Levéltári Híradó, 8. (1958)
Levéltári Híradó, 8. (1958) 1–2. szám - KÜLFÖLDI LEVÉLTÁRI SZAKKIADVÁNYOKBÓL ÁTVETT CIKKEK - Sznliko, T. G.: Az állami levéltárak útmutatói összeállításának módszertanáról: Isztoricseszkij Arhiv, 1957. 4. sz. / 163–174. o.
A földrajzi mutatók összeállítása egyszerűbb azonban részletesen meg kell vitatni ezt. is,. így dönteni kell abban a kérdésben, hogy szerepelhetnek-e a földrajzi mulatóban etnográfiai fogalmak és megnevezések, A CG14L íöldr&jzi mutatójának egyes rubrikái Inkább a tárgyi-tematikai mutatóba fiienének, például ibőlgárok Oroszországban*, ogörögök Orosz országban*;. stt>, . Alapvető állításainkat és -javallatainkat tehát, a következőkben foglalhatjuk össze. i. Szükséges, hogy az útmutató kiadásával kapcsolatos munkát minden levéltár átggpdóltan szervezze meg. e munkát a legkvalifikáltabb'tudományos, munkatársakra kell bízni, "tanulmány ózol kell a már közzétett útmutatók kiadási tapasztalatait, a bennük előforduló hibákat és hiányosságokat figyelembe kell venni; az-útmutató szerkesztésének munkájába be kell vonni a történész-kutatókat* a készülő ut "• • - - •••*+ mutató sémáját és modellje! meg kell vitatni a levéltár tudományos tanácsának ülésein* 2*.£z útmutatók előszavait összetételük szempontjából - amennyire ezt az egyes levéltárak sa-'•ML' .'•'..játosságai lehetővé teszik-* egységesítem keli Csak olyan adatokat kell tártaim az ni ok„ amelyek szükségesek á használók számára. Szükséges, hogy az- előszavakat olyan ismeretekkel egészítsük ki melyek elősegítik a levéltár dokumentum-anyagain dolgozó kutatók körének kiszélesítését 3. Az állami levéltárak útmutatóinak maximális teljességre kell törekedniök. az általánosan őrzött összes fondokat tartalmazniuk kell .Természetes, hogy a történelmi szempontbői kevésbé értékes fond ok tartalmi megvilágításának foka tudományos és gyakorlati jelentőségük fokától függ^ •'£, Több figyelmet kell szentelni a f ondleírás ok sémájának kidolgozására. Elengedhetetlen, hogy a séma átgondolt tudományosán megalapozott legyen és megkönnyítse a kutató számára az útmutató használatát A séma' alapjául a fondfeiosztás' tárgyHunkcionális elvéi kellene tenni a ható,sági. aláren* deltség elvével és más irányelvekkel párosítva* ' . . 5 S Rögzíteni és pontosabbá kell tenni a leírások összetételét és alkotórészeik elhelyezkedési rendjét Ajánlatos a leltárakról szóló adatok kiegészítése, pontosabban a leltárak mennyiségének. fa> tálnak és felépítési elvüknek feltüntetése. A fondleirásokhoz bibliográfia nem szükséges! A ífondképzöről szóló történelmi jegyzetek legyenek maximálisan rövidek, mégis, tartalmazzanak elegendő adatot ahhoz, hogy a kutató a fond állományában ős struktúrájában eligazodhasson, A történelmi .jegyzetben csak a leggondosabban ellenőrzött adatok közölhetők, 6, A legnagyobb figyelmet a fond ok annotációinak^ összeállítására kell fordítani, Az annotáció rövidsége teljesen elengedhetetlen,, nera szabad azonban megengedni, hogy ez a rövidség a" íondral szóló ismeretek megrövidítésével járjon" és még kevésbé engedhető meg, hogy az annotálást a fond *ügyei» és dokumentumai kis részének felsorolásával próbálják pótolni vagy helyettesíteni;, az állandó őrzés Összes anyagát annotálni keli,.£ feladat síkeres megvalósítása érdekében szükséges a fond anyagainak csoportosítását előzetesen alkalmazni és olyan átgondolt annotáció-sémát összeállitani amely á legnagyobb teljességgel ölelné fel a fond dokumentumaínak tartalmát A íond anyagai csoportosításának alapjául elsősorban a tárgyi-tematikai szempontot, kell tekinteni .amely a dokumentumok tartalmának legteljesebb feltárását teszi lehetővé„ ez azonban nem zárja ki azoknak a többi szempontoknak és irányelveknek az alkalmazását amelyek 3 fond összetételét illetően a leginkább meg^ felelnek. ..;:•* Az égy és ugyanazon dokumeníum^ajtákra •'*levélezéss.. ^ügyiratok*, ^jelentéseké «előterjesz* tések* és így tovább) egy annotációban -v-aló ismételt hivatkozást el kell kerülni; az annotációban csak az adott fond szempontjából nem tipikus dokumentumfajtákra kelf rámutatni míg a tipíiois dokumentum-fajtákról jobb, ha röviden, a történelmi jegyzet végén emlékezünk meg* 7. Szükséges hogy a csoportos jellemzések alkalmazását korlátozzuk a kétségei kizáróan egytípusú és a todomány os történelmi viszonylatban csekély értékű fondok nem nagy kö*nére„ olyan feltételek között ifc,; amikor az annotálás^ nem csak az adott csoport összes fondjaí számára tipikus dokumentumoknál kötelező hanem egyes különálló «ügyek*-nél és dokumentum ok hál is f amelyeket egy vagy több fohdban őPi*n : ek , • ' . " v , . 173
