Levéltári Híradó, 4. (1954)
Levéltári Híradó, 4. (1954) 1–2. szám - ISMERTETÉSEK - Hajdu Tibor–Hajdu Tibor: Frolov, A. D.: Ügykezelés a szovjet hivatalokban. (Budapest, 1954.) / 136–138. o.
Az ügyke zelés szervezete és feladatai cimü fejezet röviden ismerteti az ügykezelés szervezetének alapvető típusait /központi-ügyosztály- és vegyes ügykezelés/ és az ügykezelés irányításának feladatait© Kiemeli, hogy a jó ügykezelés előfeltétele a tapasztalt ügykezelési apparátus, melynek a technikai műveletek elvégzése mellett feladata az elintézés ellenőrzése, a hivatal által elvégzendő munka nyilvántartása és a kezelt iratanyag alapján felvilágosítások adásao Megszívlelendő 9 milyen nagy jelentőséget tulajdonit a szerző a titkár munkájának* A következő fejezet a posta iktatását ismertetio Ebből a fejezetből megtudjuk^ hogy a Szovjetunióban a hivatalokban különféle iktatási rendszereket alkalmaznak., nevezetesen a naplórendszerü és az ik-atólapon történő iktatás különféle típusait* "Egyik vagy másik iktatási rendszer választása attól függ 9 hogy az mennyire alkalmas az adott hivatal munkája szempontjából és mennyiben biztosítja munkájának operatív voltát*" Ezután ismerteti az iktatás rendszereit* Mint irja* a Szovjetunióban "a részletes bejegyzéssel ellátott naplószerü iktatási rendszer az iratok nyilvántartásának legelterjedtebb formája" mig a csoportos iktatási rendszer "a szovjet hivatalokban nem terjedt el széles körben"* Az iktatás rendszerét a hivatal jellegétől függően kell kiválasztani* A harmadik fejezet az érkező posta kezelését ismerteti* Leirja a folyamatokat* melyeken az érkező posta keresztül megy? az átvételt az elosztást, a posta felbontását {) iktatását és továbbítását. A több névre szignált iratnál megjelölik a felelős ügyintézőt* Ismerteti a nagyobb hivatalokban elterjedt egyéni lapon történő iktatást« Ezeket a lapokat ügyfelek szerint osztályozzák* Ismerteti a naplórendszerü /iktatókönyves/ iktatást is, melyet főleg kisebb ügyforgalmat lebonyolító szervek alkalmaznak* Hangsúlyozza, hogy az iktatásnál nagyon fontos az irat tartalmának világos és tömör meghatározása. Ismerteti a szerző a nagyobb hivatalokban használt számmutató segédkönyveket is* A negyedik fejezet a kimenő postával foglalkozik^ Ismerteti a külön böző iratfajtákat, a hivatalos irat felépítését, elkészítésének módját, iktatását és elküldését* Az ötödik fejezet az elintézés ellenőrzésével foglalkozik* Hangsu^;ózza a gyors ügyintézés fontosságát* Minden levelet el.kell intézni két három nap alatt, ha.~ pedig ez nem lehetséges, értesíteni az érdekelteket* Az ellenőrzés alá vont iratot külön bélyegzővel látják el és felelős személyt jelölnek ki a megfelelő elintézés ellenőrzésére* Az" ellenőrzésre a szovjet hivatalokban összehasonlithatatlanul nagyobb gondot fordítanak, mint nálunk« Külön fejezet foglalkozik a dolgozók leveleinek, -panaszainak és kérv ényeinek kezelésévei* A dolgozók leveleit ki : lön kezelik és betűrendben iktatják. Az iktatás egyébként az előbb ismertetett módokon történik* A válaszokat nem iktatják külön* A dolgozók leveleit a válasz másolatával együtt, külön őrzike A hetedik fejezet a rendelkező iratok nyilvántartását é s szétküldését irja le* A rendeleteket és utasításokat külön kezelik* Kisérő iratot csak akkor csatolnak a rendelethez, ha az átvétel igazolása kötelező, az igazolás a kisérő irat megfelelő részének kitöltése és visszaküldése utján történik* A felettes szervtől érkezett rendeletek iktatását rendszerint külön naplóban végzik* ' A nyolcadik fejezet ismerteti a folyó ügykezelés ügyir atait Q Megkülönböztetik a folyó ügykezelésben és az irattárban kezelt ügyiratokat* Mivel. az ügyiratok helyes kialakítása igen fontos, rendszerint minden év elején nomenklatúrát állítanak össze, leggyakrabban tárgyak, más esetekben nevek, földrajzi nevek, vagy levelezők szerint* Az iratokat rendszerint irattartó-
