Levéltári Közlemények, 93. (2022)
Levéltártan - Rainer Jacobs: Szövetségi alárendelt szervek: regionális vagy központi átadás? (fordította: Szabó Attila)
Rainer Jacobs SZÖVETSÉGI ALÁRENDELT SZERVEK: REGIONÁLIS VAGY KÖZPONTI ÁTADÁS?1 Az eljárás, hogy a szövetségi, de csak regionális illetékességgel rendelkező alárendelt szervek2 az ügykezelésük részére már nem szükséges irataikat felkínálják átvételre a tartományi levéltáraknak, évtizedek óta működő gyakorlat, és az érintett levéltárak, hivatalok által messzemenően magától értetődő folyamat. Mindenesetre az elektronikus ügyintézési módra áttéréssel alapvetően változnak meg a hivatali iratok iratátadási folyamatának3 keretfeltételei. Következésképpen az elektronikus iratokra vonatkozóan felteendő a kérdés, ésszerű-e folytatni az eddigi eljárást. Történeti fejlődés és jogszabályi alapok A Weimari Köztársaságban gyökeresedett meg az a gyakorlat, hogy a központi igazgatás alárendelt hivatalainak levéltárérett iratait a tartományok állami levéltárainak kell átvételre felkínálni. A birodalmi belügyminiszter 1931. december 5-én kelt rendeletben4 szabályozta, hogy azokat a tartományi vagy helyi történeti értékkel bíró iratokat, amelyeket a birodalmi levéltár már selejtezhetőnek ítélt, az illetékes tartományi vagy városi levéltárak magukhoz vehetik. Mivel egy-egy iratképző hely által keletkeztetett iratok tartalmi ismérvek alapján különféle levéltárakra szétosztását levéltárszakmai szempontból problémásnak látták, a birodalmi belügyminiszter5 1936. augusztus 4-én körrendelet formájában újabb rendelkezést adott ki. 1 Az írás eredeti címe és megjelenési helye: Nachgeordnete Stellen des Bundes: zentral oder regional überliefern? Archivar Hrsg. Landesarchiv Nordrhein-Westfalen. Duisburg, Heft 02, 2021. 92-96. A füzet súlyponti témája az elektronikus hosszútávú levéltári megőrzés (digitale Langzeitarchivierung), amelynek egyik tanulmánya a magyarra fordított mű. A szerző Rainer Jacobs, a Német Szövetségi Levéltár egyik digitális és elektronikus iratok átadásáért felelős referense. A fordítást a jogtulajdonos engedélyével közöljük. 2 Egy-egy minisztérium az alárendelt összes szervével alkot egy államhatalmi egységet, „tárcát”, „ressort”-ot. 3 Aussonderungsprozess, vagyis az iratátadás-átvételi eljárás, amelynek keretében lezajlanak az ügyvitel részére már nem szükséges iratanyagok levéltárnak további őrzésre felkínálása, a levéltári iratértékelés, az iratátadás vagy a nem maradandó értékű iratanyagok megsemmisítésének alfolyamatai. 4 A szóban forgó rendelet megnevezése: „Verwertung von Akten für wissenschaftliche Zwecke” (Ügyiratok tudományi célú értékelése). 5 Reichs- und Preußischer Minister des Innern. 187
