Levéltári Híradó, 8. (1958)

Levéltári Híradó, 8. (1958) 1–2. szám - FIGYELŐ - Bélay Vilmos: Irattári és levéltári problémák New York államban / 217–221. o.

Ezután azt a kérdést vizsgálták meg, hogy a leltározás feladatát központilag vagy decentralizáltan oldják-e meg? Végül is jobbnak látták, ha a leltárt decentralizáltan, a helyi ismeretekkel rendelkezőszemélyzettelvétetik fel. a központ pedig csak ellenőrzi a müvelet helyes elvégzését Nehézséget jelenteti viszont az. hogy a helyi személyzetet több értekezleten kellett bevezetni a leltározás módszerébe* Az értekezletek nagy számát már maga az. a tény is indokolta, hogy igen sok helyen szétszórtan őrzik a leltározandó anyagot így pl. az Állam Közmuqka Osztálya hat kerületi hivatalt tart fenn, a Munkaszervezési Osztálynak pedig valósággal százával vannak helyi kirendeli* ségei. Még mindig olcsóbb és egyszerűbb raegeidáa veit a leltározásnak a helyi - vagyis az anya* got állandóan kezelő személyzettel való elvégeztetése* Másik kérdés volt az, hogy milyen módon dolgozzák fel azt a rengeteg aumerikus adato^ amely a leltározás folytán a. kőz^ojif Ádmjfi|$z!i»4trv Egység feeié&t Iförüi? Éppen »*ff ass adatol végy•;szta|$áere*k vagy kdnwyeti á.s£*á í$a$Mgtó* $W ügy 1iat*fr3#ták. hogy lyukasztott bolasli Üs** tyák módszerével dolgozzák fel az adatokat aiuiál is inkább, "mert erre a célra a szükséges gépi felszerelést biztosítani tudják, , További kérdési mikorra tudják ezt a nagy leltározást elvégezni? A határidő megállapítása érdekében kérdéseke^ tettek fel a különféle érdekelt hivataloknak. Maga a leltározást elrendelő og%tály \ hónapi határidő javasolt,, a megkérdezett tisztviselők a legkülönbözőbb határidőket mondták* i héttől 3 hónapig* Végül előírták, hogy 1955 november 7 és december 5 közt kell elvégezni a munkát Általában el is készültek vele december 15*ig, Milyen kérdésekre kell válaszolni a leltározóknak? Az eredeti kérdőpontok számát jelentékeny mértékben lecsökkentették, tekintetbe véve a személyzet kevéssé gyakorlott voltát Miután sokat tűnődtek azon, hogy milyen módon határozzák meg az iratanyag mennyiségéi, végül is arra a megállapításra jutottak, hogy elégséges az irattári szekrények (filé drawer) szá* mát megadni Csak azokat az állagokat kellett felvenni a leltárba, melyiknek terjedelme több 25 hüvelyknél azaz kb. i méternél * * ennyi ut ístandard* rekesz hossza, A leltározásnál két fogalmat vettek alapul; az egyes irat (record) és az állag (tulajdonképpen iratsorozati trecord sertés*) fogalmát Utóbbit ugy határozták meg. hogy a szervesen összetartozó iratoknak egyetlen egységet alkotó csoportja, amelyet mint egységet értékelnek (ezt nyilván ugy kell értenünk, hogy az egész, állagot egységként tartják meg vagy selejtezik ki). Santen cikkéből megtudjuk, hogy New Jfork áh lam irattáraiban nem tesznek különbséget * okirat* és «nem okirat* jellegű (record és non record) iratanyag között , A leltározás során, voltaképpen tőrvényellenesen, nem terjeszkedtek ki az igazgatóságok jelentéseire, a technikai kutatás segédleteire, a reference katalógusokra, az un. mintadarabokra. A leltárban elkülönítve vették fel a hivatali tárolóhelyen és a raktári tároló helyen őrzött iratokat Az utóbbiakban (ezek a mi fogalmaink szerinti tulajdonképpeni irattárak) zömmel «inaktiv» iratokat őriznek, mig a hivatali őrzőhely fogalmán az olyan irattároló helyet értik, ahol a hivatal zömmel a tkurrens* iratait őrzi (egy^s előadók iratszekrényei stbJ. Az iratanyag terjedelmét köblábban (eubíc feet), a íárolóhely alapterületét négyzetköblábban (square íeet), az iratoknak állagot (soré* zatot) képezd csoportját pedig hüvelykben (inch) mérték. A mikrofilm anyag terjedelmét folyóláb" ban.dinéar feei), az egyes filmkockákat miliméterben mérték, a felvágott film szalagokat megint hüvelykben. Különféle átszámítási kulcsokat adtak a leltározóknak, hogy könnyen meg tudják adni a négyzet- és köb-adatokat ifi, Mindezek alapján a leltározók könnyűszerrel megoldották feladatukat A tévedési faktor, amint utólagos ellenőrzés során kitűnt nem volt nagyobb 2 #-nál. Minden 25 hüvelyknél nagyobb terjedelmű állag egy-egy külön kartonra került. A kartonon rajta van az állag hossza hüvelykben, a tárolás módja, az állag köblábban kifejezett terjedelme és az 1954 évi gyarapodás hüvelykben kifejezve. Ezeknek az adatoknak alapján az elektronikus számológép szorzott, összeadott osztott ahogy kellett. Mindezzel kimondhatailanulsok munkaórát takarítottak meg a leltározóknak. \ Felvették az egyes •«• tehát nem sorozatban őrzött, 25 hüvelyknél kisebb terjedelmű iratcsc portok - iratok méretadatait is félhüvelyknyi pontossággal. Ez különböző szokott lenni; néha negyedhüvelyknyi eltérések adódtak, de különböző számításokkal igyekeztek ezt a hibapontot kiküszöbölni m '