Levéltári Közlemények, 93. (2022)
Levéltártan - Szabó Attila – Türke Gábor: Eltérések az elektronikus átadási csomagokra vonatkozó jogszabályi háttérben – észrevételek, javaslatok a 34/2016. sz. EMMI rendelet és a 3/2018. sz. BM rendelet jogharmonizációjára
Levéltártan a) IV. IKTATÁS METAADATAI - 2 metaadat: 36. Iktatás időpontja, 61. Ügyirat lezárási időpontja; b) X. IKTATÓKÖNYV METAADATAI - 1 metaadat: 120. Iktatóhely egyedi azonosítója; c) XII. IRATTÁRI TERVRE VONATKOZÓ METAADATOK - 4 metaadat: 128. Irattári terv., 133. Alapértelmezett megőrzési mód, 134. Alapértelmezett megőrzési időegység, 135. Alapértelmezett megőrzési idő érték. A rendeletmellékletek tartalmának eltérésére magyarázat lehet, hogy eltérő elvek mentén készültek el a kialakított metaadat-szerkezetek. Az EMMI rendelet metaadatainak meghatározásakor a legfontosabb vezérelvek a leírt iratanyag vertikális tagolódása (ügyirat-nyilvántartott irat) és a megkívánt irattípusok (iktatókönyv-irattári terv) szerint a szükséges metaadatok meghatározása voltak. A BM rendelet az iratkezelési folyamatokat határozta meg fő rendező elvként a metaadatszerkezet kialakításban, másodlagos szerepkört kapott az iratanyag vertikális tagolódása. A különböző iratkezelési részfolyamatokhoz kialakított metaadat-csoportokból szükséges összerakni egy-egy iratanyag szint metaadatait. A rendeletek metaadatainak összehangolása kétségtelenül nem könnyű feladat, de legalább a közigazgatási egyeztetés folyamatában érdemes lett volna megejteni. A metaadatok tartalmában megfigyelt eltéréseket, javaslatként egy későbbi BM rendelet módosításhoz egy táblázatban össze lehet foglalni (lásd Táblázat). Bázis értékként kezelendő az EMMI rendelet, hiszen a BM rendelet értelmezésében használható minősítésű iratkezelési szoftvereknek a levéltár részére tovább őrzésre befogadható elektronikus átadási csomagot az EMMI rendelet szerinti metaadatokkal kell elkészíteni. A Táblázatban általános problémaként jelenik meg a dátum típusú mezőkre vonatkozóan, hogy a BM rendelet 1. számú mellékletében jelzett formában a mezőformátumok egy része elavult, célszerű a nemzetközi elvárásokhoz - elsősorban az EAD előírásaihoz - igazodva az érintett mezőket átalakítani. A Táblázat levéltári oldalról megfogalmazott javaslatokat tartalmaz, a levéltárba adás szempontjából érdektelen iratfajtával az iratpéldánnyal nem foglalkozik. A Táblázat utolsó két oszlopában tájékoztató jelleggel megjelennek az egyes metaadat mezőkhöz kapcsolódó EAD mezők az EMMI rendelethez készült adatséma szerint, valamint az ISAD(G) leíró mezők (amely mezőknél a 26 leíróadat valamelyik elem releváns érték). Az EMMI rendelet metaadataira vonatkozóan két megjegyzést érdemes tenni: A rendelet mellékleteiben kihirdetett átadási csomagtípusokhoz rendelt metaadatok ugyan a nemzetközi szabványoknak megfelelően készültek el (EAD, ISADG), azonban egy esetleges rendeletmódosításkor egyes leíró mezők opcionálisból kötelezővé tétele átgondolásra érdemes lehet (például: ügyirat, irat nyelve jelentősen segítheti a tárolt információ kutathatóságát). Az átadási csomagok metaadat-szer-160
