Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 3–4. szám - KÜLFÖLDI LEVÉLTÁRI SZAKKIADVÁNYOKBÓL ÁTVETT CIKKEK - Lengyel tervezet a "manipulációs iratok" őrzéséről és selejtezéséről: manipulációs (C kategóriájú) iratok mintajegyzéke / 549–562. o.

lük kapcsolatos (reszort, ág, ágazat) ügyiratok megrelelő bontására van szánva - az illető szakterületnek megrelelő manipulációs ügyiratokat roglalja össze. A jegyzék e részében mintaképpen csak a termelő üzemeknél előforduló manipulációs ügyiratok egyes nemeit tüntetjük fel. 5. A

1 jegyzék első rovatában mintaképpen fel van tüntetve az ügyírat tizedes rendben bon, tott jelzete, de csali a második számjegyig (kél számjegyes Jelzet) ; •* megjegyzendő, hogy a konkrét osztályozási tervekben a jelzetet és az illető rövidítést tovább kell bontani a harmadik, negyedik sőt néha további számjegyre (3-4 és többjegyü számok). A második rovatban példaképpen találjuk a főügykör megnevezését, szintén csak második számjegy szintjéig való bontásban. A harmadik rovatban találjuk a jelzeteknek megfelelő ügylajták és a nekik megfelelő manipulációs Jellegű ügyiratrajták megnevezését betűrendben. A negyedik rovatban példaképpen meg van adva a felsorolt ügyiratok csupán az egyes szervezeti részlegek regisztraturáiban, tehát az irattáron kivül történő megőrzésének egységesen megállapított őrzési ideje az egész munkahelyre. 6. A *C» betű utáni szám, amely a jegyzék 4. rovatában szerepel, azt az időt jelöli (teljes években vagy annak részeiben), amelynek elteltével az ilyen ügyiratok megsemmisítendők. A teljes években megadott időt az ügy befejezését (az anyag teljes felhasználását vagy időszerűségének elvesztését) követő január 1-től számítjuk, az év törtrészeiben megadott idő (4/2. 4/4, 4/42) = félév, negyedév vagy hónap), az illető időszak elteltét követő hónap első napjától számit, a zérus számjegy (0) pedig azt Jelöli, hogy a manipulációs iratok illető faja mindjárt az ügy befejeződése' után megsemmisítendő. 7. Ha a gyakorlatban bebizonyul, hogy valamely a C kategóriájú iratok jegyzékébe foglalt ügyirat hosszabb gyakorlati vagy esetleg .állandó megőrzésre méltó (például példaanyagként) akkor azt a B illetve A kategóriába kell számítani. 8. A manipulációs ügyiratok Jegyzékéhez a különböző olyan címszavak szerint csoportosított tárgymutatót kell csatolni, amely címszavak alatt az illető ügyek és a velük kapcsolatos manipulációs ügyiratok jelentkezhetnek. A tárgymulató minden egyes címszavánál utalni kell azon rő jelzetre és címszóra, melyet az egyes ügyiratoknak C kategóriába való sorolásánál, - mivel a tárgymutató címszavai eléggé általános rogalmazásuak -- minőig tekintetbe kell venni. Ha ui. nem ismerkedünk meg a fő címszó meghatározásával és az azt kisérő magyarázatokkal és megjegyzésekkel, hibát követhetünk el és a C kategóriába sorolhatunk az *A» vagy *ü» kategóriába tartozó ügyiratokat. 9. A C kategóriájú ügyiratok megsemmisítésére az illetékes állami levéltár úgynevezett általános engedélyt adhat, mely leljogosit az ügyiratok az állami levéltár ezirányu engedélyének esettenként való kikérése nélküli kiselejtezésére. Az általános engedély megadása az állami levéltár által meghatározott feltételek teljesítésétől rügg (ilyenek az irattári terv teljes életbeléptetése és a manipulációs ügyiratok részletes jegyzékének megállapítása, pontosan meghatározva a szimbajöhető egyes ügyiratok, iratok, űrlapok, nyomtatványok stb. rajtáját és nevét, a rtgiaztraturák és irattár kellő vezetése, az iratok egyes kategóriákba való sorolásánál tanúsított teljes poncosság). 550