Levéltári Híradó, 6. (1956)
Levéltári Híradó, 6. (1956) 4. szám - FORDÍTÁSOK - Kaczmarek, Román: Az irattár / 89–114. o.
B kategóriájú ügyiratokat, különösen amennyiben hosszabb megőrzési osztályozást nyertek, a selejtezés idején az állami levéltárak képviselőjének bevonásával mégegysser meg kei vizsgálni. Ez különösen a népgazdaságban kulcspozíciót elfoglaló üzemek esetében fontos. Egy idő múlva ugyanis az ügyiratok egy része az A kategóriába kerülhet és igy az állami levéltárba kell majd utalnt Az ügyiratok ésszerű osztályozása biztosítja az egyes gyűjtőkbe történő megfelelő beosztásukat és ezzel megkönnyíti az előadó munkáját A megfelelően elosztott és elhelyezett iratok őrzése az iratkezelési tervvel együtt biztosítja azok kellő előkészítését az irattárba való utalásra. Mint már említettük az iratok kategorizálásának és csoportosításának az alapja az iratkezelési terv. Az iratjegyzék elkészítése jelentős mértékben biztosítja az iratok helyes kategorizálását és ezzel elősegíti az iratoknak az irattártól való időnkénti elválasztását A jól elkészített iratkezelési terv az intézmény működésének alapos ismeretével párosulva hatalmas segítséget jelent a mindennapos munkában. Iratkezelési tervnek nevezzük azon vezérszavak rendszeres jegyzékét amelyek szerint az iratokat elhelyezzük és őrizzük. Ezek tervszerű elosztása feleljen meg az ügykörök (elintézésre kerülő ügyek) tényleges felosztásának, megjelölve az iratkategóriákat és a B kategóriájú iratok őr^ zési idejét is. Az iratkezelési tervnek világos ós áttekinthető szerkezetűnek kell len'nie, hogy az egyes dokumentumok és ügyiratok a kellő gyűjtőbe való sorolásánál ne támadjanak nehézségek és hogy segítségével a dokumentum (irat) valamely ügyhöz és gyűjtőhöz való tartozása könnyen, egyértelmüleg meghatározható legyen. Az iratkezelési terv minél állandóbb jellegű legyen -• nem szabad évközben megváltoztatni., Másrészt viszont nem lehet változtathatatlannak és véglegesen adottnak tekinteni. E fenti követelményeknek azzal tehetünk eleget, hogy a vezérszavak egyes csoportjai között a jegyzék végleges kiegészítéséhez (fejlesztéséhez) elegendő szabad helyet hagyunk., Ha az iratkezelési tervet kellő megfontolás után a naplós és naplónélküli kezelőirodái rendszerek, azok előnyeinek és hátrányainak kellő ismeretében dolgozzuk ki, akkor a jegyzék gyakorlati használata az intézmény egyik szerve számára sem okoz nehézséget. Az iratkezelési terv segédeszköz a dokumentumok (iratok) feldolgozásához, majd az ügykörö.k és ügyek szerinti kellő gyűjtőkbe való helyezéséhez. Megfelelően kidolgozott iratkezelési terv alapján nem nehéz meghatározni, hogy az iratok melyik gyűjtőbe tartoznak. A mintaszerű iratkezelési terv tételei ugy legyenek elrendezve, hogy a jegyzék minden tételének csak egyféle : A vagy B kategóriájú iratok feleljenek meg : pl. a szerv évi terveit és beszámolóit az A kategóriába számítjuk, míg a többi tervet és beszámolót (negyedévi, havi) a B kategóriába, A helyesen kidolgozott iratkezelési terv legyen : a) állandó, b) logikus és az intézmény működésén felépülő. c) szigorúan tárgy szerint osztályozott tételei legyenek, d) a főbb vezérszavak (tételek cinéi) szűkség esetén oszoljanak további vezérszavakra (cinekre), mindegyik cira pedig tartozzék valamelyik iratkategóriába (A vagy B2 t B3 stb.), e) ne tartalmazzon túlságosan nagy számú tételt (gyűjtőt), nem helyes azonban a nagyon kevés tétel sem. f) feltétlenül kerülendők az esetleg zavart okozó vezérszavak mint: tvegyes iratok*, <általános levelezési stb. mivel azok téves csoportosításokra vezethetnek Brosúránk olvasója az iratjegyzék felépítésére és kidolgozására vonatkozólag az idevágó irodalomban talál közelebbi felvilágosítást (1. az irodalmat és a minta iratkezelési tervet). (I. sz. melléklet) 94
