Levéltári Híradó, 9. (1959)
Levéltári Híradó, 9. (1959) 3–4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Sárközi Zoltán: A Beloiannisz Híradástechnikai Gyár iratkezelésének és irattározásának ismertetése / 121–126. o.
Sárkőzi Zoltán: A BELOIAN NISZ HÍRADÁSTECHNIKAI GVÁR IRAT KBZBLSSÉNEI ÉS iRATLÍROZÁSÁNAK ISMERTETÉSE Az alábbiakban a Beloiannisz Híradástechnikai Gyár (Bp., XL Fehérvári ut 70J Iratkezelésének és irattározásának rövid ismertetését adjuk. Választásunk azért eseti éppen erre a gyárra, mert a magyar iparfejlesztés 1956 után kidolgozott uj tervében különös hangsúlyt kapott a hír adástechnika és a finommechanika fejlesztése. Ezen iparágakra a hazai ipar sajátos' szerkezete és nemzetközi helyzete miatt nagy Jövő vár, különös tekintettel a nagyarányú exporttevékenységre is* Ez az általánosságban tapasztalható fejődés tükröződik a Beloiannisz Híradástechnikai Gyár Jelentős méretű építkezéseiben és terjeszkedésében is* Már elöljáróban meg kell állapitanom, hogy a gyár iratkezelése és irattározása kielégít tőnek m ondható. Mindkettőnek a központi irattár átlagon íelüü munkája a közvetlen oka. A központi irattár és a iTÖK» az Igazgatónak közvetlenül alárendelt központi ügyvitel irányitásával végzi munkáját A központi ügyvitel vezetője szokta a posta egy részét is leibontani. A postabontást illetőleg a közel-Jövőben életbelépő s az iratkezelést átszervező tervezet ugy intézkedik, hogy a lényeges leveleket az igazgató, a főmérnök és a főkönyvelő közvetlenül lássa és szignálja, illetőleg tartalmukról általánosságban tudomást szerezzen. E tervezet kidolgozása azért vált szükségessé, mert a Jelenleg érvényben lévő ügyviteli szabályzat csak nagy vonalakban foglalkozik az iratkezelés és irattározás kérdéseivel* A iTÜK» tevékenységét egyébként az általánosságban is érvényes 94/1952. évi KGM rendelet szabályozz a* A központi irattár, mely egyben központi iktató és postázó is, minden bejövő levelel nyü* vántartásba vesz. A közönséges leveleknél az iktatókönyv megfelelő rovataiban sorszámozás nélkül feltüntetik a feladó nevét, a levél jellegét (nem tárgyát) és az ügyintéző vállalati részleg, vagy osztály átvételi szignóját Az ajánlott levéleket külön iktatják, mégpedig naponta újrakezdődő sorszámozással. Itt feltüntetik még az ajánlási ragszámot ÍS. A kimen", levelek és ezek másolatai évenkint újrakezdődő sorszámot kapnak, amit géppel ütnek az eredeti. levébr% annak a központi irattárban maradó másolatára és végül ezt a számot ütik be az ikiaíőkő/r/v megíelelő rovatába is. A kimenő ajánlott levelekre itt ragasztják fel a posiától alkaimantunt igenyelt és a nyilvántartásba is bekerülő ragszámokat Az iktató könyvben feltüntetik a címzett ne* vét és a levél jellegét A kimenő ajánlott leveleknek nincs külön iktató könyvük, csak a szokásos külön postakönyvük* A számbavételnek és nyilvántartásnak ez a rendszere lehetővé tsau, hogy a közponü iktatás minden egyes beérkező és kimenő levél útját nyomon kisérje és az iratok sorsát illetőleg útbaigazítás okkal szolgáljon. Az egyes osztályokon a központi iktatás után megkapott leveleket külön is számbaveszik s csak azután adják ki elintézés céljából az illetékes előadónak. A beérkezett-levelek az ügy intézés elhúzódása esetén huzamosabb ideig is megmaradhatnak az előadóknál, vagy az igazgatónál s csak a velük kapcsolatos válaszlevél másolata kerül a központi irattarba, Sz esetben is pontosan megmondható azonban, hogy kinél van a beérkezett levél* Az ügyintézés elhúzódása miatt sokszor csak év végén, esetleg még későbben kapja vissza a központi irattár az iíyen természetű iratokat * az általános szokás szerint - ömlesztett állapotban. Ilyesmi azonban csak kivételesen fordul elő* Az irattárban majdnem minden irat megtalálható. A beérkezett- és a kimenő - leveleket továbbá a megrendeléseket a gyárral kapcsolatot tartó cégek ábc sorrendjében feláliitoit dosz-
