Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 4. szám - FIGYELŐ - Hadnagy Albert: A korszerű irattári tervek kérdése a nyugatnémet levéltártudományban / 177–186. o.

Szólani kell még arról is, hogy az egységes- és minta irattári tervek alkalmazása során milyen tapasztalatok származtak és milyen javavSiatok lennének ezzel kapcsolatban célszerűek. Fi gyelemre méltó körülmény, hogy az eddigi irattári terveket egy kivételével közigazgatási és pénzügyi szakemberek szerkesztették és csak egy akad olyan, amelyiknek négy szerkesztője közül kettő levéltári szakemberek közül került, ki, holott nyilvánvaló, hogy a levéltárak nem lehetnek érdektelenek az irattári tervek mikénti szerkesztésében és alkalmazásában. A legtöbb uj irattári tervnél, bárhol jelent is meg, ugyanez a körülmény tapasztalható. Nyilvánvaló, hogy ilyen körülmények közt az irattári tervek a közigazgatási és számvevőségi szakértők egyoldalú gyakorlati szempontjait követik és a levéltári érdeknek csak egészen mellékesen szerepelnek a tervek kidolgozásában, ellentétben a bajor példával, ahol a levéltári érdekek teljes méltánylást érdemeltek ki a tervek készítésénél, A levéltáraknak elsősorban befolyással kell birniok az iratok rendjére, ami a községi levéltárak alapvető követelménye. Az iratselejíezéseknél biztosítani kell a levéltárak feladatainak ellátását erre vonatkozó jogaik egyidejű megállapításával. Az iratselejteaéseket nem lehet az irodaigazgatók hatáskörébe utalni, Az irattári tervek készítésénél alkalom nyilik arra is, hogy a községiirattárakról és levéltárakról megfelelő védelmi gondoskodás történjék és az irattári tervek továbbfejlesztése is megfelelő módon szabilyoztassék. Az irattári tervek ugyanis állandó kie*gészitésre szorulnak az uj idők követelményeinek megfelelően és ezért szükséges, hogy ezt a fejlesztést szakemberek végezzék központi irányítás mellett, mert ellenkező esetben- a nem egységes irányítás alatt végbemenő kiegészítések az iratkezelés egységességét ismét semmivé teszik. Általában az iratok rendjéhez tartozik az iratforgalom megfelelő szabályozása, az iratállagok célszerű kezelése és megőrzése és olyan szigorú rendelkezés, illetve tilalom kibocsátása, mely az időt nem álló papir- és írószerek alkalmazását eredményesen megakadályozhatná. Az irattári rendszerek konkordanciájának szükségességéről már volt szó. Az egységes irattári terveknek a minisztériumoktól a községi közigazgatásig való alkalmazá-r sát általában lehetségesnek tartják, de a célszerűség tekintetében megoszolnak a vélemények, a délbádeniek egyenesen tagadják ez utóbbit. Természetesen e kérdésben sem lehet Kaptafáról szó, hiszen az egyes hivatalok és hatóságok minden egyezésük mellett is sok eltérést mutatnak működésükben a különböző fokokon. Az is természetes, hogy a pénzügyi statisztikában nem található meg mind az a tevékenység, amit az igazgatási ágazatok kifejtenek és hogy az irattári terveket sem lehet kizárólag a községek háztartási ügyviteli mintatervezetére felépíteni. Meg nem valósítható az a törekvés sem, hogy az irattári tervek minden előforduló és kigondolható fogalmat rögzítsenek, mert ennek az tenne a következménye, hogy az irattári tervek szövegrésze jelentősen felduzzadna és áttekinthetetlenné válna, B tekintetben csodálatos módon már most sem vették figyelembe a falvaknak nagy tömegét; amelyeknek iratkezelési gondjain Alsószászországban és Délbádénben rövidített irattári tervek készítésével próbáltak könnyíteni. Mindezeken kivüi még egyéb nehézségek és hiányosságok is mutatkoznak az egységes irattári tervek tekintetében, melyek sok kritikára adnak alkalmát Vonatkozik ez elsősorban valemely elmúlt esemény iratainak közigazgatási jogi fogalmak szerint való szétbontására akkor, amikor a közigazgatási terminológia sem tekinthető,még véglegesnek. A tanulmány szerzője ezt a bizonyta-* lanságot a következő példákkal érzékelteti. A Rajna-pfalzi tartomány irattári tervében a magánerdőgazdáságot a 765^00 és 866-90 csoportszámok alatt lehet megtalálni. A vadászati Jog három csoportszám alatt is előfordul, ugyanigy a vadkár kettőben és igy tovább aszerint, amint a terminológiában bizonytalanság mutatkozik. A fheurer-féle tervben a szennyirodalom a H2/338 és -119/23 csoportszámok alatt található, mert egyik esetben mint sajtóügyet szemlélték az erre vonatkozó iratokat, a másik esetben pedig az erkölcsrendészet fogalma alá vonták, holott még egy harmadik csoportban is elhelyezhetők lennének, ha az iratokat az ifjúság védelmének fogalma alá vonnák. Ugyanilyen bizonytalanság és tétovázás lordul elő a fogalmak tekintetében más közigazgatási ténykedéseknél is az iratok elhelyezése tekintetében. £zeket a bizonytalanságokat a szerző szerint csak csökkenteni lehet éspedig jól átgondolt és megfontolt utasítás kibocsátása utlán. Ennél is célravezetőbb lenne szerinte az, hogyha felhagynának a túlhajtott teóriákkal és valamely esemény, vagy történés iratait az irattári tervben legfeljebb két helyen szerepeltetnék. Az iratok rovatrendjét illetően nincsenek kényszerszabályok. A Külby íéle terv például a választási iratokat az országos, tartományi, kerületi és községi választások szerint csoportosította, míg íheurer az összes választási iratokat a 027 Jelű alcsoportba osztotta be. Ugyanilyen eltérés mutatkozik a statisztikai és népszám184