Levéltári Híradó, 6. (1956)
Levéltári Híradó, 6. (1956) 1. szám - Balázs Péter: Csomójegyzék és repertórium készítésének szabályozása / 153–165. o.
7. Repertóriumot általában - legalább raktári egységekig lemenőén - rendezett állagokról kell készíteni. Ha az iratanyag nagyobbik részében rendezett ugyan, de egyes raktári egységeken belül még találhatók rendezetlen iratok, a repertóriumban a raktári egység vagy tárgyi kategória megnevezése után zárójelben fel kell tüntetni, hogy az anyag rendezetlen. 8,\Az összekötött lüzeteket egy raktári egységnek kell tekinteni, de azon belül a íüzeteket egyenként íel kell sorolni. Ugyanez a helyzet akkor is, ha egy kötetbe több különböző tárgyú Klzetet kötöttek egybe vagy másoltak be.Ez is egy raktári egység, de valamennyi külön tárgyi egységet alkotó füzetet a raktári egységen belül fel kell sorolni. 9. Előfordulhat, hogy - akár a többitől eltérő nagyságuk, akár egyéb tényezők miatt (pl. bizalmas anyag) - egyes raktári vagy tárgyi egységek a logikai rendből kiemelve a sorozat végén, vagy egyenesen más raktárban (pl. páncélszekrényben) találhatók. Ilyen esetben a logikai rendhez kell ragaszkodni, itt kell az anyagnak raktári sorszámot adni és itt kell felvenni a repertóriumba is. Ha a logikai rendből való kiemelés véglegesnek tekinthető, akkor a jegyzékben is utalni kell rá,, hogy az anyag hol található. Pl.: 6. Arany János sajátkezű levelei Nagykőrös városához 4852--1859-ig (»B# páncélszekrényben elhelyezve); v Ha a kiemelés csak ideiglenes jellegű (kiállításra*), a Jegyzék készítésénél az anyag kiemelését nem kell tekintetbe venni. Ügyelni kell arra, hogy ha a kiemelt anyag véglegesen valamely más állagba (pl. gyűjteménybe) került, csak egy helyen kapjon raktári sorszámot 10. Előfordulhat, hogy az iratanyag többé-kevésbé hiányos,, (Nem egyes iratok, Jianem raktári vagy tárgyi egységek hiányáról van szó,.) Gondos utánjárással igen sok esetben meg lehet állapítani, hogy a hiányzó csoportok helyén milyen sorszámú vagy tárgyú iratoknak kellene lenniök. Ebből a szempontból igen hasznos lehet az intézmény irattári tervének, Hletve az állag egykori levéltári rendezéseinek ismereté. Ha a kallódó anyag holléte nem állapitható még, nem keU sorszámot adni a kallódó anyag raktári egységeinek, hanem a felsorolásban a megfelelő helyen a sorszám feltüntetése nélkül kell hivatkozni az anyag tárgyára és arra, hogy az iratok hiányoznak. GYAKORUTL MEGJEGYZÉSEK A CSOMÖJEGYZÉK ÉS REPERTÓRIUM KÉSZÍTÉSÉHEZ 4. A csomójegyzék és a repertórium készítése nem azonos a raktári egységek címfeliratainak mechanikus lemásolásával. Különösképpen a repertórium általában többet tartalmaz a címfeliratok összességénél. Ha a repertórium készítése rendezéssel párhuzamosan történik, s a rendezés közben látjuk el a raktári egységeket címfelirattal, vagy a raktári egységek címfelirata már egyébként is elavult, (nem fedi a raktári egység tartalmát), akkor'a tartalom kibontását csak a repertóriumban kell eszközölni s magán a raktári egységen vagy csak összefoglaló cim legyen, vagy az áüag cime mellett a lesorszámozott kisebb tárgyi egységek kezdő és végső sorszámát kell feltüntetni. Tehát a csomó felirata : v Pestvárym egyei Budapestvidéki Hegyközségi Tanács iratai. 9-12. (Ld. amellékelt mintát.) 2. A csomójegyzéket vagy a repertóriumot három példányban a/4 jelzésű 24 x 30 cm nagyságú megfelelő minőségű papinon (lehet féltiszta papíron is) keU elkészíteni. A gépelésnél olyan széles szegélyt kell hagyni, hogy a lapok esetleges későbbi beköttetése esetén sem váljék a szöveg olvashatatlanná, A csoraójegyzókeket és repartóriumokat a mellékelt minták szerint kell gépelni, s félévenként - a tervbeszámoló mellékleteként - 4 példányban kell a LOK-hoz felküldeni. 4P r
