Levéltári Híradó, 7. (1957)
Levéltári Híradó, 7. (1957) 1–2. szám - Szászi András: Szükség van-e tárgyi csoportosításon alapuló irattározásra? / 29–34. o.
való irattározás, sem annak olyan változata, mint amilyennel az egyik országos hálózattal rendel kező nagy központi szervünk iratait őrzik az irattárban, váltig hangoztatva annak egyszerűségét és gyakorlatilag megalapozottságát. Ez a rendszer annyiban tér el az alapszámok rendjétől, hogy bár az iratok az alapszámok növekvő számsorrendjében nyernek irattározást, minden iratnak meg van a tárgya szerint megillető irattári tárgycsoportja s annak megfelelő jele ott díszlik az iraton, a nyilvántartókönyvben, emlegetik is, csak éppen nem annak rendjében őrzik az iratokat Miért van hát? Ellenőrzési szempontból ! Mégpedig annak ellenőrzésére, hogy az iratok közül egy se juthasson illetéktelen osztály kezébe. Ugyanis az osztályok ügykörét felosztották az irattári tételek között s nyilvántartják, hogy melyik osztály melyik tételekbe tartozó ügyeket intézi. Ha netán ugy adódna, hogy valamelyik osztálynak az irattárban őrzött iratok valamelyikére szüksége van, azt csak akkor kaphatja meg un. rövid utón, ha az irat a nyilvántartás szerint abba a tételbe van sorolva, amelyben az igénylő osztály által elintézett ügyek iratait őrzik. Ellenkező esetben csak külön irásos en gedély alapján szolgáltatja ki az irattár,, Ezt az egyszerűsítés nevében vezették be a «komplikált. bürokratikus* tárgyi csoportositásu irattározás helyett, találós kérdésként hagyva, hogy hol és miben nyilvánul meg az egyszerűsítés, A tárgyi csoportosítás elméletének hivei, ha kisebbségben vannak is, nem hátrálnak meg. mert érzik, hogy az iratokhoz íüződő követelmények utat törnek maguknak. S azok, akik ma bürokráciát kiáltanak a tárgyi csoportositásu rendszerre, bizonyára be fogják látni a tévedésüket. s elismerik majd, hogy az iratoknak az ilyen elven alapuló' őrzése nem bürokrácia, s ugyanúgy nem bürokraták azok, akik sok meg nem értés és még több lebecsülés ellenére azt igyekeznek elérni, hogy az iratokat olyan rendben őrizzék, hogy azok az arra illetékesek számára könnyen hozzárérheíök legyenek és meg is találják azt az iratot, amelyre szükségük van. Mert tudatában vannak, hogy az iratok többsége valamilyen jog keletkezése, gyakorlása, megszűnése, továbbá a tudomány, a művészet, az oktatás, az ipar. a kereskedelem, a mezőgazdaság stb, több másna.í különféle ügyeiben jött létre, s nemcsak a jelennek, hanem a holnapnak is szüksége lehet rá Mind az állam, s mind az állam polgárainak egyformán érdeke, hogy minél gyorsabban hozzájuthassanak, ha az érdekeik azt kívánják, S nem kevésbé fontos ez a tudomány számára sem, hiszen az iratok a tudomány különböző ágainak céljaira szolgáló adatoknak megszámlálhatatlan sokaságát rejtik magukban, A tudomány, s nem utolsó sorban a magyar nép érdekei ellen cselekednék, aki nem azon igyekezne, ho^y mint a föld méhéből az érc, a szén, vagy az olaj, minden irat is, amelyre szükség van, előkerülhessen az irattárakban őrzött iratcsomók százezreiből. 34
