjtésre, iit nyilvántartásra, ilyen lehetőség kínálkozik a Művelődésügyi, a Mezőgazdasági és a Kereskedelmi és Ipari osztályoknál, irattári terv kidolgozására kínálkozik lehetőség, ebben a helyi levéltár is segítséget tud adni, ilL abban közre tud működni. Javaslom* hogy ezeknek az osztályoknak rendeljék el működési körük részletes leü ásat és annak megfelelően irattári terv kidolgozását Lehetőség kínálkozik arra is, hogy mj. városi tanácsok fentebb emiitett osztályainak azonos ügykörjegyzéket készíttessünk. b) Az állandó bizottságoktól a titkárságra és &z igazgatási osztályhoz érkező iratokat nyilvántartásba kell venni és azokat a bizottságok faja szerint kell lerakni. A kerületeknél Is így 133
