Levéltári Híradó, 6. (1956)
Levéltári Híradó, 6. (1956) 4. szám - Borsa Iván: A Német Demokratikus Köztársaság levéltárügye: úti beszámoló / 7–33. o.
Az előadó a levéllel kapcsolatban szükséges intézkedés tervezetét aa általa megadott ügy szám alatt elkészíti s vagy maga, vagy osztályvezetője, magasabb beosztású elöljárója aláírja. Aláírás és elküldés után a rendelkezés másolata vagy fogalmazványa a beérkezett levéllel együtt vissszakerül az előadóhoz, aki az iratokat az Irattári terv megíelelő rendszáma alatt nyitott Iratrendezőjében elhelyezi. A továbbiakban az iratokat az előadó saját szekrényében őrzi mindaddig, amig arra ügyintézésében szüksége van Az előadó tehát az els8*hónapokban, szükség esetén az első években saját maga által készített iratainak irattárosa is. Ha az előadónak egy ügyköréből kifolyólag sok irata gyűlt össze, amely íöiött aár nincs kellő áttekintése (ez általában az egy iratrendező vastagsága körüli mennyiség), ugy jogában áll az iratokat tovább bontani akár űgykörrészek, akár más ismérvek (helységek, beküldők abc-je) szerint Ha ügykörrészekre bontja, ugy ezeket az ügykörrészeket a tizedesrendszernek megfelelően egy további számmal kell jelölnie, s az iratokat visszamenőleg e számokkal ellátni s a jövőben pedig ez uj számjegyet is bevenni az irat ügyszámába. • * Az előadó, mint említettem, az iratokat addig tartja magánál, amig az illető ügykör feladatainak ellátásánál azokra szüksége van* E tekintetben nincs semmiféle előíráshoz kötve. Ha akarja, évekig, akár 5 évig is magánál tarthatía ezeket az iratokat. Nyomatékosan rá kell mutatni, hogy a német iratkezelésben sehol sincsenek évfolyamok. Ha tehát egy előadó egy ügykörben 5 év alatt csupán fél iratrendezőre való iratot készített ugy ez esetben égy iratrendezőn beiül 5 év iratanyaga íoglal helyet Ha viszont egy másik ügykörben egy hónap alatt megtelt egy dossziéja, s az ügyek természete olyan, hogy legcélszerűbb az iratokat időrendben elhelyezni, ugy egy dossziéban csak egy hónap iratai lesznek elhelyezve. - Úgyis lehetne ezt fogalmazni, hogy a tárgyi tagolás elve olyan erős, hogy még az is másodlagos, hogy az egyes iratok melyik évben jöttek létre, mert elsődleges az, hogy milyen tárgyúak, helyesebben melyik ügykör ellátása során jöttek létre. Ha az előadó ugy látja, hogy Vannak olyan iratrendezők, melyekre előreláthatólag 2-3 hónapon belül nem lesz szüksége, tehát nem kell állandóan az ügyintézéséhez, ugy ezeket átadja a szerv központi irattárának, német szak-kifejezéssel: a Verwaltungsarchivnak. Az átadást az előadó oly módon készíti elő, hogy két példányban átadási jegyzéket készít az e célra központilag előkészített formanyomtatványon (Ablieferungsverzeichnis). E jegyzéken kitölti az osztály nevét az iratrendezőnek az iratkötetnek (Aktenband) az irattári terv szerinti rendszámát, az iratkötet tartalmát és időkörét (években, vagy hónapokban), s ha azonos kategóriában több iratkötet is keletkezett ugy ezek számát is. Aláírja az átadási jegyzéket és osztályvezetőjével láttamoztatja. (Ez azt a célt szolgálja, hogy az osztályvezető lássa, hogy előadója milyen természetű iratokat kíván irattárba helyezni.) Ezen kivül a jegyzéken még három rovat van. A beérkezési folyószám,, mely azt a sorszámot jelzi, amely alatt az iratkötet az irattárban elhelyezést nyer; a megőrzési határidő; végül végleges levéltári jelzet selejtezési, átadási megjegyzések. £z utóbbi rovatokat a központi irattáros tölti ki. Az irattáros (Verwaltungsarchivar) az ily módon előkészített jegyzéket ellenőrzi, s a jegyzék mindkét példányára rávezeti az egy?s iratkötetek sorába azt a sorszámot amely alatt az iratrendezőt az irattárban elhelyezte. Ezután elismeri az átvétel megtörténtét, s az átadási jegyzék egyik példányát visszaadja az előadónak. Az előadó ennek a jegyzéknek a segítségévet ha előiratravaa szüksége, a saját maga által régebben kezelt és saját átadási jegyzéke alapján átadott iratokai e jegyzék alapján könnyen meg tudja állapitant s az irattárostól csupán a í kitünteteti sorszám alapján egy meghatározott számú iratrendezőt kell kérnie, amit valóban 'ts-2 perc alatt könnyen meg tud kapni. \ Az irattáros ugyanis a különböző osztályok előadóitól átvett iratrendezőket érkezésük sorrendjében futószámmal látja el és e számot vezetí rá az átadási jegyzékre. Az irattáros az átadási jegyzékeket azután osztályonként csoportosítva kezelt (Ujabban éppen a Levéltári Igazgatóság tanácsára egyes irattárosok két példányt kérnek a maguk számára az átadási jegyzékbőt Aiz egyiket továbbra is az osztályok rendjében kezelik, mig a másikat beérkezésük sorrendjében az iratrendezők futószáma szerinti sorrendben.) 13
