Levéltári Közlemények, 93. (2022)
Levéltártan - Rainer Jacobs: Szövetségi alárendelt szervek: regionális vagy központi átadás? (fordította: Szabó Attila)
Szövetségi alárendelt szervek: Regionális vagy központi átadás? Az Autobahn GmbH iratkezelési rendszere jelenleg kialakítás alatt van. Enterprise Information Management System (EIMS) alkalmazás beszerzésére írnak ki közbeszerzést. A minden üzleti folyamatot lefedő EIMS-t fogja központi alkalmazásként használni az összes iroda. Az EIMS nem a hivatalokban használatos ügyiratképző iratkezelést végez, hanem iratokat (dokumentumokat) kezel. Minden iratot többféle besorolási sémához lehet rendelni, ezáltal különféle kontextusok jönnek létre. A feldolgozó és döntési folyamatok a központi tárban minden információhoz hozzájuthatnak, függetlenül attól, hogy melyik telephely vagy iroda keletkeztette őket. Mivel az EIMS információs szerkezeteit elsődlegesen nem az Autobahn GmbH szervezeti rendjéhez tervezték és az iratkezelési folyamat nyomon követhetősége érdekében a különböző telephelyek, irodák részére az iratokhoz tartalomspecifikus hozzáférést kell biztosítani, az információk szolgálati helyek szerinti felosztása a tartományi levéltáraknak az iratok átadása céljából csak úgy lehetséges, ha az egyes iratokat a kontextusukról leválasztják. Mindez nem felel meg a helyes állománygyarapításnak. Eltekintve azoktól az interfész problémáktól, amelyeket az Autobahn GmbH esetében ugyanolyan módon kellene kezelni, mint a BPol esetében, ez esetben úgy tűnik, hogy maga az EISM sem tudja szakszerűen a társaság alárendelt szerveinek iratait a tartományi levéltáraknak átadni. Szakmailag vállalható megoldásként az adatoknak a szövetségi levéltár általi átvétele jöhet szóba. Összefoglaló Az esettanulmányok azt mutatják, hogy a korábbiakban a szövetségi alárendelt közigazgatási szervek iratainak tartományi levéltárak részére átadására vonatkozó mindkét célkitűzés - vagyis a tartománytörténeti kutatás részére a lényeges iratok egy kutatási helyen tartása (irategyüttes egyben tartása) és a szövetségi levéltár tehermentesítése azoktól az iratoktól, amelyeknek nincs jelentősége a szövetségi állam egésze történetének szempontjából - a digitális világban újra értékelendő. Megjelenhetnek újabb nézőpontok, amelyeket egy-egy döntésnél - amennyiben a szövetségi levéltári törvény 7. § előírásai szerint kell eljárnunk - figyelembe szükséges vennünk. Arra a tényre figyelemmel, hogy a szövetségi hatóságok elektronikus ügyintézési rendszereiből és szakrendszereiből a tartományi levéltárak részére az átadásátvételi folyamathoz szükséges interfészek létrehozása rendkívül idő- és költségigényes, a szövetségi levéltár részére pont ellentétes hatású lesz az a tehermentesítési folyamat, amelyet a papír alapú iratok tartományi levéltárak részére átadásával értek el. Nem kizárólag a szövetségi levéltár oldalán fog jelentős erőforrás-lekötést eredményezni a folyamat, hanem mindez igaz a tartományi levéltárakra és az átadó helyekre is. 193
