Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 2–3. szám - FORDÍTÁSOK - A levéltári dokumentumok felhasználása tudományos történeti és gyakorlati célokra: a levéltári anyagok rendezési nyilvántartási és őrzési rendje a szerveknél: módszertani segédlet / 131–161. o.

Az irattár vezetője (az irattárért felelős személy) a szerv vezetője felé telelős az irattári anyag őrzéséért és állapotáért. A belügyminisztérium területi levéltári osztálya, a városi és kerületi állani levéltárak állandóan ellenőrzik azt, hogy a szervek végrehajtják-e a kormánynak a levéltárügyben kiadott és a Szovjetunió Belügyminisztériuma Levéltári Főigazgatósága által kiadott irányelveit, ellenőrzik továbbá a szerveknél az irattári anyagok állapotát és megőrzését, az azokban Folyó munkát, továbbá az irattár vezetését, A levéltári szerveknek joguk van szemmel tartani a szervek irattárait, megkívánhatják tőlük a szükséges anyagot, ellenőrizhetik a helyszínén az anyagok helyes feldolgozását és őrzésük módját, megkívánhatják az észlelt hiányosságok megszüntetését. A szerv legkésőbb egy évvel keletkezése után megfelelő karton kitöltésével köteles bejelenteni irattárát, A falust területi és városi szervek levéltáraikat a területi, vagy állani levéltárban a területi, köztársasági és szövetségi jelentőségű szervek pedig anelyek a területen működnek a Belügyminisztérium Levéltári Osztályánál jelentik be. Ezenkívül évente január 15-ig a szerv a megfelelő levéltári szervnek adatokat szolgáltat az elmúlt év során felhalmozódott levéltári anyagról, továbbá az irattári felelős személyében végbement változásokról. (2. sz. melléklet) 2. Az ügyek intézése a folyó ügykezelésben Valamennyi az év folyamán az ügykezelésben már nem szükséges dokunentumanyagot a következő év elején átadják a szerv irattárának. Az anyagot rendezni kell. Ez mindenekelőtt azt jelenti, hogy a dokumentumokat helyesen az ügyirat-kezelés ismérvének megfelelően ügyirattá kell alakítani, A dokumentumok kialakítását és ügyirattá való alakításukat a folyó ügykezelés végzi el. A folyó ügykezelés helyes szervezetétől függ az összességükben a szerv történetét és működését tükröző levéltári dokumentumok helyessége és teljessége. A hivatali dokumentumok legfontosabb fajtái: a határozatok, intézkedések, utasítások, instrukciókjervek, beszámolók, kalkulációk, ügyiratok, szerződések, előadások. Jegyzőkönyvek stb. A dokumentumok eredetüket terkintve lehetnek: érkező, vagyis a szervbe más szervektől, vagy magánszemélyektől érkező dokumentumok és kimenő dokumentumok; kiadmányok, vagy e dokumentumok másolatai Ezenkívül vannak belső dokumentumok, amelyeket a szerven belül készítenek és használnak feL Az érkező és kimenő dokumentumokat külön könyvekben - az érkező és kimenő iratok taplóiban kell nyilvántartani. Minden egyes, a szervhez érkező dokumentum jobb felső sarkába iktató bélyegzőt ütünk, vagy pedig tintával iktatószámot irunk és felüntetjük az érkezés dátumát A kimenő dokumentumon a számot és dátumot a bélyegző vagy külön űrlap megfelelő rovatába írjuk, A kimenő dokumentum másolatán, amely az ügykezelésben marad, a számot és dátumot a bal felső sarokba irjuk. Az érkező és kimenő levelezés nyilvántartása végezhető központilag a titkárságnál (általános osztály), vagy pedig osztályok szerint Annak érdekében, hogy az ügyiratokat a folyó ügykezelésben Jól alakttsuk I:L a szerv az év kezdetéig dolgozza ki az ügyek proíiljának megfelelő nomenlclaturáját. (Lásd 3. sz. melléklet.) Az ügynomenklatura azon ügyek megnevezéseinek lajstroma, amelyek szerint a jövőben az ügykezelésben befejezett valamennyi dokumentumot kialakítják. 140