Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 4. szám - FORDÍTÁSOK - Kaczmarek, Román: Az irattár / 89–114. o.

Az Írásbeli dokumentáció különböző méretű lehet. Függ az illető intézmény munkakörétől, szervezeti felépítésétől, továbbá feladataitól. Az ügyiratdokumentációhoz számítjuk a szó szoros értelmében vett ügyiratokat, különböző fajtájú és alakú könyveket, kartotékokat, térképeket és terveket, vázlatokat és diagrammokat, illusztrációkat és fényképeket, filmeket, hivatalos és egyéb nyomtatványokat, végül az irodai tevékenységgel kapcsolatos pecsétnyomókat. Ezt a dokumentációt különböző módon és formában őrizzük meg, például vannak dossziébe helyezett, varrott vagy bekötött ügyiratok, de őrizhetjük gyorsfűzőkben és szegregátorokban, vannak különböző méretű könyvek, tartók, albumok, dobozok, ládák és szekrények. Mindezen anyagot a rendezés vagy folyamatos felhasználás első szakaszában rendszerint az egyes előadók vagy szervek vezetőinek dossziéiban, fiókos szekrényeiben vagy szekrényeiben őrzik. Az ügyiratok állapota és megőrzésének ideje keletkezésük első szakaszában nagyon különböző, leginkább* azonban az egyes szervek központi irodájának helyiségében vagy egyes irodáiban (titkárságain) tárolnak dokumentációt. Az egyre jobban felgyülemlő ügyiratmennyiség végül szükségessé teszi, hogy az elintézett ügyek ügyiratait külön helyiségbe vigyük. Ilyenkor válik szükségessé az irattár-kimutatás létesítése. Irattár hiányában a megőrzés sem az állami és hivatali titkokra vonatkozó előírásoknak, sem az irodákra kiadott utasításoknak, sem pedig az illető hivatal tényleges szükségleteinek nem mindig felel meg. Az ügyiratok az iroda helyiségéből gyakran más helyiségekben levő szekrényekbe vándorolnak, onnan pedig a folyosókra és egyéb alkalmatlan helyiségekbe kerülnek. De az egy helyiségben egyesitett és elhelyezett ügyiratok sem mindig kerülnek helyesen megszervezett irattárba. Ezt a helyiséget gyakran nevezik •levéltárnak*, tregisztraturának*. de a legritkább a helyes «jrattár» elnevezés. E jelenség okát a fogalmak összetévesztésében, a helyes nomenklatúra csupán a közelmúltban történt kialakításában, az egykor használatos «levéltár» elnevezéshez való ragaszkodásban kereshetjük, amely utóbbi név különben régebben helyes is volt, hiszen az irattárak akkoriban gyakran többévtizedes, vagyis levéltári jelentőségű ügyiratokat is őriztek. Manapság, mikor az élet követelményeinek megfelelően az irattárakat külön szerv formájában létesítették és vezették az illetékes hatóságok rendelkezései pedig szentesitették létezésüket, elérkezett az idő, hogy az irattárak ügykörét -és működésük módját pontosan meghatározzuk. A lengyel nemzet és állam történelmének mai korszaka, az uj társadalmi rend, a szocializmus építése megköveteli az ügyiratok rendkívül gondos őrzését. Sok ügyirat tanúskodik majd korunk harcairól, életéről, népgazdaságunk eredményeiről és ezért nem engedhetjük meg clkallódásukat vagy megsemmisülésüket. Ezeket a rendkívül fontos ügyiratokat teljes egészükben át kell adnunk a jövő nemzedékeknek és a jövő történészeinek. De az irattárba vagy levéltárba utalt ügyiratok nem mindig veszítik el a napi életre vonatkozó fontosságukat sem. Gyakran nemcsak azért folyamodunk az irattárban letett ügyiratokhoz, hogy valamely ügy előzményeit tisztázzuk, hanem azért is, mert régebbi tapasztalatokat is keresünk. Nem zárkózunk el a befejezett ügyiratoktól, sőt, szá^ montarljuk értéküket és használhatóságukat, például a találmányok és ujitások ügyiratai esetén, továbbá az ezeken alapuló szabadalmi ügyeket, városok és falvak szabályozási ügyeit, a termelt áruk mintáit és gyűjteményeit. De mégis az ellenkező véglet: minden darabka teleirt papiros megőrzése is helytelen lenne. Munka közben sok olyan közbeeső irat keletkezik, amely hamarosan értéktelenné válik még azon hivatal számára is, amelyben azt fogalmazták. Ebben az esetben az állam érdeke a jelen és a történelem számára egyaránt szükségtelen ügyiratok kiválasztását és makulatúrába való juttatását kívánja, hiszen a hulladékpapir fontos ipari nyersanyag. Minden hatóság, államigazgatási szerv, állami és társadalmi intézmény, bank. egyesülés és állami vállalat, szervezet és szövetség irattárat szervez és vezet Minden hivatal saját irattárat létesít, de betartva a közös irattár elvét valamennyi részlege számára. Ez persze nem jelentheti azt, hogy ettől az elvtől nem térhetünk el, de ebben az illető hivatal jellegzetes szükségletei kell, hogy döntsenek. 90