Levéltári Híradó, 8. (1958)

Levéltári Híradó, 8. (1958) 1–2. szám - FIGYELŐ - Bélay Vilmos: Irattári és levéltári problémák New York államban / 217–221. o.

melyek alkalmasak arra. hogy az USA, számunkra meglehetősen idegen levéltári és irattári problémáit, egy konkrét területre leveütve közel hozzák hozzánk. Az első cikk Howard W. Crocker <A New York állami helyhatóságok iratkezelési programja* cimü cikke. A cikk azokról az erőfeszítésekről számol be. melyekkel az állam kormányzata a helyhatóságok egységes iratkezelésének, vagy mint Ők nevezik; iratkezelési programjának megszervezése érdekében az utóbbi években kifejtett Ennek a munkának küTönö3 helyi színezetet adott az a körülmény, hogy nyilván a hosszabb, történeti fejlődés eredményeképpen az állami és helyi közigazgatás erősen össze van fonódva, Crocker cikke elmondja, hogy New Vork államnak többféle iratkezelési programja van, a közigazgatás egyes szakágazatai szerint. Költségvetés, bíráskodás, városigazgatás, külön iratkezelési programokkal rendelkezik* A Crocker cikkében ismertetett helyhatésági iratkezelési program az állam teríöéfén fekvő helyt énkormanyzátok t megyék* (eoünty*k kézségei* különleges körzetek és is* kólák iratkezelését szabályozza, 5**6000 szervre terjed ki, azonban New íork város a területén lévő 5, megyével nem tartozik bele e program illetékességi területébe. Crocker rámutat arra, hogy a program összeállításánál figyelembe kellett venni néhány község, város és peremváros lakosságának az utolsó évtizedekben kibontakozott hihetetlen mértékű megnövekedését Ennek során egész sereg uj feladat került előtérbe; helyi vízellátás, szennyvízelvezetés, tűzvédelem, rendőri és egészségügyi szolgálat, utügyek, adózás, szórakoztató üzemek és iskolák megszervezése, működtetése stb. E problémák méreteire legjobban az a körülmény jellemző, hogy 1955-ben az állam területén kétmilliárd dollár adót szedtek be. Maga a tárgyalt iratkezelési program nem tfj. de 1951*ben lényeges módosuláson ment át Tulajdonképpen 1914-ig nyúlik vissza, amikor New ifork állam « oklevél-osztályát (<Division of Public Records*) felállították* Ekkor szervezték meg először itt a történeti értékű iratok állami megőrzését S ekkor készítettek először iratkezelési programokat is. Mint az Egyesült Államok egész területén, ugy itt is iszonyú mértékben gyűlnek az irattárakban az iratok. Az állami irattárak felügyeletével a végrehajtó bizottságok foglalkoznak. Az iratkezelési program végrehajtása azonban a New íork állam nevelésügyi osztályának a feladata. A helyhatóságok most kiegészített iratkezelési programja a következő főbb feladatokat tűzik kii 1. iratselejtezési terv elkészítése, 2. ismét bevonni a hatósági ellenőrzés alá azokat a szerveket amelyeknek felügyelete az utóbbi időkbon megszűnt Az ellenőrzés újjászervezése annál is inkább kívánatos, mert a felek ;é2* deke is megkívánja, 3. javitanj az ügyvitel, iratkezelés minőségét megtanítani a tisztviselőket a helyes ügyvitelre. 4. uj iratkezelési technikát kidolgozni a helyi igazgatási hivatalok számára, 5. a történeti értékű iratoknak levéltárba szállítását megszervezni. # A cikk irója elismeri, hogy sok minden történt már New York államban a fenti öt programpont megvalósítása érdekében, de szó sines arról, hogy akár csak egyet is sikerült volna teljesen megoldani. Az ügy elintézésének kulcsa ezer és ezer helyi igazgatási tisztviselő kezében van. A selejtezési kérdés megoldása például nem kielégítő. 1913 óta vannak erre vonatkozólag törvény.s rendelkezések, de az államügyész nem tartía megfelelőnek ezeket 1951 óta a selejtezési ügykörök megállapítása a nevelésügyi osztály hatáskörébe tartozik. Ez persze meg kell, hogy beszélje ezt az érdekelt többi osztállyal. Ennek során adminisztratív, pénzügyi, törvénykezési (jogi), és történeti szempontból megvizsgálják a selejtezés alá vont iratokat. Természetesen New York állam is nyilvántart több olyan iratiéleséget amelyet soha nem szabad selejtezni. A selejtezési jegyzékeket a tisztviselők évente felülvizsgálják és ha megállapítják, hogy őrizetükben olyan iratok is Crocker. V. Howard; The New York State Local Record Program. The American Archivisí, vol. XX, 31-41. l.« Santen, Vermon B.. The New Ifork State inventory Project The American Archivist vol. XX. 357-368. 1.