Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 3–4. szám - Komoróczy György: A tizedes (decimális) iktatási rendszer tapasztalatai Hajdú-Bihar megye államigazgatási szerveinél: közigazgatási számrendszer és csoportszámos iktatás, 1949–1956 / 359–397. o.

helyett, ahova tartozik, a 43-40/4953". III. Igazg. oszt. alá helyezte, amivel tágitotta a tárgy kereteit s nem adott lehetőséget arra. hogy megkülönböztessük az • ügyvitel ügykezelés*, a tmunkaterv*, a ttársadalonbiztositás* stb. ügyeit a munkavorsenytől, miután mindegyik a 43 alá tartozik. A bontás az alcsoport feladata volna, önkényes eljárás szülte azt a gyakorlatot is, amelyet Debrecennél és a járási tanácsnál tapasztaltunk, hogy az •illetményelőlegek* egy részét a 32 szám alatt, másik részét ~ azonos ügyeket - a 44 alatt kezeltek s ezzel súlyos zavart okoztak. Máskor Debrecen titkársága pl. a békekölcsönűgyeket a 32 alatt iktatta, holott a 357 alatt kellett volna tennie; a pénztári tervek egy részét a 32, más részét a 35 csoportszám alá helyezte. A helyes eljárás 352 lett volna. Gondatlanság vagy nemtörődömség jellemzi azt az eljárást, amely mellett a íenntartott számokat, kötik le s helytelenül Járnak el a lekötött számok alatti iktatmányokkal. Debrecen titkársága a 49 fenntartott számot iVegyos természetű ügyek* számára VQÜQ igénybe, de az itt kezelt ügyek legnagyobb része tárgyi alapon saját számcsoporttal rendelkezett. Ezzel az eljárással ismét megbontotta a tárgyi egységet s önkényes eljárásával zavarba az ügykezelés logikus rendszerét. Olyan ügyek találhatók a 49 csoportszám alatt, mint pl. az Állami Áruház átvétele, amely a 426 alá tartozik vagy lakáskiutalás, melynek tárgyszáma 8094 vagy legelőtorüleíc!-: hasznosítása az állami gazdaság részéről, melynek száma 646 vagy sportegészségügy fejlesztése a 88 alatt, üzemélelmezés a 708 alatt stb. Ilyenformában az ügydosszié teljesen használhatatlanná lett Bár nem tartozik szorosan véve az irattári rendszerhez, de az iratok kezelésének szabályosságát, a visszakeresés nehézségeit kedvezőtlenül befolyásolta az irattárak megengedhetetlen állapota. Eltekintve attól, hogy az irattárak kötelező fenntartásáról az 4950. évi 29. tvr. intézkedik s azt a 485/4954, MT. sz. rendelet értelem szerint magyarázza, mégis az irattárak állapotában nem nyújt biztosítékot nemcsak az adott évben folyó iratok szabályos kezelés éhez, henem teljesen lehetetlenné teszi az iratvédelem követelményeinek megvalósítását. Egyes államigazgatási funkcionáriusok még a VOSZ előírásait sem tartják be, nemhogy a szocialista államigazgatás tartalmi követelményeinek eleget tennének Olyan községekben, mint Darvas, Fúrta, Zsáka, Vámospércs, Nagyléta, Monostorpályi stb., ahol a polgári korszak osztályuralmi szervezete meg tudta védelmezni a kizsákmányolás bizonyítására, tehát saját osztályuralmának gyengítésére szolgáló történelmi dokumentumokat, - nemcsak a régi írások egy része semmisült meg. hanem a proletárdiktatúra emlékeinek irásos dokumentumai is pusztulás áldozataivá lettek. Ennek a korszaknak, éppen a szocializmusért folyó hatalmas küzdelemnek levéltári, irattári anyaga veszélyeztetve van s struccpolitikát követnénk, ha nem hívnánk fel a figyelmet arra. hogy az irattárak védelme a jövő tudományos forrásainak védelmét jelenü, a történietirés gazdag anyagának megmentését hirdeti; eltekintve ettől, az iratvédő munka egyben a munkás-paraszt szövetségen belül keményen, szívósan harcoló proletariátus és dolgozó parasztság számára átíjt maradandó dokumentumokat az utókor elé, tehát lebecsülnénk saját harcaink szépségét, nehézségeit, ha nem vigyáznánk az iratanyagra. Ez az ügy iránti szeretettől fűtött néhány szó szükséges volt ahhoz, hogy megértsük, miért küzd a levéltártudomány minden fegyverrel a levéltári anyag megmentéséért s miért figyel fel még az ilyen jellegű cikkekben is az iratanyag helyes, gondos, lelkiismeretes kezelésének szükségességére. Maga a csoportszámot szabályozó Útmutató is ugy intézkedik, hogy az iratokat *a nyilvántartólapok csoportosításával azonos módon kell elhelyezni és kezelni.* (MIL rész) Ezt az előírást azonban nem tudják betartani, mert még olyan falvakban is, mint Püspökladány, az irattár polcaira minden egyebet rá kell helyezni, csak éppen a nyilvántartókartonokat nem. Nehezítette az irattári kezelést a decentralizált irattár is, amely osztályok rendjében kezelte az iratanyagot. Az osztályoknak viszont függetlenített irattárosa nem volt s emiatt az irattár sorsával csak addig törődtek az emberek; amig a folyó ügyvitelt volt hivatott kielégíteni. Utána már nem foglalkoztak vele. Helyes lett volna a járásoknál és járási jogú városoknál kialakult az a gyakorlat, hogy két évig az osztályok őrizték az iratanyagot, azután pedig átkerült a centralizált irattárba. De ennek a gyakorlatnak megvalósulása elé akadályt gördített egyrészt az a körülmény, hogy az egyes osztályok nem tartották be a két éves határidőt, másrészt pedig az előbb emiitett irattáros hiány. Az igazgatási osztály volt hivatva ellátni az irattár további gondozásának feladatát, de személyhiány következtében természetesen csak elvállalni tudta a munkát, de elvégezni már nem állott módjában. 386