Levéltári Híradó, 6. (1956)
Levéltári Híradó, 6. (1956) 4. szám - FIGYELŐ - Bélay Vilmos: Az Amerikai Egyesült Államok levéltárügye / 169–176. o.
a véleményét, -illetve jóvá kell hagynia a jegyzéket A Nemzeti Levéltár vezetője tagja a Nemzeti Levéltári Tanácsnak, amelyben rajta kivül a minisztériumok (•Departments*) képviselői, a Kongreszszusi Könyvtár (iLibrary ol Congress*) vezetője ugyanezen könyvtár parlamenti bizottságainak elnökei és a Smithsonian Institution nevű népművelési célzatú intézmény titkára is helyet íoglalnako $ Nemzeti Levéltár 1949~-Í950"ben mélyreható szervezeti változáson ment át Az 4949. június 30-i törvény megváltoztatta a nevét is és uj feladatokat bizott rá„ Neve ezentúl *Nemzetí Levéltár és Levéltári Szolgálat - National Archives and Records Service*. Az egész intézményt közvetlenül beleillesztették az USA kormánya általános igazgatási hivatalába (* General Services Administration*l Ezzel jelentős mértékben növelték a Levéltár tekintélyét; ma már eljutottak oda, hogy a Levéltár csak teljesen selejtezett és rendezett állapotban vesz át a hivataloktól iratanyagot A hivatali eredetű iratanyagnak a Nemzeti Levéltár számára való átadását 1936-ban szabályozta a Nemzeti Levéltári Tanács. Ez a szabályzat pontosan körülírja, hogy milyen anyagnak kell a Nemzeti Levéltár állományába kerülnie ; 1) az 50 évnél régebbi iratok, vagy azok, amelyeknek további elhelyezését az irattermelő szerv nem tudja vállalni, 2) a feloszlatott szövetségi hivatalok iratai, amennyiben az utódhivatal nem tudja őket használni, 3) minden olyan irat. amelynek a Nemzeti levéltárba való beszolgáltatását a Nemzeti Levéltári Tanács külön elrendelt Ezeken kivül a Nemzeti Levéltár semmiféle más iratanyagot nem vesz át, tehát nem követi az európai nagy központi állami levéltárak azon gyakorlatát, hogy nem állami eredetű iratsorozatokat, köztük családi lété tekét vagy egyes személyek, irathagyatékait is gyűjtik. Az USA ban ezeket többnyire a Kongresz szusi Könyvtár szokta megvásárolni, A Nemzeti Levéltár által átvett anyagot a proveniencia elveinek megfelelően őrzik. Minden minisztérium (Department) külön osztályt alkot, azon belül a hivatalok és hatóságok iratanyaga egy-egy csoportot alkat (fiecord Group); Az iratanyag jelzetelését a francia klasszifikációs rendszer szerint végzik, vagyis betűknek és számoknak kombinálásával* A Nemzeti Levéltár legégetőbb problémája az iratanyag hihetetlen méretű áramlása a levét tárba. Különféle utón módon próbálnak segíteni ezen, részben selejtezéssel^ részben filmrevétel lel, melynek megtörténte után az eredeti iratot megsemmisítik,, részben pedig a kevésbé fontos iratsorozatok számára vidéki kisegítő raktárak berendezésével. A selejtezés szabályozása körülményes, ugyanis minden irataegsemmisitéshez elvileg a Nemzeti Levéltári Tanács és az USA Kongresszusának hozzájárulása szükséges. Ujabban felmerült az a terv, hogy olyan iratcsoportokat amelyeket egy bizonyos jegyzékbe evégett felvettek, bizonyos idő elteltévet minden további nélkül ki lehet selejtezni, A selejtezésre megérett iratokat ezek szerint maga az irattermelő szerv megsemmisithett illetve eladhatja valamely könyvtárnak, múzeumnak, tanintézetnek, vagyis bárkinek, vagy bárminek, aki érdeklődik iránta. A kérdés azonban távolról sincs az egész Unióra kiterjedően szabályozva, mondhatjuk, hogy a forrongás állapotában van még. EL Sabbe cikkéből megtudjuk, hogy a selejtezési szabályzatok igen nagy eltéréseket mutatnak az egyes államokban, erről azonban az államok levéltárainak tárgyalásánál fogunk beszélni. Ugyancsak később, a levéltárak és a technika tárgyalásánál lesz szó a mikrofilmezés kérdéseiről. A Nemzeti Levéltár épületének és személyzetének tehermentesítésére szervezték meg 1950° ben a Szövetségi Levéltári Központokat (Féderal iiecords Centers) Washingtonban, New Yorkban, Chicagóban és San Franciscóban és ugyanekkor egy uj osztállyal bővítették a Nemzeti Levéltárat nevezetesen a Levéltári Intézési Osztállyal («Records Management Division»), amelynek az lett a feladata, hogy a szövetségi jelentőségű irattermelő szeryeknél íelgyülemlett hihetetlen mennyiségű •levéltárivá érett* iratanyagnak levéltárba kerülését adminisztrálja Ez a levéltárba irányítandó anyag *- jellegzetes mértékegységben kifejezve 18.5 millió köbíáb ( «cubic feeU), ami becslésünk szerint 600 000 köbméternek, azaz 3 millió folyóméternek Telelhet meg, Az adott szűk keretek közt nem térhetünk ki arra a kérdésre, hogy milyen módon adminisztrálják az amerikai levéltárosok ennek a roppant irattömegnek az állami levéltárakba való befogadását és elhelyezését 1|H
