Levéltári Híradó, 9. (1959)

Levéltári Híradó, 9. (1959) 1–2. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Ankét a levéltári rendezésről / 25–49. o.

IIL A kérdőív harmadik kérdése aziránt érdeklődött <mi a véleménye a megkérdezettnek, helyes-e egyidőben rendezni és selejtezni? Ha igen, általában tartja-e helyesnek vagy csak bizonyos iratoknál?* v A beérkezett válaszokból egységes álláspontra távolról sem lehet következtetni. A válaszok között a kérdések megválaszolásának szinte minden lehetséges variánsát megtaláljuk az iratok se* lejtezésének csaknem teljes tilalmázásától a gyors és a rendezéssel párhuzamosan végezhető se* lejtezés szükségességének hangoztatásáig. A válaszok legnagyobb része persze nem ilyen szélsőséges álláspontot tükröz. Sőt, egyes válaszok egyenesen kerülik a határozott állásfoglalást Többszöri átolvasás után se lehetett egyesekből kihámozni, hogy mit is akarnak kifejezni. Legáltalánosabb az a vélemény, hogy a selejtezést csak bizonyos esetekben helyes a rendezéssel párhuzamosan végezni. így egyesek nem tartják helyesnek a numerikus rendszerű anyag rendezését a selejtezéssel összekapcsolni, mert az ilyen rendezésnél az egyes iratok^ tárgy át nem kell megvizsgálni, a selejtezés érdekében viszont az iratokat alaposan át kell nézni. A selejtezés t?hát lelassítja a rendezést Legáltalánosabb az az érv, mely szerint megnyugtató módon csak akkor lehet selejtezni, ha már az egész anyagról jó áttekintést lehet szeresni, vagyis ha az anyag már rendezve van. Ha rendezés közben végezzük a selejtezést, a selejtezés szintje egyenlőtlen lesz, de az is előfordulhat, hogy egy önmagában forrásértékkel nem biró, kihullott, vagy elkeveredett iratot kiselejtezünk* pedig az később egyes iratok összefüggéseinek megértéséhez hasznos lehetne. Egy másik válasz szerint a két munka összekapcsolását az is nehezíti, hogy «a kiselejtezett iratokat (jegyzékbe foglalással, a segédkönyvek megíelelö rovatainak kipecsételésével stbJ nyilván kell tartani, az pedig rendezés közben megnyugtató módon nem oldható meg„» Egészen mellékesen- az egyik válasz ezt a kérdést a következőképpen oldja meg: «£gy kézbevétellel egyszerre végezhetjük el a két munkát Ha a két munkát összekapcsoljuk, a selejtbe tett iratok kivezetését a segédkönyvekből ugy oldhatjuk meg, hogy a selejtezett részt is rendezzük a kivezetés előtt* A megkérdezettek döntő többsége az iratok durva selejtezését a rendezéssel, mégpedig a durva rendezéssel mindenképpen összekapcsolná, hogy a teljesen értéktelen iratokat ne legyen kénytelen rendezni. A durva selejtezés alatt a külsőre is könnyen felismerhető, tömegesen előfor~ dúló, sablonos, általában jórészt nem is iktatott iratok kiemelését értik. így még a rendezéssel párhuzamosan kiselejtezendőnek tekintik a vétiveket, a postai feladókönyveket borítékokat, a számadáskönyvekbe feljegyzett számadás-mellékleteket, vállalati könyvelési bizonylatokat, könyvelési levelezést a sokszorosított körleveleket és egyéb íratok duplumait, fölös példányait stb. Az érdemi elbírálást megkívánó selejtezést azonban általában inkább a rendezés után tartanák helyesnek elvégezni. Egyesek azt javasolják, hogy a rendezés során kiselejtezhetőnek vélt iratokról a rendezést végző levéltáros készítsen feljegyzéseket s a selejtezést ezek felhasználásával a rendezés után végezze el. Mások azt javasolják, hogy a rendezés során magukat a ki* selejtez he tők nek vélt iratokat helyezze külön csoportba s a rendezés bejegyzése után döntsön ezek sorsa felett Mások a kérdés eldöntését az iratanyag terjedelmétől, rendszerétől, selejtezhelőségi fokától teszik függővé. így egészen kisterjedelmű (2-3 csomónyi) anyag rendezését egyesek az anyag átselejtezésével összekapcsolnák, de nagyobb mennyiségű anyag rendezését nem. A tárgyi csoportositásu anyag rendezését többen célszerűnek tartják az anyag selejtezésével összekapcsolni. A numerikus rendszerű anyag mechanikus jellegű rendezését - mint már előbb 30