Levéltári Híradó, 4. (1954)

Levéltári Híradó, 4. (1954) 3–4. szám - Ember Győző: A Lengyel Népköztársaság levéltárügye / 11–43. o.

- 30 - i A külső iratrédelem azonban nem azzal kezdődik, hogy a levéltárak az irattárakat, ezek pedig az irodákat ellenőrzik* Mindenekelőtt olyan rendeletekre van szükség, amelyek az irodák és az irattárak munkáját szabályos-zák. Az ellenőrzésnek azután az a feladata, hogy megvizsgálja, vajj@B * rendeleteket megfelelő mődon hajtják-e végre. A levéltáraknak ezzel kapcsolatban az a szerepük, hogy az ilyen rendeletek elkészitéseben kSzremükö&ienek, s azokban a levéltári érdekeket érvényre juttassák. • A lengyel levéltárak ezzel a joggal rendelkeznek és élnek is* Annál is könnyebb a helyzetük etekintetben, mert Lengyelországban mind az általáÜOS, mind a speciális iratkezelés központi szabályozása a Minisztertanács hatáskörébe tartozik, amely ezekben a kérdésekben mint szakhatóságra, az Állami Levéltárak főigazgatóságára támaszkodik. A Minisztertanács által kiadott általános érvényű és vonatkozású szabályrendeleteken tulmenőieg? ás ásókkal összhangban, minden minisztérium maga is szabályozza az alája •rtozó szervek iratkezelését* A levéltáraknak szerepük van ezeknek a minisztériumi rendeleteknek a kidolgozásában is, nem* különben azoknak az utasításoknak a létrejöttében is, amelyekben azután az egyes szervek az általános minisztertanácsi és minisztériumi rendeletek alapján a maguk iratkezelését előírják. Az irattárakban folyő munkának sokféle ága és része mn» kezdve azon, hogy az iratokat az irodáktól - általában 2 év után - átveszik, végezve azon, hogy a levéltáraknak - központi szervek 15« középfokú szervek 10, alapfokú szervek pedig 5 év elteltével - átadják. Ezt a munkát mindenre kiterjedő rendeletek, utasítások szabályozzák, amelyek a levéltárak közreműködésével készültek. A levéltárak kezdeményezésére ebben az évben egy külön füzet is megjelent nyomtatásban, amelynek az a rendeltetése, hogy az irattárosoknak a rendeleteken és utasításokon tulmenőleg világosan meg is magyarázza, hogy mi a teendőjük. E sokrétű munkának leglényegesebb része az u*n* irattári tervnek a helyes elkészítése és annak alapján az irattári rendszernek a gondos kialakítása* Az irattári tervnek és a rája felépülő irattári rendszernek olyannak kell lennie* hogy mind a hivatni! igényeknek, mind a levéltári követelményeknek a lehető legteljesebben megfeleljen. A levéltáraknak döntő szerepük van a helyes irattári tervek elkészítésében* Jelenleg már minden minisztériumnak és az alájuk tartózd minden szervnek megvan a maga irattári terve. E

zek már a levéltárak közreműködés sével készültek, s igyekeztek az emiitett igényeknek és követelményeknek egyaránt megfelelni* Sok tekintetben azonos elvekre épültek, minden vonatkozásban egészségesnek mégsem mondhatok* A levéltáraknak, elsősorban a Főigazgatóság tudományos osztályának, most az egyik legfontosabb feladata, hogy kidolgozzon egy általános, minden szervnek egyaránt megfelelő, s mindegyikre egyformán kötelező irattári tervet, amit a Minisztertanács fog kiadni, s amit azután az egyes minisztériumok és az alájuk tartózd szervek továbbfejlesztenek ugyancsak a levéltárak bevonásával - a maguk szükségletének megfelelően* Ez a készülő általános irattári terv - miként a már eddig elkészült ideiglenes irattári tervek is, amelyek elkészítésénél ügyeltek arra, hogy lehetőleg összhangban legyenek a készülő általános irattári tervvel m a decis* malis tárgyi rendszeren alapszik. Minél általánosabb az irattári terv, annál kevesebb számjegyű tárgyi csoportok szerssoünek benne. Arra törekszenek azon- N ban, hogy négynél nagyobb számjegyű csoportok eg^s&en irattári tervben se legyenek*