Levéltári Híradó, 9. (1959)

Levéltári Híradó, 9. (1959) 1–2. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Ankét a levéltári rendezésről / 25–49. o.

raktári szempont kell érvényesüljön** <Egyszintű kutathatóság kialakítását * a forrásérték figyelmenkivül hagyásával - csupán a rendezettségi fok egységéért helytelennek tartom* jelenti ki egy másik kartárs. V, i • _.•'•. • Mikor tekint egy íondot teljesen rendezettnek? hangzik az ötödik kérdés. Egyik vélemény szerint csak akkor lehet valamely fondot teljesen rendezettnek tekinteni, ha abban (valamely rendezési elv következetesen érvényesül és valamely rendezési terv minden Iá* zisában maradéktalanul végre van hajtva.* Vagy más szavakkal: «Amikor a legkisebb irategységig, az iratdarabig, rendezve van.* Egyik válasz szerint a tárgyi csoportositásu anyag akkor teljesen rendezett, ha a tárgyi csoportokon belül időrendben is rendezve van, a missilis anyag pedig ha a címzetteken belül és a levélírók betűrendjén belül időrendben is rendezve van, a numerikus rendszerű anyag pedig, ha az iktatószámok (beadványok, mellékletek stb.) is a provenienc iának megfelelő rendben vannak. A válaszok egy másik csoportja megelégszik azzal, ha az iratanyag kutatható, használható állapotban van és bármely irat könnyen feltalálható. (Az alapszámon, szignaturán belüli rendezés olyan követelmény volna, amelynél a befektetett munkaenergia messzemenően több volna, mint a várható érték, amely jóformán egy a nullával.* Egy-egy megkérdezett teljesen rendezettnek csak az olyan anyagot minősiti, melynek iratai jelzetelve vannak, az iratok el vannak látva a levéltár pecsétjével, sőt egyesek a mintacsomózást is a-teljes rendezettség egyik feltételének tekintik* Sok válasz tér ki a segédletekre is. Egyesek egy-egy segédlettipust emelnek ki, mások pedig egyszerűen az (összes* segédletek elkészítését irnák elő. De vannak olyan válaszok is, mélyek szerint olyan iratjegyzék is szükséges, melyben minden irat mennyiségi adatai (íolio száma) is fel van tüntetve, ill. olyan segédlet is szükséges, melyben a hiányzó iratok is nyilvántartásba vannak véve. A válaszok Jórésze a selejtezettséget is a teljes rendezettség kritériumai közé sorolja. VI. A hatodik kérdés két részre tagolódott: (Mikor célszerű a segédletet készíteni: a rendezéssel egyidőben, vagy utána? A különböző loku rendezésekhez milyen segédletek készítését tartja helyesnek?* Az: első alkérdésre adott válaszok többsége szerint a segédletkészítést és a rendezést együtt párhuzamosan végezni nem célszerű. Mindkét munka meglehetősen időigényes, valamely fond ilyen feldolgozása tehát hosszú időt venne igénybe. Ezzel szemben csaknem egyhangúlag hangsúlyozzák annak szükségességét hogy a rendező munka közben a segédletekhez szükséges adatokat Jegyezze íel, vagyis annak nyersanyagát gyűjtse össze. Legcélszerűbbnek ítélik, hogy a segédletkészítés közvetlenül a rendezés után következzék, amikor a levéltárosnak az iratanyagról szerzett ismeretei még frissek. De célszerű, egyesek sze^ rint a rendezés után segédletet készíteni azért is, mert így alkalma nyílik a levéltárosnak, hogy az anyag rendezését ellenőrizze. Más válaszok a két munka párhuzamos végzését Javasolják, azzal az indokolással, hogy a két munka egmásbafonódik, a levéltáros a feldolgozás során megszerzi mind a két munkához szük32