Levéltári Híradó, 5. (1955)
Levéltári Híradó, 5. (1955) 1–2. szám - VITA - Vörös Károly: Helyes vagy helytelen a csoportszámos iratkezelési rendszer? / 177–179. o.
képpen mond csődöt. A rendszer hazai bevezetőinek legnagyobb tévedése véleményem szerint éppen az volt hogy ezeket az előfeltételeket nem látták világosan és helytelenül értékelték. A közigazgatási rendszámos majd a csoportszámos iktatás bevezetői ugyanis azt hirdették, hogy az új iktatási rendszer nagyban hozzájárul a bürokrácia megszüntetéséhez. A bürokrácia kérdését ezzel a rendszer hirdetői nagyrészben egyszerű technikai kérdéssé igyekeztek lefokozni, ami lényegéé tévedés volt. A csoportszámos iktatás ugyanis véleményünk szerint önmag ában csak egész kis mértékben csökkenti a bürökráciát. Az önmagában kifejezés hangsúlyozása nagyon lényeges: véleményünk szerint ugyanis a csoportszámos iktatás bevezetése csak követk ezménye lehet: az igazgatás egy olyan Jellegű átszervezésének, melyben a régi sorszámos iktatás már feleslegessé, sőt éppen az ügyintézés akadályozóvá válik. A csoportszámos iktatás előfeltétele tehát olyan igazgatási szervezet, melyben ez az iktatási forma már alkalmasabb az ügyek nyilvántartására. mint a régi volt. Kétségtelen, hogy a népi demokratikus államapparátus szervezeti módszerei magasabb típusúak, mint a felszabadulással, majd végleg a fordulat évével megdöntött régi államapparátuséi voltak. Vizsgáljuk meg azonban: minden vonatkozásban megfelelő-e a; jelenlegi szervezet már arra, hogy a csoportszámos iktatást (vagy bármely más tárgy szerinti iktatáson alapuló iratkezelési rendszert) azonnal és teljes egészében igényelje? A tárgyi csoportokba történő iktatás lényegében a vállalati ügyintézésből származik, onnan kezdte átvenni a közigazgatás is látva a rendszer kétségtelen nagy előnyeit. Meg kell azonban látnunk azt is, hogy ennek a vállalati ügyvitelnek a közigazgatásától számos eltérő vonása van. 4. Az egyes iratkezelési csoportok a vállalat, tevékenysége által pontosan meghatározott szűkebb profilián belül is vagy Jellegük, vagy az üzletfél személye vagy az üzlet tárgya vagy éppen az irattípus szerint állalában egymástól egész élesen elhatárolhatók; Az egyes a vállalat profilja által máris korlátozott számú s jellegű ügykör, illetve iratcsoportositási egység profilja pedig általában világos, éles, egyértelmű. 2. Az üzleti élet Jellegéből következik, hogy a vállalat kifelé irányuló ügyintézése általában egyfokú. Tehát valamely vállalat nemcsák hogy jellegéből következőleg korlátozott számú féllel van kapcsolatban, s korlátozott számú és tárgyú ügyet intéz, de ugyanakkor ezekkel való kapcsolata általában nem igényli közbeiktatott szervek, főleg nem az az ügykör profilját eltorzító közvetítését. Az általános államigazgatás ezzel szemben minden fokon, éppen legalsóbb fokon is. számos eltérést mutat: 4 ié A vállalatival szemben csaknem végtelen számú ügykörrel rendelkezhet részben a felek, részben az ennek során előkerülhető ügyek roppant változatossága folytán. (Egy tanácsnak az illetékességi terület minden lakosa elvben, csaknem bármilyen ügyben fele lehet.) Világos, hogy az ügykörök részletes, előzetes, pontos meghatározása ilyen körülményék között csaknem lehetetlen s legfeljebb az egészen nagyvonalú, utólagos tárgyi csoportosítást bírja el. 2. Teljesen elütővé teszi a problémát az államigazgatási szervezet felépítésének jellege is. Az államigazgatás hierarchikusan van felépítve, államhatalmi és államigazgatási szervek lépcsőzetesen elkülönülő s egyszersmind összefonódó alárendeltségében. A tanácsapparátus vonalán a tavalyi tanácstőrvény ugyan sok szempontból, igen helyesen. Jelentős közeledést tett e függések helyi vonatkozásokban történő lazítására, -' az államapparátus felépítése alapjául szolgáló demokratikus centralizmus elve azonban szükségszerűiig kell, hogy meghagyjon bizonyos, olykor több fokú függőségeket is. Fokozatosan áll ez a szakigazgatás különféle hivatalaira. Emellett éppen a III. Pártkongresszus vagy akár a jelenleg folyamaiban lévő átszervezések tanulságai megmutatják, hogy államigazgatásunkban még mindig szép számmal találhatók bürokratikus vonások, melyeknek következtében az ügyintézésben akadnak felesleges mozzanatok, Íróasztalok szülte munkakörök, egyes ügyek intézésében még eléggé ki nem alakult gyakorlat. Ennek következtében egyes ügyek elintézésük során nem egyszer túl sok fórumot járnak meg, intézésük lassúvá és vontatottá válik. Segítségei, egyszerűsítést Jelent-e ilyen körülmények között a csoportszámos iktatás? Nem, nem minden esetben segít, sőt sok esetben éppen bonyolítja a hivatal munkáját. Bonyolítja elsősorban azoknál á hivataloknál, ahol az ügykörök egyrészt még nem elég élesen profllozottak, s ahol a többfokú ügyintézés révén ennek során előfordulhat az ügy profiljának olyan méretű továbbior -178
