Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 4. szám - FORDÍTÁSOK - Nuhlicek, Jozef: A nemzeti bizottságok iratkezelése az 1945–55. évben / 120–128. o.

Az 1954. szeptember 30-i irányelvek által bevezetett segédkönyvek közül elsőnek az iktatónaplóról kell megemlékeznünk, amelyet az illetékes ügyosztályok és az igazgatási ágak vezetnek. Cimfejben annak az ügyosztálynak (igazgatási ágnak) nevét és az évet tünteti fel, amelyre felfektették. Az «A3 formátumú nyomtatványnak összesen nyolc rovata van: 4. szám. 2, érkezés napja, 3. érkezett-tői (szám és kelt), 4, iktatnány tartalma (a baloldali keretvonal mellett, a rovat alsó sarkában a megelőző - kötelező - iktatószámot, a jobboldalon a mellékletek száma), 5. elintézésre kiadva (az előadó jele), 6. elintézve, elküldve, 7"; napon, 8. elhelyezve szám alatt. Az iktatáskor csak az 1-5. rovatot töltik ki. Az összes felsorolt adatok gyakorlatilag az irat jellegéből következnek, mert ezeket az adatokat az iraton Tel kell tüntetni. Ez elsősorban az előiratok kérdésére vonatkozik. Az iktatónak a bélyegző rányomásakor az iratra rá kell vezetni, hogy az előiratokat csatolták-e. vagy hol találhatók. Azoknál a kis helyi nemzeti bizottságoknál, amelyeknek nincsenek ügyosztályaik, az iktatónapló lehet az egyetlen rendezési és egyben nyilvántartási segédkönyv. Az irányelvek másik fontos tájékozódási és munkaközti segédkönyve a lajstrom. Erre vonatkozólag is az A3 formátum van előírva és cimfejben az illetékes ügyosztály (igazgatás) jelzését viseli. Szabályok szerint öt évre fektetik fel és tárgyi szempontok szerint, azaz irattári jelzetek szerint kell vezetni. Három förovata van : 4. név (a beadó neve, lakhelye), esetleg elnevezése (pL Gépáll.) vagy tárgya (pl. vetőmag). 2, iktatószám (először az évszám, majd az iktatószám), 3. irattári jelzet (az irattári jelzetek jegyzéke a lajstromhoz mellékelendő). A járási, városi és körzeti nemzeti bizottságoknál az iktatónak un, • átadókönyvet* kell vezetnie és minden év elején köteles minden ügyosztály részére egy könyvet felfektetni a következő rovatokkal; 4». kelt, 2. iktatószám, 3. beadó, tárgy, 4. átvette, 5. lerakás kelte, 6. irattári jelzet. Az ügyosztály iktatónapló vezetésével megbízott dolgozója az irat átvételét elismeri és köteles az iktatószámot megtartani, ahogyan az az iraton és az <átvételi könyvben* szerepel. Újdonság az, hogy a nemzeti bizottság saját kezdeményezéséből keletkezett iratokat is bevezetik, úgyhogy ha egy járási ügyosztály vagy más. vele egy szinten lévő nemzeti bizottság ügyosztálya elhatározza, hogy saját kezdeményezésből ad ki irai tot, akkor iktatószámot kell rá kérnie a központi iktatótól. Az iktatónaplókat elsősorban az operatív nyilvántartás céljaira szánták és az ügyosztályvezetők ellenőrzésének eszközéül. Az elintézett iratokat kizárólag az irattárban helyezik el éspedig ügyosztályok, ügyosztályokon belül pedig tárgyi szempontok (azaz irattári jelzetek) szerint, esetleg segédszempontok (betűrend stb.) szerint A betűrend a «>cs eh -és szlovák ábécé, kiegészítve a q és w betűkkel: a, b. c. c, d. e. f, g. h, eh, i, j, k, 1, m. n. s. p, o„ r, r, t, u, v, w, x, j, z, z, Az ábécé, dönta szó kezdetén és azon belül is ; a c, r, s, z mássalhangzók önálló betűknek számítanak, a d', l', ri, t' mássalhangzók nem. A magánhangzóknál sem a vesszőket, sem a lágy itójel eket nem veszik tekintetbe. Ha két szó csak a diakritikus jelek révén különbözik egymástól, akkor a diakritikus jel nélküli betűé az elsőség. A kettős magán- és mássalhangzóknál minden egyes betű önállóan saját természetes betűrendjében következik. Személynevek először a vezetéknevek, majd a keresztnév szerint rendezendök, címek a I: eresztnevek után következnek. Az azonos vezeték- és keresztnevü egyének megkülönböztetésére a születési évet. lakhelyet, vagy foglalkozást kell feltüntetni. Az egy névvel nevezett vállalatokat a több névvel nevezett vállalatok elé kell helyezni. Az összetett tárgyi elnevezések az alapszó szerint rendezendök, amelyet alá kell húzni, ha nincs az elnevezés elején. Az utcanevek elhelyezésének elve az, hogy az első szó a döntő (V kotcich, V tunich). Részleteket illetőleg a ÍSN 1440- 1947. szabvány előírásai a döntőek. Az irat lerakását az iktató az átvételi könyvben feljegyzi. A helyi nemzeti bizottságoknál, amelyeknek nincsenek ügyosztályaik, az iktatónapló az alapvető rendezési ós nyilvántartási segédkönyv s szükség esetén az egyszerű betűrendes lajstrom. Az iratok rendezésével megbízott dolgozónak itt megvan a lehetősége arra, hogy az iratokat tárgyi szempontok szerint, vagy az iktatószámok szerint időrendben rakja le. Az uj iratkezelés elvi különbséget tesz az iktatószám és az un. irattári jelzet között. Az iktatószám feltüntetendő az iratokon és rendszerint minden egyes iratnak külön iktatószáma van, amely az illetékes ügyosztály rövidítéséből áll, törve az iktatónapló sorszámával és újra törve 426