Levéltári Híradó, 9. (1959)

Levéltári Híradó, 9. (1959) 1–2. szám - IRATTÁRI MUNKA - Az irattári munka megjavításának útján: részletek a Medicor Röntgen Művek vállalati működési-eljárási szabályzatáról / 111–113. o.

4. Az ügyintézők munkájának meghatározása és irányítása Az egyes ügyintézők feladatkörének Írásbeli rögzítésére egyfelől az egyéni felelősség elvének maradéktalan érvényesítése céljából, másfelöl munkaerőgazdálkodási, munkaügyi (létszám) elemzési célokból van szükség. Az alapvető szervezeti egységeken belül a fő- és önálló osztályvezetők valamennyi szellemi dolgozó részére állapítsanak meg állandó jellegű feladatkört (reszortot), mivel a munkakörök főosztályon, illetve önálló osztályon be* lüli szabályozása szempontjából az osztályvezetők és a csoportvezetők is ügyintézőknek minősülnek. 5* Az előadók ügyintéző munkája Az ügyintézők (előadók) kötelesek a számukra kiosztott ügyiratokat a beérkezés sorrendjében, de az egyes ügyek sürgősségének és a felsőbb szervektől kapott határidőnek figyelembevételével a fennálló szabályoknak megfelelően, a legrövidebb idő alatt, de azért teljes alapossággal és lelkiismeretességgel elintézni. Ugyanez vonatkozik az olyan ügyek* elintézésére, illetve munkafeladatok elvégzésére is, amelyek ügyirattal nem kapcsolatosak, de elvégzésüket valamilyen rendelkezés, vagy a vállalat ügyrendje irja elő. Ilyenek pl*: a könyvelési, nyilvántartási, adatszolgáltatási, műszaki dokumentációkészítést stb. feladatok. A vezető által határidő jelzéssel ellátott ügyiratokat a rendelkezésnek megfelelően, a «mafc jelzéssel ellátott ügyiratokat a feljegyzett napon, vagy ha azon keltezés nincs, 8 munkaórán belül kell elintézni. A minisztérium és egyéb felsőbb szervek leirati rendelkezéseit az azon megadott határidőn belül, kell végrehajtani, illetve a jelentést, adatszolgáltatást, stb. megküldeni. Ha az ügyiraton a felsőbb szervek, vagy a szervezeti egység vezetője által megadott határidő valamely okból nem tartható be, az ügyintéző az akadályt vezetőjénél köteles bejelenteni és tőle a szükséges intézkedések megtételét kérni. Az ügyintézői fegyelem betartása céljából a vezetők az általuk megszabott és meghosszabbítható határidő helyett adott ujabb határidőt az ügyiraton kötelesek feljegyezni. A vállalattól kimenő levelezéshez (felterjesztéshez, jelentéshez, stb.) az ügyintézés során belföldön magyar nyelvű cégpapírt a külföldi levelezésnél pedig idegén (angol-német-francia) nyelvű cégpapírt kell használni, a terjedelemtől függően félives nagyalakban vagy negyedives kisalakban. H hivatalos cégpapír fejlécének baloldalán minden esetben íel kell tüntetni az ügyet intéző főosztály vagy osztály elnevezését (pl.: Üzemgazdasági osztály) az ügy számát az évszámmal törve és az illető szervezeti egység római számát (pl*.; 3,056/1959. III.), az ügyintéző (előadó) nevét és a levélhez csatolt mellékletek számát (10 db-ig darabszám, azon felül icsomag* jelzéssel) továbbá a levél fejlécének jobb oldalán - ha ilyen adat rendelkezésre áll ~» fel kell tüntetni a címzett vállalat, szerv hivatkozási számát, vagy jelét és ügyintézőjüknek nevét A fejléc közepén a címzésnek szánt keretben a címzett vállalat, szerv pontos megnevezését és cimét kell feltüntetni. A levélen a tárgyat az ügy lényegére utaló tömör, pár szavas*kifejezéssel kell meghatározni. A keltezést az év, a hónap (betűvel írva) és a nap megjelölésével kell feltüntetni. A levél szövegét azonnal az ügy tárgyalásával kell kezdeni, tehát a tárgyra és a számra való hivatkozás és egyéb tbevezető» szöveget mellőzni kell. Ezek az adatok a cégpapír fejlécében a renüek szerint amugyis megtalálhatók, A kimenő levél (un. kiadmány) szövegének végén az aláiró vésető, vagy vezetők munka^ körét (állását) * és fontosabb ügyekben nevét is - gépírással íel kell tüntetni, amely fölött az aláírás, vagy aláírások történnek. A kimenő levelekre és egyéb iratokra esak a vállalat cégbélyeg* zőjének lenyomatát szabad használni, kivéve a mellékleteket* A bonyolultabb vagy a többféleképpen elintézhető és ezért a vezető (vezetők) döntését igénylő ügyek elintézési tervezetét először egy példányban, un. fogalmazványként-kA elkészíteni, majd az