Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 1–2. szám - Bautier, R.-H.: A levéltárak és a levéltárosok helye az államban: összefoglaló jelentés a Levéltárak III. Nemzetközi Kerekasztal Konferenciájára, Zágráb 1957. május 23–25. / 95–126. o.

4. Az amerikai levéltárosok szerint az állami levéltárnak mint a közigazgatás közvetlen segédszervének elsőrangú kötelessége, hogy átvegye az összes közhivatalok iratanyagát bármilyen értékű is az, - tehát tekintet nélkül arra, hogy maradandó értékű, vagy csak ideiglenesen használható anyagról van-e szó. A levéltár van uh legcélszerűbben felszerelve arra, hogy meg-, oldja azokat a problémákat, melyeket a modern iratok kezelése vet fel. gazdálkodás a férőhelyIyel, - különleges biztonság megteremtése a titkos iratok számára, -~ kipróbált rendezési elvek, stb. A kezelésről vagy maguk a levéltárak gondoskodnak, ha megíelelő épületekkel rendelkeznek (Kaliíornia, Minnesota, stb.) vagy pedig olyan ideiglenes levéltári központok, mint amilyenekkel jelenleg a szövetségi levéltárakkal kapcsolatban találkozunk. A probléma ugyanilyen alakban jelentkezik Ausztráliában is. ahol - szövetségi fokon épp ugy, mint az egyes államokban - olyan szisztémát igyekeznek életre hivnh mely az Egyesült v Államokéhoz hasonlatos. A Coramonwealth-levéltár felelőse azt írja, hogy a levéltári igazgatás kö~ teles minden módon megkönnyíteni a hivatali ügyekezelésben létrejött iratok egész tömegének megőrzését, éspedig vagy ugy, hogy azokat átveszi, vagy olyan formában, hogy azokat ideiglenes raklárakban hagyja a levéltárakkal kapcsolatban lévő untermediate records officers» őrizete alatt Ilyen módon 4950 és 1955 között kb. 80 000 folyólábnyi (vagyis kb. 27 íolyó-km-nyi) iratmennyiség került a Commonwealth levéltárába, benne 35 000 lábnyi maradandó értékű és 45 000 lábnyi - különböző ideig őrzendő -- iratanyag. UJ^Dél-*V ales levéltárnoka hasonlóképp ugy véli, hogy a levéltár illetékessége mái'

1 a hivatali iratköteg létrejötténél kezdődik, és tart az iratok kiselejtezéséig, vagy pedig addig, amig az anyag a levéltárba át nem kerül - Minden más rendszer veszedelmeket rejt magában. 2. Ezzel a felfogással szemben áll a legtöbb európai állam levéltárosainak ** kis árnyalati különbségektől eltekintve egybehangzónak mondható - véleménye. Egészen kivételes esetektől eltekintyej (amilyenek pl. egyes hivatalok megszüntetése) Németországban, Ausztriában, Hollandiában, Írországban, Skóciában, stb. a levéltárak csak állandó megőrzésre szánt iratokat vesznek át A holland főlevéltárnok ur pl. erősen hangsúlyozza, hogy a levéltárat csak a történelem vagy az állam szempontjából, vagy más szempontból maradandó értékű iratok megőrzése érdekli. Az európai levéltáros legfőbb problémája tehát nem az időleges értékű iratok megőrzése, hanem a selejtezések ellenőrzése. Gyakorlatilag az összes országok megkívánják, h)gy a levéltáros ellenőrzést gyakoroljon a selejtezések fölött s ennek az ellenőrzésnek a formája többféle lehet Erre a témára nem kívánunk visszatérni, minthogy a levéltár és a közigazgatás között együtt működés különböző módozatainak vizsgálatával a Levéltárak Kerek Asztalának 2. nemzetközi értekezlete foglalkozott Namurban 4955-ben. Valóban majdnem az összes országoknak az a vélemé nye, h>gy a csak időleges értékű iratokat meg kell hagyni azoknak a hivataloknak az őrizetében, melyek azokat létrehozták, de az állami levéltár gyakoroljon felettük ellenőrzést így van ez Franciaországban, az Archives N

a

üonales-ban is. Ez a levéltár is, amenynyire lehet, óvakodik attól, hogy teletömje polcait előbb-utóbb kiselejtezésre kerülő iratokkal, és e szempontból sokat vár azoktól a levéltárosaitól, akiket a minisztériumokba küld ki az iratok első szétválogatásának elvégzése céljából. Ezzel szemben a megyei levéltárak (Archives départemen tales) feladata az, hogy egyre szorosabban együttműködjenek az egyes hivatalokkal és egészen ujkeletü iratokat is vegyenek át ami uj személyzeti és építkezési problémákat vet fel, mindez per sze rendezés, selejtezés és leltározás szempontjából egyaránt a hagyományos levéltári alapelvek átdolgozását teszi szükségessé. 3. A LEVÉLTÁRAK ADMINISZTRATÍV ÉS TUDOMÁNYOS HASZNOSÍTÁSA A levéltárnak nemcsak az a feladata, hogy megőrző intézmény legyen, hanem az is, hogy biztosítása - éspedig a legjobb feltételek között -* az iratanyag hivatalok és magánosok részéről történő hasznosítását Gyakorlatilag minden levéltár, mely ezt a nevet megérdemli rendeUcezik meg.•'"*'•.* 97