Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 4. szám - FORDÍTÁSOK - Kaczmarek, Román: Az irattár / 89–114. o.

gának engedélyével ezeket az ügyiratokat a helyileg illetékes állami levéltárba (központi, vajdasági vagy Járási levéltárba) kell átutalni. II, Az ügyiratok [elosztása kategóriákra és az ügyiratok, kimutatása Tekintettel arra, hogy az irattár átmeneti helye, az ügyiratok az előadótól (irodától) a levéltárba, illetve a hulladékpapir-gyüjtőhelyre vezető utján, különösen ügyeljünk az ügyiratkimutatás ésszerű elkészítésére és abban az ügyiratok A és B kategória szerinti osztályozására. Ez az osztályozás elsősorban azon intézmény számára lontos, amelyben az ügyiratok keletkeznek és benne a levéltár és a hulladékpapirgyüjtö csak másodsorban érdekelt Az ügyiratok osztályozása eldönti; mit lógunk tudni a jövőben az illető intézmény tevékenységéről, továbbá eldönti, hogy megmaradnak-e a jövőben is szükséges dokumentumok stbo Az ügyiratok ésszerű kategorizálása biztosítja, hogy a levéltárakba értékes írásbeli dokumentáció érkezzék és eltávolítja azon ügyiratokat amelyek csak ideiglenes, mulandó értékűek, s az állami levéltárak gyűjteményeiben csupán felesleges terhet jelentenének. Ne feledkezzünk meg azonban arról, hogy mivel az ügyiratok megsemmisítése aránylag könnyű, a helytelen selejtezés a tudomány számára pótolhatatlan veszteséget okozhat Ezért az ügyiratokat rendkívül óvatosan kategorizáljuk. Ehhez ismernünk kell ügyiratokat és az őket létrehozó intézmény szervesetét, helyét az illető szakterület hierarchiájában ; végül pedig azon tevékenység eredményét, amelyre a szóbanforgó ügyiratok vonatkoznak. Meg kell ismerkednünk az ügyiratok kategorizálásának általános irányelveivel és az idevágó részletes utasításokkal. Az egész dokumentációt, az ügyiratokat, könyveket, terveket, nyomtatványokat fontosságuk szerint két kategóriára osztjuk, mégpedig: a) tartós fontosságú ügyiratokra, melyek nem kerülnek megsemmisítésre, hanem örökre megőrzendők és a jövőben az állami levéltárba kerülnek; ezeket az ügyiratokat A kategóriájúnak jelöljük, b) ideiglenes jelentőségű ügyiratokra, amelyek megfelelő határidőkben selejtezendök és makulatúrává lesznek ; ezeket az ügyiratokat B kategóriájúnak jelöljük. A kategóriájúnak tekintünk minden politikai, társadalmi, gazdasági és tudományos szempontból tartós fontosságú ügyiratot, amely jelentős az egész állam, az illető vidék vagy helység vagy azon intézmény történelmére, amelyben keletkezett A tudomány az élet és a népgazdaság minden ágát kutatva, az ügyiratokat legfőbb, - ha nem is egyetlen, de alapvető - információs forrásként használja, továbbá tanulmányai és számításai alapjának tekinti. Különösen a nemzetek életének átmeneti korszakai követelnek szorgalmas tanulmányozást és lehető leggazdagabb dokumentációt Kétségtelen tehát, hogy a jelenben, a hatalmas társadalmi és gazdasági változások, tapasztalatok és ragyogó eredmények idején létrejövő ügyiratok a történész számára páratlan forrásanyagként szolgálnak. Ezért az ügyiratok kategorizálása közben gondoljunk arra is. vajon alkalmasak-e a jövő történészeinek kutatásaihoz. A megőrzendő ügyiratok közé soroljuk azt az Írásbeli dokumentációt (a kartográfiai, ikonográfiái anyaggal és nyo'mtatványokkal együtt), amely az intézmény fejlődését ós munkájának legfőbb irányait mutatja be, vagyis : a) az intézmény saját szabályrendeleti ügyiratait, mind azokat, amelyek jogerőre emelkedtek és az alárendelt szervekben kötelezőek voltak, mind pedig a megvalósulatlan tervekot, a rendeletek, törvényerejű rendeletek, utasítások, rendelkezések, körrendeletek, körlevelek, végrehajtási utasítások, szabályrendeletek és szabályzatok megváltoztatása^ és a hozzájuk tartozó anyagokat, végül pedig kiegészítésük anyagát b) az intézmény szervezetére, működésére vonatkozó minden ügyiratot és anyagot (sémákat, ábrákat, diagrammokat). #2