Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 4. szám - FORDÍTÁSOK - Egy lengyel levéltári munkautasítás: gyakorlati utasítás az irattárak felülvizsgálatára / 114–119. o.

3. A felülvizsgálati tervben szem előtt kell tartani az ellenőrzendő irattárak hierarchiáját, vagyis az illető vidékre jellegzetes tanács, valamint a legfontosabb ipari üzemek irattárait ellenőrizni kell. ügyelve a helyi körülményekre is. 4. Azon irattárakat, amelyek a levéltár részéről különleges felügyeletet érdemelnek, továbbá az elismerten mintaszerűen működő irattárakat legalább évente egyszer felül kell vizsgálni. 5. A vajdasági levéltárakban lehetőség szerint rendszeresíteni kell, hogy egyes meghatározott ágazat irattárait mindig egy és ugyanazon dolgozó vizsgálja felül. Ez az eljárás többek között lehetővé teszi egyes ügyiratfajok rendezésének specializálását és rendezésük módszerének egységesítését. Biztosítja az ügyiratok szakszerűbb elbírálását is, 6. A vajdasági székhelyeken a felülvizsgálatot szintén ágazatok szerint kell végezni, viszont a területen végzett felülvizsgálat esetén az illető helységben, a vidék jellegzetessége szempontja ból legfontosabb munkahelyeket kell fölülvizsgálni. (Például : a gdanski Vajdasági Levéltár közli, hogy vagy az illető területre jellegzetes anyagot, vagy az irányító jellegű egységeket látogatja meg. Tczewben és Malborkban létezik Belkereskedelmi Központ, de Malborkban csak közönséges állami áruház működik, az irányító központ Tczewben van. A Vajdasági Állami Levéltár - helyesen - csak a íczev/i Központot vizsgálja és nem megy el a malborki Központba. Egy másik Vajdasági Levéltár területén gz egyik vezető meglátogatott kör zetóben minden poliklinikát és egészségházat, de ugyanakkor helytelenül elhanyagolta a tanácselnökségek meglátogatását. A körzet üdülőhelyek vidéke lévén, csak 2 poliklinikát és egészségházat kellett volna kiválasztania, figyelmét ezekre összpontosítania és nem az összesét felülvizsgálni, 7. A nehezen megközelíthető vidéken felevő helységek felülvizsgálatát nyári időszakban kell végezni. 8. Amikor a felülvizsgálathoz szükséges munkanapok számát megállapítjuk, ügyeljünk a tervezett látogatás nemére (első vagy ismételt), az irattár fontosságára (fokára) és nagyságára, továbbá a megközelítés módjára, mert egy látogatás átlagos ideje ettől függ. IV. A felülvizsgálat előkészítése Az irattárat felülvizsgáló munkáját a következő módon készítse elő : 4. Gyűjtse össze az illető irattárra és fondjára vonatkozó egész anyagot, vagyis az előző felülvizsgálatok jegyzökönyveit (amennyiben voltak), a felülvizsgálat alkalmával tett utasítások, rendelkezések ügyében lefolytatott levelezést stb. továbbá az iratselejtezésre vonatkozó anyagot. 2. Ismerkedjék meg a felülvizsgálat előtt (a rendelkezésére álló ügyiratok és kapott információk alapján) a meglátogatandó munkahely nemével és szervezett felépítésével, továbbá elhelyezkedésével az állami apparátusban. A struktúra megismerése megkönnyíti az ügyiratok értékelését és lehetővé teszi, hogy figyelemmel legyünk a történelmi jelentőségű ügyiratokra, 3. Ismerkedjék meg az illető munkahelyre kötelező szabályzatokkal (kezelőirodái instrukcióval, ügyiratjegyzékkel és az irattárra vonatkozó instrukcióval). 4. Ismerkedjék meg az előzetes felülvizsgálat alkalmával történt észrevételekkel és utasításokkal. 5. Esetleg értesítse a munkahelyet néhány nappal a felülvizsgálat megtörténte előtt, (Ezt a módszert eredményesen alkalmazza a gdanski és v/roclawi Vajdasági Levéltár, ezzel javul a felülvizsgálat lefolyása és az irattár vezetője felkészül a bejelentett felülvizsgálatra,) V, A felülvizsgálat lefolyása A felülvizsgálat főfeladata az irattár teljesen operatív működésének biztosítása, az ügyiratok az egyes szervezeti egységektől határidőre való átvétele, a fond megfelelő rendezése és hoz445