Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 2–3. szám - Oltvai Ferenc: Gépállomások iratai / 80–87. o.

A könyvelés fontos iratfélesege az éves mérlegbeszámoló, amely a gá gazdasági tevékenységének elemzése, kiértékelése és ehhez képest leltárból, mérlegből, eredménykimutatásból, az ezeket kiegészítő mellékletekből és a beszámoló jelentésből áll. Tudnunk kell, hogy a mérlegbeszámolót, .ilL zárszámadást a megyei tanács mezőgazdasági igazgatósági gépállomásig igazgatóságához és a MNB illetékes fiókjához is be kell küldeni. A gépállomási igazgatóság a gá-k mérlegeit és eredménykimutatásait felülvizsgálja, összesíti és felküldi az FM-be. Van éves és időszaki (tavaszi éá nyári) mérleg. Leltárt évenkint csak egyszer készítenek. A könyvelésen vezetett számos nyilvántartás közül az állóeszközök nyilvántartását enHtiük meg, mint olyan iratfóleséget, amelybe igen fontos .adatokat vezetnek azokról a munkaeszközökről, amelyeket a gépi munkák szolgáltatásához használnak fel. Az állóeszközökről un. egyedi nyilvántartást vezetnek, amelynek az a célja, hogy minden egyes állóeszközről megállapíthassuk mikor, milyen címen érkezett, vagy került el onnan, mennyi a teljes értéke és ebből mennyi értékcsökkenést számoltak el. Az állóeszközöket természetesen rőkőnyvi számlákon is vezetik, fajtánkint összevontan és csak értékben. Az állóeszközök egyedi nyilvántartását bekötött könyvben vezetik, amelyben az állóeszközök csoportosítva vannak. A könyvelésben végzik a bérszámfejtést Ezt a brigád munkajelentése alapján végzik. A bérfi zetési jegyzékbe, amely bekötött könyv, brigádonkint. kéthetenkint egyénileg vezetik be az adatokat. A könyvelésen thavi gazdasági beszámolót* készítenek, amely a gá egész havi működéséről ad számszerű felvilágosítást Nyilvántartási feladatok Az anyaggal, ill, az álló- és fogyóeszközökkel, a termeléssel, a pénz- és hitelműveletekkel kapcsolatbari számos irattéleség keletkezik a gá-n. Ezek mindegyikének megőrzéséhez nem fűződnek elengedhetetlen levéltári érdekek, mert ezek vagy alapbizonylatok, vagy azok alapján készült időszakonkénti összesítések, amelyek eredményei a továbbiak során a főkönyvben vagy a mérlegben, de a havonkint. vagy időszakonkint készült gazdasági beszámolókban is benne vannak és meglétük esetén az üzem működése, tevékenysége megbízható módon figyelemmel kisérhető. Ezeknek az alapbizonylatoknak és alapiratoknak nyilvántartásától is el kell tekintenünk. Megőrzésük azonban jogérvényességük lejártáig a gá érdeke. Ide sorolható iratféleségek a naplók is. Levéltári szempontból elhanyagolható főbb iratféleségek az un. analitikus (részletező) könyvelésben keletkezett iratok, amelyek adatai azután a továbbiak során ki vannak gyűjtve, és a főkönyvi un. szintetikus (összesítő) könyvelésbe jutnak. Nyilvánvaló, hogy a levéltárosnak ezekről az iratféleségekről is tudnia kell. Természetes ezek az iratok is becses adatokat tartalmaznak, mert ezek összesített adatai a főkönyvi számlákon tűntetik fel a bekövetkezett változásokat A gá-kon a vállalati ügykezelés irataihoz hasonlóan keletkezett iratok közül azokat tartjuk nyilván, amelyek megőrzéséhez a történeti és ügyviteli dokumentációs érdekek fűződnek. Azt tapasztaltuk, hogy a gá-kon az egy-két évnél régibb, tehát közvetlenül használatban nem lévő iratok általában rendezetlenek, sőt az üzem működésének kezdetétől nincsenek meg az iratok. A gá-k azok közé a szervek közé tartoznak, ahol a levéltárosnak komoly felvilágosító munkát kell végeznie az iratok iránti nagyobb megbecsülés növelése tekintetében. Pusztultak az iratok azért is, mert a gépállomások számos esetben változtatták helyüket, az átköltözés alkalmával nem- fordítottak kellő gondot az iratokra. Irattári helyiséget sem találunk mindenütt. - az iratok szekrényekben, ládákban, több esetben a padláson vannak tárolva. A gá-k esetében is, mint a vállalatoknál azokat az iratléleségeket. amelyek megőrzéséhez csupán jogérvényességük miatt fűződik érdek, mint a bizonylatokhoz, naplókhoz stb. nem tartjuk nyilván. 84