Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 1–2. szám - KÜLFÖLDI LEVÉLTÁRI SZAKKIADVÁNYOKBÓL ÁTVETT CIKKEK - Nazarova, Z.–Karnauhova, O.: A megőrzésre nem érdemes levéltári anyag kiselejtezése: Arhivnoje Gyelo, 46. sz. / 151–183. o.

A Szovjetunió és az OSZSZSZK központi levéltári igazgatósága azonban azt ajánlja, higy a jegyzékeket a termelési ágazatok alapján állítsák össze, mivel a struktúra szerint készült jegyzékeket a szerv struktúrájának minden változtatása esetén meg kell változtatni, A jegyzék elkészítésekor minden egyes termelési ágazatot vagy strukturális részleget, a jegy zék önálló fejezetévé alakítanak a szerv termelési ágazatainak és hatáskörének (vagy struktúrájának) megfelelően, figyelembevéve kölcsönös kapcsolatukat, A jegyzék fejezeteit a szerv munkaágainak és ügyeinek fontossági sorrendjében kell elhelyezni. Az egymáshoz közelálló tartalmú fejezeteket nem szabad elszakítani egymástól, így például a *Munka ügy* és •Káderek* fejezeteket vagy a 4Tervezés* és • Szocialista nyilvántartás és beszámolás* lejezetekeU A jegyzék tételeinek fejezetek szerinti rendszerezése legyen helyes és áttekinthető, vagyis a jegyzék különböző fejezeteire vonatkozó tételek feleljenek meg a fejezetek címeinek, így, a tudományos kutató szervek gazdasági ellátására vonatkozó tételeket az adminisztratív-gazdasági kérdésekhez kell sorolni és nem a •Tudományos kutató munka* cimü fejezethez, a sztahanovista mozgalomra vonatkozó anyagokat a <Munka ügy* fejezethez és nem a • Hálózat megszervezése* cimü fejezethez A tételeknek a fejezeten belüli sorrendjét következetesen be kell tartani: a fejezet elején kell elhelyezni az illető fejezetbe tartozó legfontosabb kérdésekre vonatkozó dokumentációt. Például, nem szabad a •Kiküldetésekről szóló beszámolókat* a «Népbiztosságon tartott tanácskozások jegyzőkönyvei* elé helyezni, sem az •Újságok szerkesztőségeivel észrevételek tárgyában folytatott ievelezés»-t a • Kormányhatározatok végrehajtásának ellenőrzéséről szóló beszámolók* elé tenni. A jegyzék tételeinek kialakítása a tárgyi csoportosítás ismérve szerint történjék, az illető kérdésre lerakásra került'iratfajta feltüntetésével. Például: •Tanintézetek-hálózatának felülvizsgálata (irányelvek, jegyzökönyvek, előadói feljegyzések és határozatok)*, vagy *A nehézipari tökeberuházás, kérdéseire vonatkozó előadások és határozatok* vagy •Szabálytervezetek magyarázó jegyzetei*. Viszont nem szabad olyan fogalmazásokat használni, amelyek alapján nem ítélhető meg, hogy az illető tárgy milyen iratfajtákban jelentkezik. Például: •A forrasztómunkások anyagi érdekeltsége*. • Szövetkezeti tulajdon, kapcsolatban a szövetkezeti mozgalommal*. •A személyzeti állomány csökkentésének elvei*. Világosan rá kell mutatni a tárgyi csoportok és alcsoportok kialakításának lőbb kategóriáira és el kell különiteni az alapvető dokumentációt a folyó levelezéstől, például: •Nyilvántartásra és beszámolásra vonatkozó utasítások, körlevelek és formulák, állandóan megőrzendő levelezés, 2 év*.. Nem ajánlatos az •anyagok* szó használata, helyette meg kell nevezni az • anyagok* fogalomba tartozó iratfajtákat. A "jegyzékek készítésénél ne egyesítsünk egy tételben különböző történeti és gyakorlati Jelentőségű dokumentumokat. Az ilyen összevonás a gyakorlatban rendszerint két okból származik vagy egy tétel több különálló tárgyat ölel fel, vagy pedig a tárgynál nincsenek íeltüntetve iraü'ajták Példák az első esetre: • A népgazdaság egyes objektumainak építéséről*, •Munkaszervezés az építészetben*, • Földkotró gépbrigádröl*.. -Példák a második esetre: •Technikai minimum*, •Levelező oktatás*, •Vetésforgó*. Az ilyen összevonások széleskörű alkalmazása amellett hogy módszertani lag is helytelen, maga után vonja azt is, hogy lehetetlen az anyagot helyesen és világosan selejtezni, A széles kérdéskomplexumokat alkotócsoportjaikra (tárgyi csoportokra és alcsoportok ra) kell felbontani, egyúttal meg kell jelölni az őrzési határidőket és minden esetben rá kell mu tatni az előforduló irattipusokra is, Nem szabad feltüntetni a problémákat a "tárgyak helyett. Például: •(ieofízika*, • Geokémia*, • Energetika*, •Kísérleti építkezés*; Nem szabad olyan általános megnevezéseket sem alkalmazni, mint: «A terüleü költségvetés és szerkezete*, vagy «A lakáskérdések tanulmányozásához lontos anyagok*. Egyáltalán nem engedhető meg a jegyzékben a homályos fogalmazás, mint például- •A testnevelés bevezetése a termelési folyamatokba*, •Ellenőrzési munka*, •tudományos-módszertani dokumentáció*. A tételeket világosan, érthetően és helyesen kell megfogalmazni. A jegyzékekben nincs helye olyan fogalmazásoknak mint például «A szabadságok kiadási tervei*, vagy •Kőolajlelőhelytartalékok*. Olyan cimek sem engedhetők meg mini ^Különböző anyagok*, iTovábbi feldolgozást nem igénylő pa464