Levéltári Híradó, 9. (1959)

Levéltári Híradó, 9. (1959) 3–4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Lugosi Miklós: Az irattári munka megjavításának útján: iratkezelés a Művelődésügyi Minisztériumban / 115–117. o.

IRATTÍRI MUNKA AZ IRATTÁRIJAUNKA__M1SGJAVÍTÁSÁNAKUTJÁN A, Levéltári Híradó szerkesztősége felelősséget érez az irattárakkal s egyáltalán az irat* kezelési kérdésekkel kapcsolatos egészséges közvélemény kialakításáért Ennek a felelősségéi-* zetnefc á jegyében nyitott teret külön rovat formájában is az irattári kérdéseknek - és kivan akciót indítani az iratkezeléssel, irattározással kapcsolatos szervezést személyi és tárgyi kérdésekkel kapcsolatos nézetek kikristályositásáért Jelenleg .ugyanis az a helyzet hogy elég sokfajta nyelven beszélünk, különböző irányokban és távolságban látjuk azokat a célokat amelyek felé ha^ ladni akarunk. Mindezen segíthet, ha a Jó ügybe vetett bizalommal elmondjuk problémáinkat s egymással vitatkozva a maga helyére tesszük az egyes kérdésekkel kapcsolatos nézeteinket Ennek, a reméljük széleskörű vitának kivan alapjául szolgálni a.következő probléma felvető kérdés-összeállítása i. Minden tekintetben jól szolgálja-e a használatos iratkezelési és irattározási rendszer a hivatal ügyviteli érdekeit? a) Milyen irattári rendszert használ jelenleg? - Van-e ügyviteli szabályzat, s ha igen, az foglalkozik-e az iratkezeléssel is? Akkorábban alkalmazott iratkezelési rendszerhez képest előrelépést vagy romlást jelent-e, alapelvei helyesek-e, vagy helytelenek? Hogyan hajtják végre a gyakorlatban; rontanak-e rajta vagy racionalizálják? (Az akta útja a nyilvántartásbavételtől az irattárig.) b) Minden irat eljut-e az irattárig? Ha igen, ezt milyen módszerekkel érik el, ha nem, mi az oka ennek s hogy lehetne rajta segíteni? Kérjük az irattárban alkalmazott rendszer leírását és bírálatát Az irattárban olyan csoportosításban vannak elhelyezve az iratok, hogy a leggyakoribb igényeket könnyen és gyorsan kielégíthetik? c) Készit-e az irattár valamilyen nyilvántartást a beérkező és ott tárolt anyagról, - a kölcsönzésekről és a szerelésekről, *• súlyt helyeznek-e arra, hogy az irattárat lehető teljessé tegyék, vagy megelégszenek-e a leadott anyag átvételével? 2, A jelenleg használatos iratkezelési rendszer által igényelt munkához képest elegendő munkaerő Iátjare el az iratkezelési és irattári munkát? a) munkakör önként (postabontás, iktatás, elosztás, lerakás, iratkezelés, mutatózás stb.) hány munkaerőre van szükség a reladatok jó ellátásához? b) hány munkaerő végezte ezeket a íeladatokat 4. a csoportszámos iratkezelési' rendszer bevezetése előtt? 2. a csoportszámos iratkezelési rendszer idején? 3. jelenleg? c) a fenti időszakok közül véleménye szerint mikor látta el legjobban a feladatát a kezelőség és az irattár? 3, Kielégítőnek találja-e az iratkezeléssel és az iratcárral foglalkozó munkaerők szakképzettségét? a) iskolai végzettségük? b) milyen és hány évi gyakorlatot talál szükségesnek az egyes munkakörök kifogástalan ellátásához? 415